Технические средства обеспечения труда руководителей и специалистов в организации (на предприятии)

 

 

План

 

Введение 

1. Сущность и значение технических средств в управлении организацией.
1. Сущность, роль и значение технических средств в процессе управления.
2. Классификация технических средств
3. Зарубежный опыт использования технических средств в управлении.
2. Анализ использования технических средств в управлении организации.
1. Организационно-экономическая характеристика деятельности организации (предприятия).
2. Средства организационной техники, их характеристика и использование в управлении.
3. Пути повышения использования технических средств в управлении организацией.
1. Оценка экономической эффективности технической оснащенности управленческого труда.
2. Основные направления  совершенствования использования технических средств управления в деятельности организации (предприятия)

Заключение.

Список литературы.

Приложения.

 

Содержание

Введение.                                                                                                                  4

1. Сущность и значение технических средств в управлении организацией.                                                                                                     7
1. Сущность, роль и значение технических средств в процессе управления.                                                                                                   7
2. Классификация технических средств.                                                        9
3. Зарубежный опыт использования технических средств в управлении.                                                                                                 13
2. Анализ использования технических средств в управлении организации.                                                                                                      39
1. Организационно-экономическая характеристика деятельности организации (предприятия).                                                                      39
2. Средства организационной техники, их характеристика и использование в управлении.                                                                    46
3. Пути повышения использования технических средств в управлении организацией.                                                                                                    51
1. Оценка экономической эффективности технической оснащенности управленческого труда.                                                                             51
2. Основные направления  совершенствования использования технических средств управления в деятельности организации (предприятия)                                                                                             53
3. Заключение.                                                                                                57

Список литературы.                                                                                              59

Приложения.                                                                                                          61

 

Введение

На протяжении всей жизни  человеческого общества были те, кто  руководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя.

  Современное развитие  общества показывает, что успешная  деятельность организации во  многом зависит от умелого  и грамотного руководства.  В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом,  то руководитель  не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.    

Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления.

Эффективно работа предприятия, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данном работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы предприятия. 

В настоящее время  в мире информационный поток возрастает в геометрической прогрессии, и поэтому просто необходимо умелое применение офисной организационной техники

Офисная организационная техника  (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

К офисной технике в широком  смысле можно отнести любые технические  средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Цель работы - рассмотреть основные средства офисной оргтехники и возможности их эффективного применения в деятельности руководителей и специалистов организаций, а также значение технических средств в управлении организацией.

В ходе написания курсовой работы необходимо выполнить следующие  задачи:

• изучить технические средства обеспечения труда руководителей и специалистов в организации;
• охарактеризовать существующие типы технических средств
• рассмотреть зарубежный опыт использования технических средств в управлении;
• дать организационно-экономическую характеристику райпо;

проанализировать систему  управления; средства организационной техники, и их характеристика и использование в управлении.

• оценить экономическую эффективности технической оснащенности управленческого труда;
• разработать пути повышения использования технических средств в управлении организацией.

Предметом для изучения служит Каменецкого райпо, объектом – его технические средства обеспечения труда руководителей и специалистов.

В ходе написания курсовой были использованы следующие методы: статистический, аналитический, диалектический, хронологический, метод группировок, индукции, дедукции и др.

Виды технические средств  обеспечения труда недостаточно хорошо охарактеризованы в учебной литературе. Но хотелось бы выделить книги : Джона О'Шонесси. «Принципы организации управления фирмой», Джозеф Г. Бойетт, Джимми Т. Бойетт «Создание высокоэффективных организаций посредством рабочих команд», Гончарук В.А. ««Мягкое внедрение изменений».

Курсовая работа состоит  из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложения.

Объем курсовой работы составляет 60 страниц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Сущность и значение технических средств в управлении организацией.

1. Сущность, роль и значение технических средств в процессе управления.

С чего начинается любой бизнес, и  большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила  умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщен именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 2004 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа [2, с. 18].

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной  на "бумажную информатику" техники  остается весьма высокой. Но не стоит забывать о том, что использование компьютерной техники многократно увеличит эффективность деятельность любой фирмы, предприятия. Ведь в настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

Таким образом, технические средства составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в процессе управления приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

 

1.2 Классификация  технических средств

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут  включать в свой состав, например, такие  устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др [20, с. 18].

Все технические средства можно разделить на:

1. Средства изготовления, хранения, транспортирования и обработки документов 

1.1 Средства составления документов 

1.2 Средства транспортирования документов 

1.3 Средства обработки документов 

2. Средства копирования и размножения документов

2.1 Средства копирования документов 

2.2 Средства оперативной полиграфии 

3. Средства административно-управленческой связи 
4. Компьютерные системы 

4.1 Системы управления электронными документами 

4.2 Компьютерные системы административно-управленческой связи 

1 Средства изготовления, хранения, транспортирования и обработки документов 

1.1 Средства составления документов подразделяются на: 

• Пишущие машинки

• Организационные автоматы

• Диктофонная техника

Пишущие машинки - это недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

Пишущие машинки должны обеспечивать:

• высокую производительность труда при минимальных затратах;
• высокое качество печати;
• простоту управления;
• максимальное количество одновременно получаемых копий;
• надежность работы.

Механические пишущие  машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.

Электрические пишущие  машинки требуют от машинистки минимальных  усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке  снижается, а производительность труда значительно увеличивается.

Электронные пишущие  машинки, обладая всеми достоинствами  электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия - 402000 зн.), что  приближает их по эффективности к  организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты, шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.