Совершенствования организационной структуры "Гарант-сервис-университет"

Успешное руководство  в рамках линейной структуры возможно только при условии, что руководители всех уровней реализуют свои властные полномочия в плане учета и  контроля буквально всех действий подчиненных. Вследствие этого руководители линейных структур используют в качестве мотивирующего  стимула наказания и вознаграждения подчиненных. Другие способы мотивации практически не применяются. Как правило, линейные структуры целесообразны в тех случаях, когда члены коллектива обладают низкой степенью зрелости, освоили небольшое количество организационных ролей и не склонны к самостоятельным решениям и инициативе.

Линейные организационные  структуры эффективны лишь в весьма ограниченном количестве случаев функционирования организации, в частности при  наличии простых целей и неизменной внешней среды. В случае реального  сложного рыночного окружения, творческого  характера труда или целей, связанных  с необходимостью адаптации к  внешнему окружению, такие структуры  не эффективны и следует отказываться от их реального применения.

Требование видоизменения  линейных структур вызвано их главным  недостатком - невозможностью применения специализированных профессиональных знаний. В чисто линейных структурах есть руководители, но нет специалистов. В силу этого обстоятельства возникла линейно-функциональная или, так называемая, линейно-штабная модификация линейной структуры.

Линейно-функциональные структуры.

Наличие функциональных элементов  в структурах организации, обусловлено  постоянным стремлением руководства  организаций, использовать высокие  управленческие и лидерские качества руководителей и в то же время  принимать грамотные, обоснованные решения в узкоспециализированных областях, требующие специального образования  и специальных знаний и навыков.

Сущность функциональной структуры организации заключается  в том, что все сложные решения, требующие наличия технических, экономических, юридических, психологических  и других специальных знаний, должны приниматься только работниками, специализирующимися  в этих областях, обладающими необходимой  компетенцией, которая отсутствует  у простых линейных руководителей.

Практика использования  линейных структур подсказала некоторые  пути преодоления их недостатков, в  частности соединение централизованной линейной структуры и высокоспециализированной функциональной структуры. Сущность линейно-функциональной структуры состоит в том, что  в организационную структуру  включаются отдельные структурные  единицы: (подразделения), выполняющие узкоспециализированные функции на высоком профессиональном уровне.

Дивизиональные структуры.

Одна из заметных тенденций  организационной перестройки предприятий  в переходной экономике состоит  в существенном повышении самостоятельности  отдельных звеньев структур управления и создании на этой основе дочерних фирм. Вокруг крупных предприятий  формируется сеть небольших мобильных  фирм, способных быстро перестраиваться  применительно к изменяющемуся  спросу. Благодаря этому происходит приближение предприятий производителей продукции к потребительскому сектору, ускоряется процесс реализации продукции. Из производственной и организационной  структуры многих крупных предприятий  выделяются подразделения, имеющие  полный производственный цикл. С одной  стороны, создаются самостоятельные  хозяйствующие субъекты, ориентированные  на определенных потребителей, а с  другой - сохраняется целостность  производственно - технологического комплекса, общая направленность и профиль  его деятельности.

Матричные структуры

Главный недостаток большинства  организационных структур - их недостаточная  приспособленность к изменениям внешней среды, которая приводит к невозможности разрешения одной  из важнейших проблем выживания  организации - проблемы адаптации. Даже по внешнему виду схем линейно-функциональных структур можно заключить, что они  статичны, их структурные единицы  жестко связаны между собой, не имеют  механизмов своевременной модернизации. Такая структура не будет функционировать, если какая-либо ее часть временно выпадает из производственного процесса в  силу изменения ситуации во внешней  среде или в результате воздействия  внутренних процессов. Современные  рыночные отношения, особенно отношения  типа производитель - потребитель или  производитель - конкуренты, а также  производитель - социальные институты, претерпевают постоянные изменения, на которые организация обязана  реагировать для поддержания  баланса между входом и выходом.

