Современные модели построения эффективной организации

    Некоторые крупные конгломераты (такие, как «Биэтрио», «Сирс Робак», «Ай Ти Ти», «Галф энд Уэстерн», «Пепсико») развивались, в основном, за счет поглощений и слияний различных отделов , а не за счет внутреннего расширения и роста. В результате их деятельность часто оказывалась слишком диверсифицированной, чтобы ее можно было уместить в рамки какой-либо системы или структуры. Поэтому руководство конгломерата дает возможность руководству каждой входящей в его состав фирмы выбрать ту структуру управления, которая ей более всего подходит.

    Конгломерат, наоборот, может продать любую фирму, входящую в его состав, из-за ее неэффективной деятельности и купить фирму, отличающуюся хорошими экономическими перспективами, и все эти изменения вряд ли даже будут замечены другими подразделениями конгломерата. Эти возможности сделали конгломераты очень популярными среди предпринимателей .

1.3. Организация и внешняя среда.

    Взаимосвязь с внешней средой является  одной из самых значимых характеристик организации. Организации полностью зависят от окружающего мира ,от внешней среды , как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.

    Организации существуют в окружении, в среде, состоящей из множества элементов: 1)рынок, с его предложениями и запросами, 2)акционеры¹² с их интересами получения дивидендов и реализации прав собственности, 3)правительство с его налоговыми и законодательными требованиями. Среда влияет на организацию и накладывает свои требования. Руководитель должен учитывать это значительное влияние.

Рис. 2. Зависимость структуры организации от темпа изменения окружающей среды.

    Внешняя среда, как правило, не находится под влиянием менеджеров, хотя и имеет большое значение для самой организации. Самые проницательные руководители в компании “Ай Би Эм” ничего не могут сделать, чтобы удержать маленькую японскую компанию от выхода на рынок с новой интегральной схемой, которая делает некоторые виды продукции “Ай Би Эм” устаревшими.

    И “МакДоналдс” не добьется никакого успеха пытаясь помешать федеральному правительству поднять минимальную заработную плату, что увеличит ее затраты на рабочую силу на много миллионов долларов в год.

    Чтобы добиться успеха, фирмам приходится не только конкурировать на иностранных рынках , но противостоять конкуренции иностранных компаний у себя на родине. Это требует понимания целой новой области юриспруденции, осознание новых культурных ценностей. Например, на японский рынок проникли и успешно действуют там лишь очень немногие американские компании такие как “Кока-кола” и “МакДоналдс”. А ведь на американском рынке электроники и автомобилей успешно действует большое число японских фирм.

 

 

2. Построение организации.

2.1. Этапы построения.  

    Существуют три главных этапа в построении любой организации:

1)определение характера выполняемой работы;

2)распределение работы между отдельными позициями менеджмента;

3)классификация позиций менеджмента, построение на этой основе логических групп управления.

 

Определение характера выполняемой работы.

     Автор Друкер в своей книге по вопросам предпринимательства выделял три этапа и направления анализа, который необходимо провести для построения организации. Они включают анализ: 1.деятельности, определение той работы, которая должна осуществляться, и способов координации взаимодействия;

        2.решений, какого вида решения будут приниматься, и какое участие в этом будет принимать тот или иной менеджер;

       3.отношений, то есть определение того вклада в общее дело, который должен внести менеджер; лиц, с которыми менеджер должен взаимодействовать; влияния, оказываемого на менеджера другими лицами, принимающими решения.

 

Распределение работ между отдельными элементами менеджмента.

    Этот этап подразумевает: установление норм, стандартов (например, расчет допустимого объема должностных обязанностей для каждого руководителя любого уровня); технические приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего времени, организации производства); установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации.

Классификация элементов  менеджмента, построение логических групп.

    На  данном этапе важно сгруппировать  элементы согласно виду выполняемой работы, а не по другим критериям (например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей). Этот способ ещё называют “принципом ориентации”. Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений), то есть коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника.

 

2.2. Определение обязанностей  и полномочий.

   

    Существуют 3 метода определения обязанностей и полномочий при использовании схем организации, дополненной соответствующими справочниками, и распределение обязанностей.

    Организационные схемы, таблицы. Руководителю следует построить схему структуры организации с системой внутренних взаимосвязей. Схема дает лишь общие контуры структуры организации, она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей. Реально, не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом.

    Как источник получения информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу).   

    Недостатки использования схематичных построений. Во-первых, статичность. Схема строения организации быстро устаревает. Она отражает организацию в определенный момент времени, в этом смысле она статична. Но так как бизнес динамичен, то, несмотря на то, что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений (например, кадровых), что, естественно, требует внесения определенных замен и дополнений.

    Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость.

    Схемы могут привести к бюрократизму. Они по существу негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают наиболее рациональных, коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.

    Руководство (справочник) по организационному построению предприятия. Данные виды документов часто называют отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их описанием ( в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики).

    Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе “Распределение обязанностей” должны содержаться следующие положения : название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств).

 

 

 

 

 

3. Структура  создания эффективной организации.

 

3.1. Составляющие успеха организации.

Выживание.

   Многие организации планируют свой роспуск заранее, то есть после достижения ими заранее намеченных целей. Примером такой организации является любая правительственная комиссия, создаваемая для выполнения конкретной цели.

