Структура организации управления строительной фирмы

     Вторая  характеристика системы - специализированная  это система или система общего  назначения? То есть, разработана  ли система специально для  ДОУ или же наряду с другими  назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

     В третьих,  важное значение для потребителя  имеет стоимость системы и  масштаб организации, в которой  ее можно применить, объем документооборота.

     При выборе  потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

     1) сложные  иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и  т.п.);

     2) территориальные  органы управления (администрации  городов, субъектов федерации,  муниципалитета и т.п.)

     3) коммерческие  и некоммерческие организации  среднего и низшего уровня.

     Разумеется, вышеприведенная систематизация  носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.

     Например, для министерств и ведомств  предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других⁴.

     Одним из  продуктов, отвечающим практически  всем требованиям делопроизводственной  практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации,  разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

     Несколько  другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

     Комплект  баз данных "Office Media" работает  в среде Lotes Notes и обеспечивает  автоматизацию делопроизводства  и организационно-управленческой  деятельности предприятий и организаций.  Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

     Новым словом  компании Inter Trust является недавно  разработанная так называемая "корпоративная  система электронного документооборота  и автоматизации делопроизводства".

     Еще одним  примером АСУД можно назвать  разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

     Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

     Использование  оригинальной технологии обработки  документов помогает более рационально  вести документооборот в организации  и обеспечивает мониторинг исполнительской  дисциплины.

Требования к системе  управления документации.     Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.

     Прежде  всего, АСУД должна выполнять  все задачи документационного  обеспечения управления в полном  объеме: подготовку документов, их  регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

     Система  должна быть построена на единых  методологических принципах, программно-технических  и технологических решениях и  в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

     АСУД должна  обеспечить полноценное использование  (интегрирование) накопленного информационного  ресурса и реализовывать принцип  однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

     АСУД в  современных условиях должна  быть способна к расширению  по определенным компонентам  (количество технических устройств  и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей)  и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

     Актуальной  остается задача организационного  и кадрового обеспечения решения  многоаспектной проблемы ДОУ. 

     В значительной  степени эта задача может быть  решена путем системы повышения  квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов⁵.

     Первостепенным  является также вопрос об усилении  координирующей роли Росархива  и его структур как органов,  ответственных за состояние управленческой  документации, обеспечение сохранности,  научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.

 

2.1 Структура  организации управления строительной  фирмы.

 

В   современной   социально-экономической обстановке в   условиях   поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения   управления   , при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Строительные    тресты и управления являются основными  производственными организациями    строительного    комплекса  и соответственно основными звеньями информационной цепи. К строителям поступает основной объем информации от заказчиков, проектных организаций и субподрядчиков, в    строительных    организациях формируются показатели фактического выполнения работ, которые служат основой для финансовых взаиморасчетов.

Упрощенная схема информационного  обмена выглядит следующим образом. В генподрядную организацию, ответственную  за возведение объекта, поступает проектно-сметная  и другая техническая документация. Центральное место в ней занимает смета, содержащая перечень работ на объекте, необходимые для их выполнения ресурсы с нормативами использования и стоимость работ в базовых ценах. Полученная из проектной организации смета, как правило, требует корректировки (уточнения состава и объема работ, привязки к конкретным условиям объекта). Такая корректировка выполняется силами специалистов    строительных    организаций. В последнее время    строительные    организации разрабатывают своими силами сметы на относительно простые объекты. На основании составленных смет формируются акты выполненных работ, заказываются и списываются материалы, составляются разнообразные плановые и фактические сводные показатели, производится учет оплаты авансов и выполненных работ, осуществляются взаиморасчеты с заказчиком и соисполнителями. Следовательно, составление (корректировка) смет, их последующая обработка и передача полученной информации в другие прикладные программы является основой для планирования и управления производственной и финансовой деятельностью    строительной    организации.

Таким образом, автоматизированная система составления смет должна обеспечивать решение следующих  основных задач: получение и корректировка  готовых смет; выпуск смет собственными силами; составление и ведение  нормативно-сметной базы данных по выполняемым работам; выпуск актов выполненных работ с пересчетом цен в текущие.

Для решения этой задачи НТЦ "Гектор" разработал программу "Сметчик-строитель", которая успешно  эксплуатируется во многих    строительных    организациях.