Гибкое управление - это  управление важными видами деятельности в организации, которые требуют  постоянного руководства в условиях строгих ограничении по затратам, срокам и качеству работ. При этом необходимо предусмотреть механизмы  разрешения межличностных, межгрупповых и межорганизационных конфликтов, связанных с организацией взаимодействия вертикальных и горизонтальных систем управления.

Под проектной структурой понимается временная организация, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта  и его реализации). В одну команду  собираются квалифицированные работники  разных профессий, специалисты, исследователи  для осуществления определенного  проекта с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов. После завершения проекта и решения всех, связанных с этим задач привлеченные в команду работники возвращаются в свои подразделения к постоянной работе или переходят к работе по выполнению другого проекта. Руководителю проекта полностью подчинены все члены команды и все ресурсы, выделенные для данной цели.

Матричная структура способствует коллективному расходованию ресурсов, что имеет существенное значение, когда выпуск продукции сопряжен с необходимостью использования  редких или дорогостоящих видов  ресурсов. При этом достигается определенная гибкость, которая, в сущности, говоря, отсутствует в функциональных структурах, поскольку в них все сотрудники постоянно закреплены за определенными  функциональными подразделениями. Поскольку в матричной организации  сотрудники набираются из различных  функциональных отделов для работы по конкретному проекту, трудовые ресурсы  можно гибко перераспределять в  зависимости от потребностей каждого  проекта. Наряду с гибкостью матричная  организация открывает большие  возможности для эффективной  координации работ.

Свободные структуры.

Свободные структуры организационного устройства в наибольшей степени  приспособлены к изменениям в  рыночном и институциональном внешнем  окружении организации. Более того, они эффективно работают именно в  условиях неопределенности основных уровней  внешней среды.

В организации со свободной  структурой отсутствует четкая, фиксированная  схема управления с устойчивыми  связями между отдельными структурными единицами организации. Здесь все  подразделения, составляющие организацию, постоянно меняют свою конфигурацию.

Достижение целей в  такой организации основано на постоянном изменении состава и конфигурации подразделений путем передачи частей своих ресурсов другим подразделениям. Так, достаточно крупное подразделение организации (отдел или сектор), приспособляясь к изменяющейся рыночной или институциональной внешней среде, постоянно передает в другие подразделения или, наоборот, принимает от них более мелкие структурные единицы (лаборатории или рабочие группы).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Анализ организационной  структуры НПП «Гарант-сервис-университет»

2.1 Общая характеристика  НПП

Компания "Гарант" - одна из ведущих информационных компаний России. Она является разработчиком  компьютерной правовой системы ГАРАНТ и комплекса информационно-правового  обеспечения (ИПО).

В настоящее время при  помощи ИПО ГАРАНТ свои задачи решают сотни тысяч специалистов по всей стране. Доступ к открытым информационным правовым ресурсам, поддерживаемым компанией, имеют миллионы граждан. Компанией  реализованы инновационные решения  с применением новейших компьютерных технологий, интернета, мобильных устройств, интерактивного формата представления  данных, спутниковых технологий. Это  позволяет всем, кому необходима правовая информация, быстро и точно находить ее, будучи при этом в любой точке  страны.

Деятельность компании "Гарант" высоко оценивается пользователями и экспертами - "Гарант" является обладателем патентов и сертификатов, лауреатом премий. С 20-летним юбилеем  компанию поздравили Президент РФ, министры, представители общественности и бизнеса, ведущие ученые.

История ГАРАНТа началась в 1990 году. Система ГАРАНТ стала первой в России массовой коммерческой компьютерной правовой системой. Сегодня без компьютерной правовой системы трудно представить себе работу юриста, бухгалтера, руководителя. Обслуживание пользователей осуществляют официальные уполномоченные партнеры компании. Партнеры работают по единым стандартам качества обслуживания и обеспечивают первоклассный сервис и профессиональную поддержку. Разработкой, производством и предоставлением пользователям продуктов и услуг, входящих в информационно-правовое обеспечение ГАРАНТ, заняты около 9000 высококвалифицированных специалистов в 500 городах нашей страны.