    Рекорд в настоящее время принадлежит римской католической церкви, непрерывно действующей на протяжении 2000 лет. В истории имеется существование нескольких правительственных организаций на протяжении нескольких сотен лет, некоторые организации в бизнесе также живут на протяжении долгих лет. Так знаменитая фирма “Французские винодельческие предприятия” и сейчас, после почти века существования, также сильна, как и раньше.

Результативность  и эффективность.

    Чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть как эффективной, так и результативной.

    По словам популярного исследователя Питера Друкера, результативность является следствием того, что “делаются нужные, правильные вещи”. А эффективность является следствием того, что” правильно создаются эти самые вещи”. И первое, и второе одинаково важно.

    Все компании, добившиеся значительных успехов, делали “правильные вещи”, выбрав цель, которая соответствовала какой-то важной потребности, существующей в мире. Кроме того, эти организации делали ”свои вещи правильно”. “МакДоналдс” определили способы приготовления гамбургеров и другой продукции так, чтобы обеспечить невысокую себестоимость, устойчиво высокое качество.

    Производительность - это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.

    Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Отдел маркетинга, который увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль, не затрачивая при этом дополнительных средств, повышает этим самым свою производительность. Если же при увеличении объема выпускаемой продукции она имеет более низкое качество, мы говорим о снижении производительности.

    Производительность на всех уровнях организации является наиболее важным фактором для того, чтобы организация могла выжить и добиться успеха в условиях конкуренции. Потенциальный потребитель, у которого есть свобода выбора, естественно предпочтет продукцию более производительной организации просто потому, что она имеет более высокую ценность.    Менеджеры решают, какие формы стимулирования будут применяться в организации, для того чтобы заинтересовать рабочих в повышении производительности. Таким образом, менеджеры решают, какими должны быть цели в области производительности организаций. Менеджеры решают, какие методы получения продукции будут использованы в организации. Через разработанную политику организации, через личный пример, руководители задают тон в организации, определяют, будет ли в своей работе организация ориентирована на качество и на потребителей или останется к ним безразличной, вялой.

3.2.Взаимоотношения членов организации.

    Внутренняя среда организации аналогична типу построения структуры ее управления. Они включают следующие варианты:

    Линейные отношения - это отношения между руководителем и его подчиненными. Например, начальник цеха –рабочий.

    Функциональные отношения – это отношения специалиста, который уполномочен выполнять ту или иную функцию в рамках всей организации, с другими членами организации. Например, начальник отдела кадров поддерживает функциональные отношения с начальником цеха в вопросах приема на работу, обучения и социального обеспечения работников.

    Отношения управленческого аппарата. Этот вид отношений имеет место в случае представления чьих-либо прав и полномочий. Должностные обязанности при этом состоят в предоставлении консультаций ,рекомендаций, советов. Например, помощник начальника управления вступает в отношения с линейными руководителями от имени и по поручению начальника управления, выражая волю и желание последнего. В этом случае помощник осуществляет полномочия, которыми обладает начальник управления.

    Преимущество - это хороший метод обучения и подготовки будущих менеджеров, экономия рабочего времени для высшего звена руководителей, освобождение от ежедневной чисто административной работы.

    Недостатки обычно проявляются в том, что сотрудники часто превышают свои полномочия, неофициально приобретая дополнительные власть и влияние; руководители, ответственные за решение кадровых вопросов, могут пытаться оказывать влияние на линейных руководителей.

    Латеральные отношения могут быть двух категорий: коллегиональные - это отношения между работниками одного отдела, подчиненными одному начальнику; параллельные - это отношения, которые вызваны необходимостью обмена информацией, мнениями между работниками, занимающими одинаковое положение в организации, но работающими в разных блоках и подразделениях.

 

Заключение.

    В ходе написания курсовой ,а также глубокого анализа было установлено, что наиболее эффективной формой организации управления производством является капиталистическая кооперация, которая имеет определенные интеллектуальные, научные и технические ресурсы для изготовления и реализации определённых товаров и услуг. Как один из недостатков – отсутствие должного сотрудничества и стало одной из причин неприспособленности нашей экономической организации к условиям рынка.

    В результате  изучения темы, мною было выявлено:

1. Функции менеджеров оказывают значительно влияние на развитие организации, так как их действия являются определяющими, как внутри организации, так и во взаимодействии с другими фирмами и окружающей средой.
2. По-моему мнению, наиболее эффективной и результативной являются адаптивные организационные структуры, а именно продуктовая и структура, ориентированная на потребителей. Данный вид структуры является наиболее гибкой, способный быстро реагировать на изменяющиеся условия окружающей среды, конкурировать с иностранными фирмами и выходить на иностранные рынки.
3. Без взаимодействия с окружающей средой организация не сможет существовать, так как сама по себе организация полностью зависит от окружающего её мира, от отношения потребителей, от совокупного спроса, а также от состояния внешней и внутренней экономики страны.
4. Обязанности и полномочия сотрудников организации должны соблюдаться исходя из требований руководителей. Руководители,  которые используют  различные схемы и таблицы, приносят себе большую пользу, поскольку тем самым обнаруживают «слабые места» производства либо сотрудников какого-либо отдела, также накладки полномочий, недостаточно управляемые линии производства(например, отдел сбыта продукции).
5. В каждой организации должны присутствовать такие составляющие, которые буду непосредственно успешно влиять на развитие производства компании. Такие составляющие принято называть составляющими успеха организации. К ним относят: выживание, результативность и эффективность, производительность.