Современные направления совершенствования структуры управления организации

3. Типы  организационных  структур

Разнообразие организационных  структур напрямую связано с многочисленными различиями в сфере деятельности, характере выпускаемой продукции, размерах и расположении предприятий. Исходя и с характера связей, устанавливаемых между элементами организационной структуры, выделяют два класса организационных структур управления: иерархические, адхократические.

Иерархические типы организационных структур- организационные   структуры такого типа на принципах иерархичности, уровней руководства, соответствия полномочий месту в той иерархи, разделение труда на отдельные функции и специализации к иерархическим структурам относят:

1)Линейная структура управления (ЛСУ) - данная структура управления является самой простой по построению и обеспечивает непосредственное, прямое воздействие на объект управления- персонал гостиницы (исполнителей) и бизнес-процессы- со стороны линейного руководителя, возглавляющего определенный участок гостиницы. Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (номерной фонд, рестораны и бары, конгресс- центр и банкетную службу, оздоровительный клуб и т.д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу (см. Приложение 1). Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников.

При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как  считается, что все службы в той  или иной мере работают на его получение

Преимущества  линейной структуры:

• четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки  линейной структуры:

• отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;
• тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;
• тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
• большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
• перегрузка управленцев верхнего уровня;
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

 Построение систем  гостиничного менеджмента  по  принципу ЛСУ наиболее часто встречается в мини-отелях, предоставляющих ограниченный спектр услуг и относящихся к трех - или четырех- звездочным. Наиболее яркими примерами московских отелей, использующих принципы ЛСУ, являются «Алроса на Казачьем», «Сретенская», «Акварель»; количество подобных отелей на рынке пока невелико. Усложнение технологий обслуживания и расширение сектора оказываемых гостиницей услуг стали причиной перехода к более сложным структурам управления, которые в настоящее время в гостиничном бизнесе более эффективны и предпочтительны. .[6,с121]

Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.

2)Функциональная  структура управления (ФСУ)- построение данной структуры управления основано на дифференциации функций управления, разделяющих процессы на отдельные операционные отрезки, а управленческие воздействия- на воздействия по функциям. Эта организационная структура является классическим вариантом разделения труда и вертикали. Применение ФСУ обусловлено ростом размеров отелей, усложнением процедур предоставления услуг, появлением новых гостиничных продуктов и в связи с этим необходимостью деления сложных  бизнес-процессов и работ на простейшие операции (действия) для организации эффективной координации и контроля за их исполнением.

(см. Приложение 2)

ФСУ предполагает разделение всей гостиничной деятельности, а также внутренних процессов по направлениям, каждое из которых возглавляет функциональный руководитель. Такими направлениями являются организации приема и размещение гостей, организация питания в гостинице, продвижение услуг гостиницы на рынок и организация маркетинговых исследований. Организация учета и контроля за поступлением и использованием средств (бухгалтерия), управление человеческими ресурсами (отдел кадров), обеспечение технической и информационной поддержки внутренних операций и процессов (инженерная служба, IT-служба) и т.д. Функциональные руководители не вмешиваются в дела друг друга. А их деятельности координируется директором гостиницы или его заместителем.

Преимущества  функциональной структуры:

• высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;
• освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;
• стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов;
• исключение дублирования и параллелизма в выполнении управленческих функций;
• уменьшение потребности в специалистах широкого профиля.

Недостатки функциональной структуры

• чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач "своих" подразделений;
• трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;
• появление тенденций чрезмерной централизации;
• длительность процедур принятия решений;
• относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения.

В отличие от линейного  структуры управления ФСУ допускают  связь руководителей с исполнителями через менеджеров среднего, промежуточного звена. Они в свою очередь могут часть своей ответственности делегировать на нижестоящий уровень, выступая по отношению  к нему качестве функционального руководителя. Таким образом. Один работник может одновременно подчинятся сразу нескольким функциональным руководителям. На практике это часто приводит к нарушению принципа единоначалия и распорядительства. В ФСУ ниже, чем линейной системе управления, оперативность принятия решений, требующих участия представителей нескольких служб отеля, а так же возможны конфликты интересов их руководителей.

Сегодня ФСУ является самой распространенной системой управления  в гостиничном бизнесе и наиболее часто используется для организации  управления средними и крупными отелями, особенно первоклассными, предоставляющими широкий спектр услуг своим клиентам. Подобную систему организации применяют «Националь» (Le Royal Meridien), «Рэдиссон САС Славянская», «Метрополь» в Москве, «Гранд Отель Европа», «Астория» в Санкт- Петербурге и др.[1, с. 123]

3)Линейно-функциональная  структура (ЛФСУ)- данная структура управления является одновременно развитием и комбинацией двух предыдущих структур. основная цель ее построения- использование преимущества  ЛСУ и ФСУ. У линейного руководителя внутри его участка появляются функциональные звенья, менеджеры которых вступают его непосредственными советниками.