2.1. 1.Диаграмма Исикавы¹

 

   Диаграмма Исикавы или причинно-следственная диаграмма (иногда ее называют диаграмма «рыбья кость») – применяется с целью графического отображения взаимосвязи между решаемой проблемой и причинами, влияющими на ее возникновение. Данный инструмент используют совместно с методом «мозгового штурма», т.к. он позволяет быстро отсортировать по ключевым категориям причины проблем, найденных с помощью «мозгового штурма».

Диаграмма Исикавы дает возможность выявить ключевые параметры процессов, влияющие на характеристики изделий, установить причины проблем процесса или факторы, влияющие на возникновение дефекта в изделии. В том случае, когда над решением проблемы работает группа специалистов, причинно-следственная диаграмма помогает группе достичь общего понимания проблемы. Также, с помощью диаграммы Исикавы можно понять, каких данных, сведений или знаний о проблеме недостает для ее решения и тем самым сократить область принятия необоснованных решений. Когда строится диаграмма Исикавы, причины проблем распределяют по ключевым категориям. В качестве таких категорий выступают – человек, методы работы (действий), механизмы, материал, контроль и окружающая среда. Все причины, связанные с исследуемой проблемой детализируются в рамках этих категорий:

- причины, связанные с  человеком включают в себя  факторы, обусловленные состоянием  и возможностями человека. Например, это квалификация человека, его  физическое состояние, опыт и  пр.

- причины, связанные с  методом работы заключают в  себе то, каким образом, выполняется  работа, а также все, что связано  с производительностью и точностью  выполняемых операций процесса  или действий.

- причины, связанные с  механизмами – это все факторы,  которые обусловлены оборудованием,  машинами, приспособлениями, используемыми  при выполнении действий. Например, состояние инструмента, состояние  приспособлений и т.п.

- причины, связанные с  материалом – это все факторы,  которые определяют свойства  материала в процессе выполнения  работы. Например, теплопроводность  материала, вязкость или твердость  материала.

- причины, связанные с  контролем – это все факторы,  влияющие на достоверное распознавание  ошибки выполнения действий.

- причины, связанные с  внешней средой – это все  факторы, определяющие воздействие  внешней среды на выполнение  действий. Например, температура, освещенность, влажность и т.п.

На примере организации  НПП «Гарант-сервис-университет» покажем  принцип действия диаграммы Исикавы.

Главная цель данной организации  – удовлетворенность потребителей и оказание качественного сервиса  в сфере информационно-правовой поддержки.

 

Рис. 1. Причинно-следственная диаграмма для выявления причин неудовлетворенности потребителя

Данная диаграмма показывает, какие факторы влияют на достижение поставленной цели:

• Качество продукта;
• Качество услуги;
• Функционирование системы заказов;
• Выполнение заказов;
• Система распределения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Причинно-следственная диаграмма причин более низкого  уровня относительно диаграммы на предыдущем рисунке

 

2.1.2. Диаграмма  Парето²

 

   Диаграмма Парето - это столбчатая диаграмма, на которой интервалы (столбики) упорядочены по нисходящей линии. На такой диаграмме интервалы могут представлять виды дефектов, их локализацию, ошибки и пр. А высота интервалов (высота столбиков) - частоту возникновения дефектов, их процентное соотношение, стоимость, время и пр.

   Диаграмма Парето  является графическим отображением  правила Парето. В менеджменте  качества применение этого правила  показывает, что значительное число  несоответствий и дефектов возникает  из-за ограниченного числа причин. Коротко правило Парето формулируется  как 80 на 20. Например, если применить  это правило по отношению к  дефектам, то окажется, что 80 процентов  дефектов возникает из-за 20 процентов  причин.

Используется диаграмма  Парето при выявлении наиболее значимых и существенных факторов, влияющих на возникновение несоответствий или  брака. Это дает возможность установить приоритет действиям, необходимым  для решения проблемы. Кроме того, диаграмма Парето и правило Парето позволяют отделить важные факторы  от малозначимых и несущественных.