Структура и функции аппарата управлении организации

В третьей главе указываются в общем виде обязанности работников применяемые ко всем должностям, специальностям и категориям работников. Так же предусмотрена ответственность за недобросовестные действия или бездействие работников.

В четвертой главе определены обязанности нанимателя по организации дисциплины труда и нормальных условий труда работников, а так же ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

В пятой главе правил внутреннего трудового распорядка раскрывается понятие рабочего времени, его нормирование, режим работы, в т.ч. порядок утверждения и предоставления трудовых отпусков.

В шестой главе определен порядок применения к работникам поощрений за успехи в труде, их документальное оформление.

В следующей главе описываются меры дисциплинарного взыскания, которые могут быть применены к работнику за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. А так же оговорены случаи, когда в качестве дисциплинарного взыскания к работнику может быть применено увольнение. Сроки применения дисциплинарного взыскания и порядок его снятия так же указан в главе семь.

Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка являются основным документом, регламентирующим и определяющим основные аспекты осуществления деятельности работников, опирающимся на Трудовой кодекс Республики Беларусь и законодательную базу в области трудового законодательства.

Положение отдела разработанные для каждой службы (отдела), они обеспечивают четкое разграничение задач, функций, прав и ответственности каждого органа управления.

Отметим основные требования, предъявляемые к таким документам. Положения для всех подразделений должны составляться по единой методике, носить конкретный характер, учитывать специфику данного предприятия.Целесообразно  первоначально разработать временные положения сроком на 1 год, которые в дальнейшем при необходимости уточняются и утверждаются как постоянные.При изменении содержания функций подразделения, методов и средств их выполнения положения о подразделениях пересматриваются.

 Составлению  положении предшествует анализ содержания и объема выполняемых подразделениями работ. При этом перечень задач и функций, закрепленных в ранее действующих положениях (или других нормативных документах), сопоставляется с вменяемыми данному подразделению и современных условиях. Полезно также изучить опыт работы подобных подразделений на родственных предприятиях. По итогам анализа составляется детальный перечень выполняемых работ, устанавливается их объем п трудоемкость, периодичность выполнения и порядок подготовки н предоставления информации в другие подразделения.

Основой разработки положений для предприятий могут служить межотраслевые и отраслевые типовые положения, использование которых обеспечивает единый методический подход в содержании положения, определении задач, функций, прав и ответственности.Разработка положений на конкретном предприятии (организации) строится с учетом прогрессивных изменений в организационной структуре управления, распределении функций между подразделениями, использования современных технических средств механизации управленческого труда.Можно рекомендовать следующий типовой состав разделов положения о структурном подразделении.

1. Общие положения.Здесь указывается  точное название подразделения, определяются его место в системе управления предприятием и основные задачи деятельности, в чьем непосредственном подчинении находится, кто его возглавляет, порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя. В этом же разделе характеризуется внутренняя структура подразделения, распределение функций между структурными частями, их подчиненность и взаимодействие. Эти вопросы следует излагать в общей форме, поскольку структура подразделения может изменяться при сохранении стабильности стоящих перед подразделением задач и вытекающих из них функций. Здесь же указывается порядок утверждения структуры и штатов подразделения, наличие подчиненных подразделений.перечисляются основные нормативные документы, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности. При формулировке основных задач нельзя подменять их функциями, возлагаемыми на подразделение.
2. Основные задачи отдела.
3. Функции подразделения. Здесь четко формулируется вменяемые подразделению функции, необходимые для выполнениявозложенных на него задач. Функции каждого подразделения устанавливаются на основе изучения загрузки подразделений и с учетом полного распределения междуподразделениями всего комплекса работ, связанных с управлением предприятием. Указывается также, какие вопросы подразделение решает самостоятельно, а в решении каких лишь принимает участие (с указанием, в чем эго участие выражается). Важно при этом тщательно разграничить функции между различными подразделениями с таким расчетом, чтобы исключить параллелизм и дублирование н работе взаимосвязанных подразделений и в то же времяне упустить какие-либо функции.
4. Права.В этом разделе определяется компетенция подразделения и закрепляются права, необходимые для выполнения возложенных на него функции. Эти права реализуются руководителем подразделения, а также другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей.
5. Ответственность. Здесь с учетом особенностей работы  подразделения, его функций и прав устанавливается ответственность руководителя. Важно избежать формального подхода к разработке данного раздела, когда вместо конкретного изложения ответственности ограничиваются лишь указанием, что руководитель несет ответственность за выполнение функций возложенных на подразделение. Необходимо четко выразить ответственность руководители за управление коллективом, а именно ответственность за:

• своевременное и качественное выполнение закрепленных за подразделением целей и задач деятельности;

• рациональное распределение между работниками отдельных задач и функций, в рамках которых каждый из них будет нести ответственность перед руководителем;
• обеспечение правильного подбора кадров и рационального использования их труда в соответствии с занимаемой должностью и квалификацией;
• обеспечение продвижения работников;
• эффективный контроль за выполнением служебных обязанностей  работниками подразделения.

Положения о структурных подразделениях утверждаются председателем правления.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Должностная инструкция является, с одной стороны, организационно-распорядительным документом, определяющим должностные обязанности каждого работника, его права и ответственность за выполняемую работу, е другой - нормативной основой дли оценки деятельности работника, установления соответствия занимаемой должности припроведений аттестации и приема на работу.

При приеме на работу претендент знакомится с должности инструкцией, поскольку она определяет круг его задач и функций, т.е. требования, предъявляемые к компетенции работника соответствующей должности.

