Стратегическое планирование и структура предприятия

Существующая структура управления отвечает текущим целям и задачам фирмы «Vista» и является толчком дальнейшего развития предприятия. Система управления турфирмой является результатом целенаправленного выстраивания в ответ на изменения внешней среды, в фирме выполняются все жизненно важных функций, вследствие чего клиентская база постоянно растет.

Организационная структура управления представляет собой отражение существующей на предприятии системы подчиненности (подотчетности), делегирования обязанностей и ответственности, распределения зон ответственности, порядка коммуникаций и передачи информации, системы принятия решений. Не являясь определяющим фактором системы управления, организационная структура вместе с тем оказывает значительное влияние на успешность функционирования этой системы, отражаясь на скорости принятия решений, ответственности сотрудников, подотчетности сотрудников, возможности контроля их деятельности.

Существующая оргструктура позволяет  анализировалась на основе фактически сложившегося разделения полномочий и ответственности, что не имеет расхождение с зафиксированным в должностных инструкциях распределением. При анализе оргструктуры турфирмы был принят во внимание тот факт, что эффективные структуры управления должны удовлетворять следующим критериям:

- у человека может быть  только один непосредственный  начальник;

- в прямом подчинении  должно находиться не больше 4 человека- принцип нормы управляемости;

- каждый сотрудник должен иметь определенные функциональные обязанности;

- делегируя обязанности  необходимо делегировать ответственность  за их выполнение, контроль не  делегируется;

- при делегировании обязанностей, необходимо обеспечивать подразделение  достаточными ресурсами и полномочиями;

- объединение работников  в подразделения должно осуществляться  на основе какого-либо принципа  группировки (единство выполняемой  функции, единство бизнес-процесса, единство клиента и др.);

- каждая функция должна  выполняться полностью в рамках одного подразделения;

- результат выполнения  функции или операции должен  быть измерим и выражаться  в конкретных показателях;

Анализ существующей структуры проводился по трем направлениям:

- формальное наличие подразделений, отвечающих за выполнение той или иной функции управления;

-выполнение существующими  подразделениями функций управления, требующихся для успешной работы  предприятия;

- существующие информационные  и коммуникационные связи между  подразделениями, включая подотчетность.

В результате анализа было выявлено:

- на предприятии выполняются  не все необходимые функции: оперативное  и стратегическое маркетинговое  планирование, комплексное исследование, сбор и анализ внутренней и  внешней маркетинговой информации, финансовое планирование и т.д.

- не все функции выполняется  в полном объеме,

- достаточно четкое разделение  по уровням иерархии;

- системность принятия  решений, но не всегда  своевременность  реакций на существующую ситуацию;

-  не четкие границы  между функциями подразделений;

- большой объем обязанностей  отдельных сотрудников.

В управлении прослеживается принцип единоначалия, сотрудники разных служб выполняют распоряжения только директора фирмы. Вся ответственность за планирование деятельности предприятия, принятые решения и контроль за их выполнением лежит на директоре турфирмы. Данная структура управления является менее гибкой и очевиден ряд ее недостатков: руководитель слишком перегружен информацией и наложенными на него обязательствами по управлению фирмой, множеством контактов с подчиненными, что, несмотря на его профессионализм, не позволяет эффективно управлять фирмой. В свою очередь сотрудники полностью лишены условий, а потому и желания проявления инициативы.

Необходимо отметить, что функции распределены негласно и не закреплены в должностных инструкциях, что приводит к дублированию функций. В качестве недостатков можно отметить концентрацию власти в высшем уровне управления, неверное название должностей менеджеров по направлениям, т.к. согласно классическому определению менеджером является управляющий социально-экономической системой, т.е. в подчинении должен быть хотя бы один человек, чего нет в данном случае.

Таким образом, существующая организационная структура управления недостаточно эффективна для  управления предприятием.

 

ГЛАВА3. СОВЕРШЕНСТОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ТУРАГЕНСТВА «Vista»

Оргструктура любой производственной системы включает совокупность функциональных звеньев, которые находятся в определенных производственных связях и отношениях, а также систему целей, функций и задач, прав и ответственности, распределенных между всеми звеньями предприятия.

Рационализация управления — это разработка и осуществление мероприятий, направленных на улучшение, прогрессивное изменение управляющей подсистемы или ее отдельных элементов (организационных структур, процессов, технологий, процедур, операций) для повышения эффективности управления и достижения лучших результатов функционирования системы в целом. Рационализация управления включает организационно-технические, социально-экономические, информационно-коммуникационные, социально-психологические, санитарно-гигиенические и комплексные мероприятия.

