Совершенствование системы управления заказами на примере ООО «Бест»

     Функциональные обязанности.

2.2. Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции общества, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

2.3.Обеспечивает участие  отдела в подготовке прогнозов,  проектов перспективных и текущих  планов производства и реализации  продукции, проведении маркетинговых  исследований по изучению спроса  на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.

2.4.Организует подготовку  и заключение договоров на  поставку продукции потребителям, согласование условий поставок.

2.5.Возглавляет работу  по составлению планов поставок  и их увязку с планами производства  с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.

2.6Принимает меры по  выполнению плана реализации  продукции, своевременному получению  нарядов, спецификаций и других документов на поставку.

2.7.Занимается закупкой  необходимых материалов.

 

    Права.

     Менеджер по продажам имеет право:

3.1Давать подчиненным  ему сотрудникам и службам  (подразделениям) поручения, задания  по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2Контролировать выполнение  плановых заданий и работу, своевременное  выполнение отдельных поручений  и заданий подчиненных ему  служб.

3.3Запрашивать и получать  необходимые материалы и документы  относящиеся к вопросам деятельности Менеджера по продажам, подчиненных ему служб.

3.4.Вступать во взаимоотношения  с подразделениями сторонних  учреждений и организаций для  решения оперативных вопросов  производственной деятельности, входящей  в компетенцию Менеджера по  продажам.

3.5.Представлять интересы  предприятия в сторонних организациях  по вопросам относящимся к  производственной деятельности  отдела.

     Ответственность.

     Менеджер  по продажам несет ответственность  за:

4.1.Результаты и эффективность  производственной деятельности отдела.

4.2.Не обеспечение выполнения  своих функциональных обязанностей, а так же работу подчиненных  ему служб предприятия по вопросам, входящим в обязанности отдела.

4.3.Недостоверную информацию  о состоянии выполнения планов  работ отделом.

4.4.Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.

4.5.Непринятие мер по  пресечению выявленных нарушений  правил техники безопасности, противопожарным  и другим правилам создающих  угрозу деятельности предприятия,  его работникам.

4.6.Не обеспечение соблюдения  трудовой и исполнительской дисциплины  работниками отдела

 

 

 

2. Управление заказами в ООО ТО «Бест»

 ООО «Бест» осуществляет  работу с двумя видами заказов: с индивидуальными заказами и со стандартными -заказами. Рассмотрим алгоритм прохождения двух видов заказов от начала обращения заказчика до отгрузки заказчику готовой продукции.

1.2.1 Работа по индивидуальным  заказам  

рис 1.2. Алгоритм прохождения индивидуального  заказа

 

Работа с  заказчиком Блок 1.

По индивидуальным заказам  в фирме ООО «Бест» работает конструктор. Он занимается оформлением эскиза (в программе Corel Draw).

Рис.1.3 Работа с заказчиком по индивидуальному  заказу

 

 

 

Оформление заказа Блок 2.

 

Рис. 1.4 Оформление индивидуального  заказа

 

Подготовка производства Блок 3.

Рис.1.5 Подготовка производства индивидуального  заказа

 

 

 

1.2.2. Работа  по стандарт заказам

 

рис.1.6 Алгоритм прохождения стандарт заказа

 

Работа с  заказчиком Блок 1.

По стандарт заказам в фирме ООО «Бест» работают менеджеры по продажам. Они формируют с помощью прайс-листа заказ.

 

Рис.1.7 Работа с заказчиком по стандарт заказу

 

Оформление заказа Блок 2.

 

Рис.1.8 Оформление стандарт заказа

 

 

Преобразование производственного  задания в готовую 

продукцию (упаковка) Блок 3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.9 Преобразования производственного  задания в готовую продукцию

 

 

Отгрузка заказчику  Блок 4.

 

 

 

 

Рис.1.10  Отгрузка заказчику

 

 

Калькуляция затрат на примере  индивидуального  заказа.

                                                                                                Таблица 1.3

 

Составление калькуляции  затрат по индивидуальному заказу

Заказ №325   Изготовление стеллажа
		Ед. изм.	Кол-во:	Затраты (руб.)
№ п\п	Кол-во: 1			План	Факт
1	Материальные затраты:
	Пруток стальной  Ст. 3 пс ф  6	кг.	2	40	50
	Уголок 25х25	кг.	5	90	100
	Труба проф. 30х60х2	м	5,5	230	256
	Лист стальной х/к, 08 кп, т.1,2	кг.	1	22	24
	Краска порошковая RAL 5002	кг.	0,5	75	75
Всего:				457	505
2	Основная з/пл.			1300.00	1350.00
3	Дополнительная з/пл.			117.00	122.00
4	ЕСН			338.00	351.00
5	Износ			100.00	100.00
6	Накладные расходы			1500.00	1480.00
7	Прибыль			1007.00	1021.00
Итого:				4819.00	4929.00
Стоимость: 5686.00, в т.ч. НДС 18%- 864.00
Стоимость:  5816.00, в  т.ч. НДС 18% - 887.00

 

Рис.1.11 Материальные затраты (план, факт)

Рис. 1.12 Затраты (план,факт)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Оценка эффективности существующей системы управления заказами и проведение расчета от упущенной выгоды.

Анализ - хозяйственной  и производственной деятельности показал, что в настоящее время предприятие работает эффективно. Тем не менее, в деятельности фирмы наблюдается негативные тенденции, связанные с нарушением сроков выполнения работ по заключенным в текущем году договорам на проведение работ и оказания услуг, а также потери которые несет фирма за счет нарушения сроков по договорам (пени)

Так, в табл. 3 приведены  данные фактических и плановых сроков выполнения заказов на 4 квартал 2004г.