Программа использует индексный и ресурсный методы формирования смет с возможностью определения стоимости работ и материалов в текущих ценах. Основное отличие данной программы от распространенных систем автоматизированного выпуска смет АВС-РС, АВеРС, СВС, РИК и т.п.- связь с задачами поставок и списания материалов, календарным планированием, учетом фактического выполнения работ, взаиморасчетами с заказчиками и субподрядчиками. В программе реализована возможность непосредственной загрузки смет, рассчитанных в проектных организациях в системах АВС-РС, АРС, АВеРС, что значительно облегчает строителям последующую корректировку смет, выпуск актов выполненных работ, индексацию стоимости работ и т.д. Программа проста в эксплуатации и позволяет пользователю формировать собственную нормативную базу, учитывающую специфику выполняемых работ.

Программа позволяет:

• создавать, хранить и корректировать нормативную базу сметных расценок, используемых в данной организации; при поставке системы обеспечивается предварительная загрузка нужными заказчику разделами нормативной базы - московской, московской областной, российской; в процессе составления смет эта база может пополняться;

• формировать, рассчитывать, корректировать сметы одноуровневой структуры (локальные сметы); возможна разбивка смет на разделы;

• формировать объектные сметы на основании составленных локальных смет;

• формировать акты выполненных работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту); выводить остатки сметной стоимости;

• формировать ведомости потребности или списания материалов;

• учитывать стоимость материалов по договорным ценам (сверх или вместо сметной расценки);

• использовать при расчете смет или актов выполненных работ индексы (коэффициенты) стоимости работ по отношению к ценам 1984 г.; коэффициенты могут применяться как к работам, так и к разделам сметы и акта; коэффициенты пересчета сметной стоимости для Москвы, выпускаемые Моспроектом-1, могут автоматически загружаться в программу с дискет; возможна индексация в цены 1991 г.

• распечатывать стандартные формы выходных документов - несколько видов смет и актов выполненных работ ;

• настраиваться на различные способы расчета дополнительных начислений (накладные расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя, причем накладные расходы и плановые накопления могут считаться по каждой работе от заработной платы);

• загружать и обрабатывать сметы, составленные с помощью других программ расчета смет.

 

 

 

 

2.2 Положения  управления  строительной организацией.

 

Существенным как по содержанию, так и по трудоемкости разделом   строительного    проектирования является так называемое организационно-технологическое проектирование, т.е. проектирование самого процесса создания будущего объекта. Собственно выпуск организационно-технологической документации ведется в два этапа.

На первом этапе создается проект организации строительства (ПОС). В  этот момент у проектировщиков-технологов еще нет полной информации об объекте,    строительной    площадке, предполагаемом генеральном подрядчике и т.д. Основу принимаемого решения составляют укрупненные нормативы, дающие средние цифры на единицу площади, единицу объема здания. По этим данным ведется оценка потребности в конструкциях, изделиях, материалах и др. В состав ПОС входят:

• календарный план строительства;

•    строительный    генеральный план с расположением постоянных и временных зданий, подъездных путей, инженерных сетей, складских площадок и т.д.;

• организационно-технологические схемы с указанием технологической последовательности работ;

• ведомость объемов    строительных   , монтажных и специальных работ;

• ведомость потребности в    строительных    конструкциях, материалах, изделиях с распределением по календарным периодам строительства;

• график потребности в    строительных    машинах, механизмах, кадрах строителей;

• пояснительная записка.

На втором этапе создается  проект производства работ (ППР), уточняющий ПОС по основным позициям на базе конкретных данных о    строительной    площадке и подрядчике.

Разработка ПОС - это  обычно прерогатива проектных организаций, а ППР создается в генподрядных трестах и управлениях, трестах "Оргтехстрой", проектно-конструкторских и технологических институтах⁶. ППР - это основной документ, определяющий технологию, сроки выполнения и порядок обеспечения ресурсами    строительно   -монтажных работ и содержащий решения по организации производственных процессов по возведению частей зданий (сооружений) с учетом конкретных условий производства работ. В ППР с учетом конкретной специфики возведения объекта решается целый комплекс расчетных, графических и организационных задач. Типизация этих задач в полном объеме вряд ли возможна и соответственно невозможно автоматизировать разработку всех разделов ППР, хотя комплекс наиболее трудоемких типовых задач выделить можно.