Предприниматель и изобретатель Т. Эдисон говорил, что «беспокойство и неудовлетворенность — непременные условия дальнейшего прогресса». Руководители предприятий должны постоянно об этом помнить и уделять работе по рационализации управления самое пристальное внимание. Результатом этой работы является разработка рекомендаций в форме набора проектов, направленных на совершенствование деятельности предприятия. Технология выполнения операции рационализации одинакова для большинства предприятий: сбор информации о деятельности предприятия, исследование и диагностика, разработка и внедрение комплекса мероприятий.

 

В первую очередь необходимо внести изменения в планировании.

Стратегические цели (на период до 2015 г.):

1. Увеличение доли рынка на 3%.

2. Организация представительств турфирмы в 3 районах Екатеринбурга (ещё 2  офиса).

3. Сохранение прочной и стабильной финансовой позиции.

Текущие цели (на 2014 г.):

1. Увеличение объемов продаж во втором квартале на 30%.

2. Увеличение доли корпоративных клиентов до 25%.

3. Увеличение доли постоянных клиентов до 30%.

В связи с этим в организационную структуру турфирмы «Vista» были внесены изменения для ее усовершенствования. Были введены новые должности: заместитель генерального директора, финансовый директор, бухгалтер, начальник отдела въездного туризма, начальник отдела выездного туризма, начальник отдела рекламы, менеджеры по рекламе, начальник отдела кадров, топ-менеджер, специалист по продажам и бронированию, специалист по визовому обеспечению.

Должность	Функции управления
Генеральный директор	- организация и осуществление юридической управленческой деятельности; - работа с партнерами; - представление интересов  общества в суде; - вопросы оплаты труда  сотрудников, штатное расписание  и сетка оплаты, назначение премий,
	штрафов, дополнительных выплат и др.; - взаимодействие с государственными структурами, органами охраны правопорядка, решение вопросов, связанных с проверками госорганами деятельности организации
Главный бухгалтер	- осуществление организации  бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности и контроля за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранность собственности предприятия; - формирование учетной  политики в соответствии с  законодательством о бухгалтерском учете; - участие в проведении  экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; - обеспечение составления  баланса и оперативных сводных  отчетов о доходах и расходах  средств и другой бухгалтерской  и статистической отчетности; - руководство работниками  бухгалтерской службы предприятия
Топ-менеджер	- координация работы сотрудников; - работа с контрагентами (поставщиками услуг); - разработка программ  туров; - предоставление информации  клиентам о турах; - работа с большими  группами туристов; - осуществление рекламной  деятельности; - работа с клиентами
Специалист по продажам и бронированию	- предоставление информации  клиентам о турах; - продажа и бронирование  туров, билетов; - осуществление рекламной  деятельности
Специалист по визовому обеспечению	- оформление виз и консульских  документов; - консультирование клиентов по вопросам таможенного и международного законодательства
Заместитель генерального директора	- выполнение как письменных, так и устных указаний Генерального директора по всем вопросам, связанным с функционированием предприятия и осуществлением им своей деятельности; - организация работы на  предприятии по кругу вопросов, входящих в его функциональные  обязанности; - обеспечение нормального  функционирования предприятия с  учетом его целей, задач и интересов клиентов; - периодический доклад Генеральному директору о состоянии работы предприятия, работе кадрового состава предприятия, выявленных положительных и отрицательных сторонах функционирования предприятия и принятых мерах к устранению выявленных недостатков.
Финансовый директор	- управление (учет) движением  денежных средств; - контроль за исполнением  оборотных средств предприятия, кредитов; - анализ финансово-экономического  состояния предприятия; - разработка учетной политики; - контроль состояния кредиторской  и дебиторской задолженности.
Начальник отдела въездного туризма	- поиск партнеров за  рубежом, направляющих туристов  в Россию; - участие в международных, региональных выставках и рабочих  встречах; - заключение договоров  о сотрудничестве с зарубежными  партнерами и российскими агентствами; - поиск новых перспективных  объектов показа в городах  РФ.
Начальник отдела выездного туризма	- опыт работы с VIP клиентами; - умение составлять неординарные  и сложные туры; - опыт управления  персоналом;- заключение договоров  о сотрудничестве с зарубежными партнерами и российскими агентствами.
Визовая служба	- прием документов на  визовое оформление; - работа с консульствами: • поддержка конструктивных отношений с консульствами; • обработка документов в соответствии с требованиями консульств и отражения информации в БД; • передача документов в консульство и получение из обратно; - минимизация количества  отказов до уровня, утвержденного  стандартами компании.
Начальник отдела рекламы	- координация процесса  разработки предложений по оптимизации ассортиментной, ценовой, сбытовой политики компании, рекламной и PR-деятельности; - планирование и контроль  за проведением PR-мероприятий и  рекламных компаний; - управление брендингом; - контроль процесса разработки  фирменного стиля компании; - формирование рекламного и PR-бюджетов и контроль составления отчетов по выполнению указанных бюджетов; - руководство работой  отдела рекламы и PR.
Начальник отдела кадров	- обеспечение реализации  кадровой стратегии и кадровых  политик с целью достижения  стратегических целей компании; - планирование, руководство  поиском и профессиональными  отбором персонала с целью  удовлетворения потребности компании  в кадрах; - обеспечение внедрения  системы мотивации, материального  и нематериального стимулирования  персонала с целью достижения целевых установок; - анализ и предоставление  аналитической и оперативной  кадровой информации руководству  компании; - контроль разработки  и внедрения организационно-распорядительных, регламентирующих и нормативных  документов по управлению компанией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организационная структура, представляющая собой определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения поставленных целей. Она развивается и изменяется под воздействием особенности стратегии предприятия, его внутренней сложности и изменений по внешней среде. Широкий диапазон структур, постоянно корректируемых и улучшаемых, простирается от стабильных монолитных образований до динамичных многогранных построений современных организаций. Новые организационные формы возникали в ответ на необходимость скорректировать недочеты старых форм. По мере накопления изменений в окружающей действительности, существующие организационные формы все меньше отвечали современным требованиям, предъявляемым к ним.

