Совершенствование информационного обеспечения на примере ОАО «Кубанский Государственный Технический Университет»

 

Из таблицы  видно, что общее количество компьютеров  увеличивалось из года в год на 108 и на 111 процентов соответственно. При этом общее количество современных  компьютеров увеличивалось в 2008 году в четыре раза, а в 2009 году в  более чем два раза. Соответственно величина морально устаревших компьютеров  сокращалась. Общее количество персональных компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами. Это значит, что происходила  замена в устаревших компьютерах  материнских плат, процессоров, добавлялась  дополнительно оперативная память. Сейчас, когда появляется новое программное  обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает  опять потребность в очередной  модернизации персональных компьютеров.

В результате анализа материально-технического обеспечения я определила, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

 

 

 

 

Глава 3 Совершенствование информационного обеспечения управления предприятием

3.1 Внедрение автоматизированной  информационной системы

Внедрение системы автоматизации  управления, как и любое серьезное

преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным

процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие  при внедрении

системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют  эффективные

методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при  их решении в Техническом университете:

1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

4) Сопротивление сотрудников предприятия;

5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и

сопровождения системы, выбор  сильного руководителя группы.

Первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным – максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без:

• привлечения профессиональных консультантов.
• произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса.
• полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности.
• построения корпоративной информационной системы.

Эффективно построенная  информационная система не может  не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых  важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

2. Улучшение сетевой организации

Персональные  компьютеры и компьютерные сети стали  важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать  работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих. Одна из главных задач владельца  небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность  на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Оно позволит:

• Снизить административные накладные расходы
• Повысить производительность труда
• Рационализировать ведение дел
• Снизить затраты на аппаратные средства

Наличие сети позволяет работникам организации  тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки  по электронной почте, менеджеры  избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная  почта обеспечивает практически  мгновенную доставку корреспонденции  и реакцию на нее. Однако электронная  почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Рассмотрим  снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам  фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Однако этого даже нет в перспективном плане  развития организации. Значительное снижение административных расходов возникает  при объединении персональных компьютеров  в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения  только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда  работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших  подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается  с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем  больше времени он может уделить  решению важных для подразделения  текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации. Моим первым предложением будет организация  в административном отделе некоторого временного подразделения, занимающегося  внедрением новых информационных технологий в организации. Оно должно заниматься тем, что будет пересматривать существующее положение дел и внедрять через  ректора новые методы работы. Проследим  по журналу выдачи ключей среднее  время выдачи и сдачи ключей на вахту. Ниже в таблице представлено время опозданий и задерживания на рабочих местах (таблица3).

Таблица №3.3- Данные по журналу выдачи ключей

Средние показатели за год	Годы			Темпы роста
	2007	2008	2009	08/07	09/08
Опоздание на работу, мин.	8	12	17	150%	142%
Задерживание на работе, мин.	16	83	93	519%	112%

 

Скрытая нагрузка на сотрудников  Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной  задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым  информационным технологиям. Конечно  же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных  задач, так как если проигнорировать  или упустить некоторые направления  комплексного развития в организации  информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или  он будет незначительным. Призывы  к самофинансированию научили подразделения  самостоятельности. Теперь каждое подразделение  работает строго по смете и стремится  себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами – становятся независимыми. Однако, использование локальной  сети, может снизить расходы на аппаратное обеспечение. Необходимо организовать отдел множительной техники. Это  будет небольшая комната, в которой  будет находиться один или два  оператора и несколько различных  сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ  подразделениям: 1) Снижение расходов на аппаратное обеспечение 2) Улучшает контроль за рациональным использованием техники  и расходными материалами 3) Закупка  расходных материалов по низким ценам 4) Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в работе 5) Возможность вести статистику расходов по подразделениям, мотивируя их к снижениям расходов

3. Социально-экономическая эффективность.

Образование составляет социально-экономическую  сферу жизни общества. Главным  критерием социально-экономической  эффективности является степень  удовлетворения конечных потребностей общества, и, прежде всего, потребностей, связанных с развитием человеческой личности.

