Совершенствование информационного обеспечения на примере ОАО «Кубанский Государственный Технический Университет»

Отличие внутримашинного информационного  обеспечения (ВО) заключается в содержании массивов данных, которые формируют  информационную базу системы на машинных носителях (компьютерах). ВО так же формирует  систему программ организации по накоплению и ведению доступа  к информации. Главный элемент  ВО представляет собой информационный массив с совокупностью однородных записей. Его структура не зависит  от типа машинного носителя.

Передача информации является важнейшим  и основным фактором нормального  функционирования компании. Особое внимание и значение получило обеспечение  оперативных и достоверных сведений. Для многих компаний внутренняя система  информации получила функцию по решению  задач организации технологического процесса. Это коснулось в первую очередь процессов обеспечения  компаний кооперированной продукцией, которая поступает со специализированных организаций по внутрифирменным  каналам. В этом случае информация играет большую роль для предоставления сведений при принятия управленческих решений и является тем фактором, который обеспечивает снижение издержек производства и повышает его эффективность. Прогнозирование процессов рынка  играет особую роль.

Применение экономико-математических методов, новейших разработок в сфере  компьютерных технологий дает новые  возможности для решения ряда задач, которые стоят перед менеджерами. Возможность переложить часть рутинных обязанностей связанных с документооборотом  на электронные средства информационного  обеспечения освобождает значительную часть рабочего времени руководителя, которое он может грамотно использовать для решения ряда стратегически  важных вопросов по организации, управлению компанией.

 

1.3 Повышение эффективности  управленческой деятельности.

Использование информации является залогом  эффективного управления различными социальными  организациями. Можно утверждать, что  управление является подготовкой, принятием  и осуществлением ряда последовательных решений управляющей системой на основе определенной информации, которая  отражает состояние окружающей среды  и управляемого объекта, а так  же степень выполнения/невыполнения принятых управленческих решений. Информация являет собой своеобразный процесс  передачи сообщений между передающей системой и принимающей, что делает состояние последней разнообразным.

Грамотное управление социальными  системами, их подсистемами и организациями  предполагает воспроизводство, производство и применение различных видов  информации, которое включает:

• производство информации в виде изобретений, научных исследований, открытий; 
• обобщение практического опыта в производственной отрасли, в области культуры, социально-политической жизни, образования и т.д.; 
• отбор, сбор, оценка информации, которая необходима для управления; 
• аналитико-синтетическая переработка информации (классификация, библиографическое описание, аннотирование, предметизация, реферирование, кодирование, перевод); 
• поиск и хранение информации;
• распространение и размножение информации, ее передача потребителю;
• контроль за эффективностью использования информации;
• использование информации.

Различные субъекты и звенья управления в разной степени нуждаются в  информации. Ее необходимый объем  определяется первоочередными задачами, которые решаются в процессе управления тем или иным субъектом, тем или иным руководителем, работником управленческого аппарата. Важность и масштаб принимаемо решения так же имеют влияние на информацию. Ведь чем важнее и масштабнее решение, тем больше по объему и разнообразнее по содержанию информация необходима для его приятия и подготовки. Так же объем необходимой информации может зависеть от характера и количества регулируемых, управляемых параметров, от количества вариантов возможного поведения и состояния управляемого объекта, от разнообразия и величины, возмещающих управляемую систему внешних и внутренних воздействий, от качества и количества показателей, которые характеризуют результаты функционирования данной системы.

Среди современных информационных технологий следует отметить системы  управления базами данных (СУБД), которые  играют существенную роль в качественном информационном обеспечении управления. Каждая из них представляет собой  пакет программ, предназначенных  для того, чтобы обеспечить интегрированный, системный и гибкий подход к организации  данных и доступ к ним, в том  числе и в масштабах целого ведомства.

Значительная роль выделяется автоматизации  офисных операций среди новейших информационных технологий, которые  используются в целях повышения  эффективности управленческой деятельности и ее совершенствования. Автоматизация  объединяет в себе современные достижения в области использования микросхем  и технологий производства, а так  же разработки в сфере телекоммуникаций. Среди наиболее распространенных технологий офисной автоматизации находятся  текстовые редакторы, факсимильная связь, электронная почта, автоматизированные рабочие места и возможности  проведение телеконференций. Проанализировав  пример текстового процессора, можно  сделать вывод, что он сокращает  время, которое ранее требовалось  для редактирования, копирования, распространения, распечатки текста. Обработка текстов  процессором еще и дает возможность подключатся к нескольким дисплеям и принтерам, которые рассредоточены по всей организации, что делает доступ к документу всех сотрудников еще более доступным.

Важное преимущество электронной  почты заключается в экономии времени на телефонных звонках, которые  зачастую являются бесполезными, т.к. лицо на них отвечающее может не владеть  необходимой вам информацией. Возможность  тиражировать и направлять одно письмо по электронной почте нескольким адресатам – еще один плюс информационного  обеспечения организации.

Особенность факсимильных аппаратов  заключается в их работе в качестве фотокопировальных машин. Передача документов с их помощью возможна в оригинальном виде и с меньшими затратами, чем любым другим способом.

В настоящее время квалифицированное  применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить количественную эффективность, качественную эффективность, экономичность и  рентабельность управленческой деятельности. Экономичность в использовании информационного обеспечения означает минимальную затрату ресурсов для осуществления и принятия управленческого решения.