В России процесс реформирования организационных структур предприятия ускорился с отказом от административно-командных методов управления. Рыночные отношения возложили на аппарат управления предприятия новые функции от качества выполнения, которых зависит успех всей предпринимательской деятельности. При этом организационная структура управления предприятием, как важнейший элемент системы управления, должен обеспечить устойчивость (жизнеспособность), маневренность, гибкость, способность к обновлению. В связи с этим разработка вопросов теории и практики построения и формирования организационных структур управления приобретает особую актуальность в новое время.

Итак, во время написания курсовой работы были выполнены следующие разделы:

1. Переработан теоретический  материал по теме адаптация  организационных структур к изменениям  условий внешней среды;

2. Проведен анализ основных  показателей и сделаны выводы  по финансовому состоянию организации.

3. Сделан анализ текущей организационной структуры фирмы «Vista», выявлены ее преимущества и недостатки, а также  выявлены пути их устранения;

Анализ текущей организационной структуры турагенства «Vista» выявил следующие моменты. Организационная структура исследуемого предприятия линейная. Такая организационная структура широко применяется в управлении предприятиями малого бизнеса. Она является самой простой по построению и обеспечивает непосредственное, прямое воздействие на объект управления – персонал и бизнес-процессы со стороны линейного руководителя, возглавляющего определенный участок, под которым понимается определенная доходообразующая сферу бизнеса.   

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что структура управления туристской фирмой постоянно меняется и совершенствуется в соответствии с изменяющимися условиями внешней и внутренней среды. Модификацию структуры управления нужно оценивать с точки зрения поставленных перед ней целей.

Реорганизация системы управления направлена, в первую очередь, на повышение эффективности работы туристской фирмы посредством сокращения затрат, улучшения обслуживания клиентов, повышения качества туристского продукта и услуг, быстроты получения и обработки информации.

В связи с этим  в работе приведены предложения по преобразованию существующей организационной структуры управления, позволяющие исключить эти недостатки.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Актуальные проблемы  управления [Текст] - 2003. - М.: Государственный  университет управления, 2003. - 283 с.

2. Ансофф И. Стратегическое управление. Ансофф И. [Текст] - М.: Экономика, 2009. - 519 с.

3. Ахтамов Э.Ф. Оптимизация  организационной системы управления  производством. Автореферат. [Текст] УФА.: Уфимский Гос. Авиационно-Технический  Унив-т. 2007. - 21 с.

4. Базелевич Л.Л., Соколов Ф.В. Модели и методы рационализации и проектирования организационных структур управления. [Текст] Л.: Изд-во ЛФЭИ. 2006 - 81 с.

5. Бакалавр экономики: Хрестоматия  в 3 томах. Рос. Экономическая академия  им. Г.В. Плеханова. Центр кадрового  развития. [Текст] Том 2. - М.: Инфор. Изд. Фирма «Триада», 2012. - 1056 с.

6. Бодди Д. Основы менеджмента. [Текст] / Бодди Д., Пейтон Р. - Спб.: Издательство «ПИТЕР», 2004. - 816 стр.

7. Веснин В.Р. Основы менеджмента. [Текст] / Веснин В.Р. -М.; Триада лгд.,2006.- 650с.

8. Герчес Г.Л., Есенкова  Т.Ф., Третьяков П.И. Модели организационных  структур и информационных потоков  в управлении. [Текст] - Ульяновск.: ИПК  ПРО, 2006 - 112 с.

10. Гибсон Дж.Л, .Иванцевич  Д.М. Организации: поведение, структура, процессы. [Текст] - М.: ИНФРЛ - М. 2012. - 602 с.

11. Горшкова Л.А. Анализ  системы управления организацией: монография. [Текст] - Нижний Новгород.: Изд-во ННГУ, 2008 - 222 с.