Инструкции составляются для всех должностей работников, предусмотренных штатными расписаниями предприятий, кроме руководителей, поскольку права и обязанности последних определяются положением о соответствующем подразделении. Директор предприятия и его заместители руководствуются в своей деятельности «'Уставом предприятия» , в котором определены их основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполнение возложенных на них функций.

А вот для заместителей руководителей производственных подразделений разработка должностных инструкций, регламентирующих их функции и полномочия, целесообразна. Это поможет  избежать дублирования их функций.

В заготовке должностной инструкции указывается полное наименование должности служащего и подразделения, в котором данная должность предусмотрена.

Для обеспечения единого подхода к наименованию должностей следует руководствоваться перечнем базовых наименований «Единой номенклатуры должностей" и "Квалификационным справочником руководителей, специалистов и служащих». Если базовое наименование полностью отражает содержание выполняемой работы (социолог, товаровед, кассир и т п.), можно ограничиться этим названием. Но в большинстве случаев базовое наименование должности не отражает характер и содержание работы и сферу деятельности, и поэтому надо давать полное наименование. Например, не простою инженер, бухгалтер (как базовые наименования), а инженер-конструктор, инженер по организации труда, инженер-программист, бухгалтер-ревизор и т. п.

При выполнении одним работником обязанностей по двум должностям, а также при необходимости отразить в наименовании должности возможность выполнения различных функций  устанавливаются сдвоенные наименовании (например, секретарь-машинистка, табельщик-учетчик). Основанием для этого служит наличие каждого из наименований в "Единой номенклатуре должностей".

При работе руководителей и специалистов по сменам в наименованиях их должностей следует предусматривать соответствующие сведения о режиме работы (сменный мастер, дежурный пульта управления и т. п.).

В отдельных случаях полные наименования должностей образуются как производные от базовых наименований путем прибавления к полному наименованию слов: для руководителей - заместитель, помощник (заместитель начальникацеха, отдела), для специалистов -  главный (главный металлург) ведущий (ведущий конструктор), для специалистов и технических исполнителей - старший (старший инженер по подготовке производства, старший кассир), если наряду с выполнением обязанностей, присущих данной должности, они осуществляют руководство непосредственно подчиненными исполнителями. Наименование должности «старший» может устанавливаться также в виде исключения в тех случаях, когда работник является ответственным исполнителем по выполняемой функции или руководит самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания структурного подразделения).

Наименование должности "ведущий"  устанавливается работнику при выполнении им функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений  деятельности предприятия или его структурного подразделения либо обязанностей по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро) с  учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.

Все вопросы, которые отражаются в должностной инструкции,  обычно группируются в следующие разделы.

Раздел “Общие положения”.Здесь приводятся основные задачи работника, нормативные документы, которыми он руководствуется в работе, подчиненность работника, порядок его назначения и освобождения от должности, уровень квалификационных требований в соответствии с квалификационным справочником, порядок замещения в случае отсутствия (вышестоящим работником, равным по должности и нижестоящим, а также несколькими работниками, что зависит от характера должностных обязанностей, требуемой квалификации и должностной и квалификационной структуры работников вподразделении).

Раздел «Должностные обязанности”. Он содержит  полный  перечень выполняемых работ. При этом степень их детализации зависит от характера деятельности работника. Для специалистов, занятых в основном творческой работой, он может быть укрупненным и включать основные направления и задачи работы. Для технических исполнителей и специалистов, в деятельности  которых преобладают повторяющиеся работы, носящие формально-логический или стереотипный характер, перечень более детализирован.

Основой для разработки должностных обязанностей служат межотраслевые квалификационные характеристики, включенные в "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих”. Безусловно, перечень работ, приводимый в разделе "Должностные обязанности", не должен просто копировать соответствующий раздел квалификационной характеристики справочника. Этотперечень может быть сокращен или, наоборот, дополнен исходя из конкретных условий предприятия, принятого распределения обязанностей и характера обязанностей данной должности. При этом обязательно соблюдается следующее условие: включаемые работы должны быть родственны по содержанию, сложности, соответствовать квалификации работника, занимающего данную должность.

Большое значение имеет формулировка должностных обязанностей. Она может быть аналогичной той, которая принята при определении задач и функций подразделения. При составлении перечня обязанностей по каждой должности надо проследить, чтобы все задачи и функции, возложенные на подразделение, были перераспределены между его работниками и формулировка обязанностей была четкой и недвусмысленной.

Как правило, действующие на наших предприятиях должностные инструкции содержат очень большой перечень обязанностей, переписанных из квалификационного справочника, но упомянутая выше связь с конечным результатом или целью работы в них не прослеживается. Это затрудняет использование должностной инструкции для оценки деятельности работника, т. е, одно из направлений ее назначения перестает играть свою роль.

Конечно, чтобы сформулировать должностные обязанности в соответствии с отмеченными требованиями, необходимо значительно больше затрат времени и творческих усилий составителей, но и польза этого несомненна.

Раздел «Права».  В нем закрепляются полномочия, которые предоставляются данному должностному лицу для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

При разработке данного раздела необходимо сформулировать круг вопросов, по которым работник вправе принимать самостоятельные решения, давать указания, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени структурного подразделения или производственного коллектива, получать необходимую информацию, осуществлять контроль и др.

Раздел «Ответственность». Он регламентирует персональную ответственность должностного лица за выполнение возложенных на него обязанностей и использование предоставленных ему прав, включая ответственность за принимаемые решения по закрепленным за ним вопросам в разделе «Права». Полезным является указание показателей ответственности, практикуемой за рубежом (например, годовой бюджет, годовой фонд заработной платы, величина запасов, которые нельзя превысить).