                                                                                                 Таблица 1.4.

Заказы на работы ООО  «Бест» за 4 квартал 2004г.

Наименование  заказа	Срок исполнения		Объем предоставления (работ, услуг) ед-ц		Потери от брака
	План	Факт	План	Факт
Заказ № 1	02.10.04	08.10.04	24	20	4
Заказ № 2	12.10.04	18.10.04	120	95	25
Заказ № 3	21.10.04	21.10.04	60	60	-
Заказ № 4	24.10.04	23.10.04	45	46	-
Заказ № 5	26.10.04	09.11.04	8	8	-
Заказ № 6	29.10.04	16.11.04	360	300	60
Заказ № 7	06.11.04	05.11.04	210	205	5
Заказ № 8	14.11.04	22.11.04	260	260	-
Заказ № 9	19.11.04	24.11.04	26	-	-
Заказ № 10	21.11.04	21.11.04	64	64	-
Заказ № 11	28.11.04	02.12.04	128	114	14
Заказ № 12	04.12.04	09.12.04	1000	780	220
Заказ № 13	11.12.04	21.12.04	12	12	-
Заказ № 14	14.12.04	16.12.04	5	5	-
Заказ № 15	22.12.04	22.12.04	15	15	-
Заказ № 16	28.12.04	11.01.05	85	60	25

Из таблицы 1.4 видно, что  из 16 заказов, выполняемых исследуемой  организацией один не был завершен (в силу отсутствия контроля, несвоевременной  закупкой материала, отсутствие материального стимулирования работников и т.д.). Семь заказов были произведены с браком, и производству пришлось переделывать их, т.е. исправлять брак, и только четыре заказа были сделаны вовремя, хотя один из них оказался с браком. Вывод:  три заказа из шестнадцати можно считать успешно выполненными. Также из таблицы 3 видно что на фирме не существует зачета материального стимулирования, т.е за хорошо выполненные заказы в должном количестве, качестве, срокам не происходит стимулирования работников. Из таблицы 1.4 видно, что три заказа могут считаться успешно выполненными и, соответственно, по ним должно быть установлено материальное стимулирование персонала– проводящих работы по данным заказам. (рабочие, менеджеры по продажам (осуществляющие и своевременную закупку материалов). Следовательно необходимостью является пересмотр и совершенствование существующей системы управления заказами в деятельности ООО «Бест».

                                                                                                                   Таблица 1.5.

Потери от нарушения  сроков по договорам ООО «Бест» за квартал 4 2004г.

 

Наименование предприятия	Сумма по договору тыс. руб.	Просрочка, дни	Размер пени	Пени за один день просрочки	Сумма пени
1. ОАО «Каравай»	450560	22	0,5% (0,5/100)	2252.80	49561.60
2. ООО «Офис Клаб»	212120	15	0,6%	1272.72	19090.80
3. ЗАО «Медиум Балтика»	56950	8	0,3%	170.85	1366.80
4. ООО ТД «На Невском»	260230	16	0,5%	1301.15	20818.40

 

 

Итого: 90837.60

 

За 4 квартал 2004г. потери от нарушения  сроков по договорам составило 90837.80.

Фирма ООО «Бест» понесла  потери от брака 147300.00. Итого потери за квартал составили : 147300.00+90837.60=238137.00

 

             Политика предприятия должна  быть изначально нацелена на  высокое качество продукции. Однако  брак, являющийся его противоположностью, может возникнуть на любом предприятии. Его необходимо учитывать.

Брак может быть обнаружен на самом предприятии-производителе  продукции и за его пределами. Проявившийся в сфере реализации или в процессе использования  продукции брак, свидетельствует как о плохом ее качестве, так и о качестве работы предприятия. Он называется рекламацией.

Рекламации сравнивают по стоимость  и по количеству с прошлым периодом. Их рассчитывают на 100, 1000, 10000 изделий  в зависимости от объема производства. Появление рекламаций наносит производителю не только материальный, но и моральный ущерб, сказываясь на его репутации.

При анализе брака рассчитывают абсолютные и относительные показатели.

Абсолютный размер брака представляет собой сумму затрат на окончательно забракованные изделия и расходов на исправление исправимого брака (А_б).

Абсолютный размер потерь от брака  получают вычитанием из абсолютного  размера брака стоимости брака  по цене использования, суммы удержаний  с лиц-виновников брака и суммы взысканий с поставщиков за поставку некачественных материалов (А_П.б.).

Как правило, А_б³ А_П.б.

Относительные показатели размера  брака и потерь от брака рассчитывают процентным отношением абсолютного  размера брака или потерь от брака  соответственно к производственной себестоимости товарной продукции.

Рассмотрим  на нашем примере:

                                                                                                                     Таблица 1.6.

 Расчет показателей брака 

№	Показатель, ден. ед.	Квартал 3	Квартал 4
1	Себестоимость окончательного брака	155000	161000
2	Расходы по исправлению  брака	21 000	21 300
3	Абсолютный размер брака (с.1 + с.2)	176000	182 300
4	Стоимость брака по цене использования	16 000	16 500
5	Суммы, удержанные с лиц-виновников брака		5 500
6	Суммы, взысканные с поставщиков	-	14 000
7	Абсолютный размер потерь от брака (с.3 - с.4 - с.5 - с.6)	160000	147300
8	Валовая (товарная) продукция  по производственной себестоимости	1 800 000	1 850 000
9	Относительный размер брака (с.3 / с.8 · 100%)	9,7	9,8
10	Относительный размер потерь от брака (с.7 / с.8 · 100%)	8,8	7,9