Среди некоторых недостатков применения современных информационных технологий следует отметить необходимость  в освоении компьютерной грамоты  управленческих кадров в сфере современных  технологий. Эффективное использование  и внедрение систем информационного  обеспечения управления подразумевает, что у руководителей и менеджеров есть глубокое понимание, что такое  компьютеры, как они функционируют  в соотношении с повседневными  рабочими функциями. Современному руководителю необходимо оценивать различные  варианты и возможности применения комплекса информационных технологий с точки зрения целей и интересов  организации в целом.

Глава 2 Анализ информационного обеспечения управления предприятием.

2.1 Анализ организационной структуры ОАО «ТУ КубГТУ».

 

ОАО «Технический университет  КубГТУ» был создан 9 октября  1992 года. Новые экономические условия требовали создания в Кубанском государственном технологическом    университете    коммерческой организации, основными задачами которой стали бы: привлечение инвесторов в образование и науку; создание новых рабочих мест и повышение заработной платы сотрудников; развитие современных форм коммерческой деятельности. Учредителями Технического  университета  КубГТУ  были определены следующие виды деятельности: образовательная, научно-производственная, консалтинговая коммерческая, сервисная, а в 1998 году появился новый вид – издательская деятельность.

Общество состоит из различных  подразделений, функционирующих на хозрасчётной основе. Большинство подразделений Технического университета занимаются образовательной деятельностью. Ниже представлена структура Технического университета КубГТУ, которая определяется видами его деятельности (рисунок1)

.

    

Рисунок 1 Структурная схема ОАО «ТУ КубГТУ»

  В состав общества входят следующие подразделения:

• Центр довузовской подготовки Школа абитуриентов, Подготовительные курсы, Центр технологий тестирования).
• Подразделения среднего образования (Классический Лицей, Открытый   Лицей, Школа индивидуальной подготовки);
• Институт современных технологий и экономики.
• Дополнительное профессиональное образование (Компьютер-колледж, Отдел языковой подготовки, Отдел мультимедийных технологий, Отдел международного образования);
• Производственно-коммерческие подразделения (Управление информатизации, Управление электронной техники, Управление сетевых технологий, Рекламно-издательский центр).
• Сервисные подразделения (Унитех-Общепит-Сервис, Унитех-Отель-Сервис);
• Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации,

Управление региональной политики, Управление юридического и  кадрового

обеспечения).

В Техническом университете уровень требований ко всем сотрудникам  очень

велик. Кадры подбираются  с особой тщательностью. Только квалифицированный персонал может выполнить задачи, поставленные перед Техническим университетом его акционерами.

Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены

автоматизированная система  учета кадров и расчета заработной платы,

автоматизированная система  учета и контроля поручений; успешно

эксплуатируется система  электронного документооборота Технического

университета на основе локально-вычислительной сети.

Структурная схема организации  несколько отличается от организационной

структуры управления за счёт того, что Проректора по направления  могут

управлять несколькими подразделениями. Проректора по направлениям совместно  с ректором на ректорате планируют свою работу, подводят итоги и корректируют планы работ, решают многие спорные вопросы, которые часто возникают между подразделениями. Ниже  представлена организационная структура управления ОАО «ТУ КубГТУ» (рисунок2)

    

Рисунок2 Организационная структура управления ОАО «ТУ КубГТУ»

На рисунке, где была представлена структурная схема ОАО «ТУ  КубГТУ» (рисунок3) подразделения были сгруппированы по функциональным признакам, а наследующем рисунок, где представлена организационная структура управления ОАО«ТУ КубГТУ» (рисунок2)подразделения сгруппированы с учётом подчинённости попроректорам направлений.

Из представленных структур видно, что структура Технического университета не совпадает с организационной структурой управления.

Из рисунков  видно, что  в организации используется линейная структура

управления. Эта форма  управления имеет определённые преимущества и

недостатки.

Преимущества организационной  структуры ОАО «ТУ КубГТУ»:

-       четкая  система взаимных связей функций  и подразделений;

-       четкая  система единоначалия - один руководитель  сосредотачивает в

своих руках руководство  всей совокупностью процессов, имеющих  общую цель;

-       ясно  выраженная ответственность;

-       быстрая  реакция исполнительных подразделений  на прямые указания

вышестоящих.

Недостатки организационной  структуры ОАО «ТУ КубГТУ»:

-  отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

-       тенденция  к волоките и перекладыванию  ответственности при решении

проблем, требующих участия  нескольких подразделений;

-       малая  гибкость и приспособляемость  к изменению ситуации;

-    критерии эффективности и качества работы подразделений и организации

в целом - разные;

-       тенденция  к формализации оценки эффективности  и качества работы

подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и

разобщенности;

-    большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими

продукцию, и лицом, принимающим  решение;

-    перегрузка управленцев  верхнего уровня;

- повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее

достоинства. Такая структура  плохо совместима с современной  философией

качества.

В схеме отсутствует отдел  маркетинга, так как полагаются на опыт и знания

руководителей подразделений, а это приводит к тому, что подразделения

становятся неконкурентоспособными.

2.2 Анализ кадровой политики. ОАО «ТУ КубГТУ».