В связи с изменениями социально-экономических  условий развития общества появляются потребности в новых дополнительных образовательных услугах, реализуемых  через дополнительные образовательные  программы по экономике, социологии, психологии, журналистике, рекламе, менеджменту, косметологии, компьютерной графике, дизайну  и т.д. Реализация таких программ знакомит обучающихся с профессиями  нового поколения, позволяет сориентировать в выборе будущей профессии.  

Развивая новые направления, не стоит забывать о видах деятельности, которые уже зарекомендовали  себя и востребованы среди школьников.

Судить об эффективности или  неэффективности какой-либо деятельности невозможно не анализируя результаты данной деятельности. Результаты обучения в школе прослеживаются через  оценки, государственные экзамены. В дополнительном образовании результативность работы учреждения показывает участие  обучающихся в конкурсах, соревнованиях, фестивалях различного уровня. Любой  конкурс – это соревнование в  знаниях, умениях, навыках, что-то вроде  экзамена. Не только ребенок, участвующий  в конкурсе проходит экзамен, но и  педагог, подготовивший этого ребенка, показывает свою компетентность, профессионализм.

Личностно-ориентированный подход, преобладающий в организации  учебно-воспитательного процесса в  системе дополнительного образования  детей предполагает:

1. Личностно-деятельностный характер образовательного процесса, который способствует развитию мотивации личности к познанию и творчеству, самореализации ребенка;
2. Формирование умения жить в обществе, сотрудничать;
3. Развитие способности к взаимопониманию;
4. Формирование ответственности;
5. Формирование чувства уверенности;
6. Развитие навыков самоорганизации, самостоятельности, самоконтроля.

Возможность развивать данные качества в воспитанниках – ещё один критерий эффективной деятельности учреждения дополнительного образования  детей.

Подводя итоги всего вышесказанного, необходимо отметить экономическую  эффективность названных критериев.

1. Удовлетворение потребности в развитии личности большего количества детей посредством расширения дополнительных образовательных программ.  Уровень жизни отдельного человека в стране тем выше, чем больше своих потребностей он может удовлетворить, соответственно, тем более эффективна экономика данной страны и всех функционирующих систем, включая образование.  Социально-экономической эффективностью обладает та экономическая система, которая в наибольшей степени обеспечивает удовлетворение многообразных потребностей людей: материальных, социальных, духовных, гарантирует высокий уровень и качество жизни.
2. Об эффективности дополнительного образования детей можно судить, анализируя результаты участия воспитанников объединений в различных конкурсах. Высокие достижения говорят о качественной работе педагогического состава учреждения дополнительного образования детей, заинтересованности в результатах своего труда. Экономическая формулировка эффективности, в которой приоритетом является продуктивность, в данном случае наиболее применительна, так как позволяет соотнести затраты (усилия педагога) с полученными результатами. Если же анализировать участие в конкурсах с количественной стороны, то экономической эффективностью здесь можно считать удовлетворение потребности  в самореализации большего количества детей, то есть повышения уровня жизни отдельного человека.
3. Личностно-ориентированный подход, являющийся основополагающим принципом организации обучения в системе дополнительного образования детей, воспитывает личность, способную к взаимопониманию, сотрудничеству, развивает мотивацию ребенка к познанию и творчеству, самореализации. Преобладание данного подхода в обучении позволяет развивать в воспитанниках самостоятельность, уверенность в себе, ответственность за принимаемые решения. Перечисленные качества в будущем помогут в профессиональной сфере. Самостоятельные, ответственные работники заинтересованы в результатах своего труда, повышении производительности и качестве, создаваемых товаров и услуг, делают  их конкурентоспособными.  В этом заключается экономическая эффективность третьего критерия.

В заключении нужно сказать о  том, что дополнительное образование  сегодня социально востребовано и нуждается в постоянном внимании и поддержке со стороны общества и государства как образование, органично сочетающее в себе воспитание, обучение и развитие личности ребенка.