Например, у менеджера  службы номерного фонда появится звено бронирования, звено приема и размещения (администраторы стойки, портье, кассир, консьерж, швейцары , подносчики багажа, посыльные), хозяйственное звено( горничные, инженеры), звено продаж и маркетинга, звено бухгалтерии, звено логистики.(см. Приложение 3)

В ЛФСУ линейный руководитель участка разделяет общее управление своим подразделением по функциям. Он оказывает линейное воздействие на функциональных руководителей, и те в свою очередь осуществляют технологическое содействие исполнителям в выполняемых работах. Как и в линейной структуре управления, в ЛСФУ внутри подразделения лежит вся полнота ответственности за результаты работы.

 Линейно-функциональная  структура также имеет свои  положительные моменты и недостатки.

Преимущества  линейно-функциональной структуры:

• лучшая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;
• освобождение главного линейного менеджера от детального анализа проблем;
• возможность привлечения консультантов и экспертов.

Недостатки  линейно-функциональной структуры:

• отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
• недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение, как правило, в его реализации не участвует;
• чрезмерно развитая система связей по вертикали, то есть тенденция к чрезмерной централизации.

Использование  ЛФСУ или  отельных ее элементов встречаются сегодня на практике в средних и больших отелях, руководство которых предпочитает управлять бизнесом путем его структурирования не по функциональным критериям, а по центрам прибыли. Подобную систему управления, например, с успехом использовала гостиница «Москва» до последнего дня существования в 2003 г.[6,с 124]

Несмотря на то, что все руководители гостиницы выполняют управленческие функции, нельзя сказать, что они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится тратить время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, координируют работу менеджеров более низкого уровня, и так до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала — людей, производящих продукцию и оказывающих услуги.

4) Дивизионные структуры управления (ДСУ) - формирование данных структур управления происходит за счет обособления на уроне производства услуг (обслуживание) функций по какому-либо критерию (гостиничным продуктам, группам потребителей, рынкам сбыта и т.д.), а также концентрации функций управления на конкретных участках или сферах, причем центром внимания является самая прибыльная сфера (основной источник прибыли).

(см. Приложение 6)

Для построения дивизионных структур управления используется следующий алгоритм:

• формируется единая для любой из выбранных сфер системы менеджмента по функциональному признаку для организации управления всеми видами сфер; она состоит из функциональных руководителей высшего звена управления;
• отдельно формируется система источников (сфер) прибыли отеля; например, производства спектра гостиничных услуг, совокупность групп потребителей или целевых рынков сбыта, а также их дифференциация по степени доходности. Управление конкретной сферой внутри этой системой осуществляют менеджеры среднего и низового уровней управления;
• формируется взаимосвязь указанных систем управления и осуществляется  руководство функциональных руководителей первой системы управляющими конкретными видами сфер внутри второй системы.

Также как ДСУ строится под конкретные виды гостиничных  продуктов, она закладывает предпосылки  для наиболее эффективной организации  процессов их производства, управления, контроля качества и сбыта. Дифференциация по признаку наиболее прибыльного продукта способствует достижению гостиницей максимума прибыли. Обособление функций по видам гостиничных продуктов, группам потребителей, рынкам сбыта и т.п. позволяет вести, раздельный учет, сбыт, снабжение и другие операции по выбранным сферам (источникам прибыли). В то же время сложность построения самой структуры управления требует наличия в штабе отеля большого числа компетентных высококвалифицированных специалистов.

Преимущества  дивизионной структуры:

• она обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными подразделениями;
• обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно - штабной;
• при расширении границ самостоятельности отделений они становятся "центрами получения прибыли", активно работая на повышение эффективности и качества производства;
• более тесная связь производства с потребителями.

Недостатки  дивизионной структуры:

• большое количество "этажей" управленческой вертикали; между рабочими и управляющим производством подразделения - 3 и более уровня управления, между рабочими и руководством компании - 5 и более;
• разобщенность штабных структур отделений от штабов компании;
• основные связи - вертикальные, поэтому остаются общие для иерархических структур недостатки - волокита, перегруженность управленцев, плохое взаимодействие при решении вопросов, смежных для подразделений и т. д.;
• дублирование функций на разных "этажах" и как следствие - очень высокие затраты на содержание управленческой структуры;
• в отделениях, как правило, сохраняется линейная или линейно - штабная структура со всеми их недостатками.

Многие современные  отели успешно используют в организации  своей работы элементы ДСУ для развития новых и совершенствования существующих продуктов, завоевания новых перспективных рынков и т.д. Как ожидается, данная система организации будет использоваться для официального представления на рынке и дальнейшего развития нового продукта отеля «Балчуг Кемпински Москва» по выездному обслуживанию- бренда «Балчуг Кейтринг» («Baltschug Catering»). [6,с 125]