Технические средства обеспечения труда руководителей и специалистов в организации (на предприятии)

Физической средой передачи информации в низкоскоростных и  среднескоростных. К обычно являются группы либо параллельных проводов, либо скрученных проводов, называемых витая  пара (скручивание проводов уменьшает влияние внешних помех) [20, с. 125].

В широкополосных КС используются коаксиальные кабели, оптоволоконные кабели радиоволноводы. К широкополосным относятся и  беспроводные радиоканалы связи. Возможности  широкополосных каналов связи огромны. Например, по одному каналу-радиволноводу для миллиметровых волн можно одновременно организовать несколько тысяч телефонных каналов, несколько тысяч видеотелефонных и около тысячи телевизионных, при этом скорость передачи может составлять несколько миллионов бод. Не меньше возможности и у волоконно-оптических каналов.

Телефонные каналы связи являются наиболее разветвленными и широко используемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet,FidoNet, UseNet, Relcom).

4  Компьютерные системы в оргтехнике

Введение автоматизации в конторах в некоторых отношениях представляет собой процесс роста промышленной стандартизации с перенесением места действия из цеха в контору.

В 1955, как отмечал журнал «Dun's Review», в котором были  опубликованы результаты научно-технического исследования, управляющие конторами шли «в направлении электронной эры». При таком обследовании эксперты обнаружили, что лишь немногие компании применяли эффективные методы конторской работы. Менее половины из них измеряли производительность канцелярского труда, 32% имели программу контроля методов записей и форм, 25% имели программу изучения методов работы конторы и только 4%  применяли  схемы последовательности операций [23, с. 45].

Но начиная с 1954  происходит резкий рост автоматизации конторского труда. 200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле.  В конце 1962 года использовалось уже более 11 тысяч вычислительных машин и было заказано еще 7 тысяч.

Из сводок, опубликованных компанией «McKinsey», которая в начале 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ: «фактически трудно найти крупную корпорацию, которая не имеет и не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной машиной», и также «становится все трудней найти среднюю и мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных установок или не пользуется время от времени  услугами бюро электронно-вычислительных машин» [9, с. 65].

Степень автоматизации.

В настоящее время  машины, использующие магнитные ленты  и барабаны не используются в конторах и офисах ввиду низкого быстродействия при считывании и записи информации. Эти накопители постепенно отживают свой срок, уступая место более современным накопителям (на ГМД, КПБД, ЧПВ типа «винчестер»).

Отношение конторского  оборудования  к рабочей силе и производительность этого оборудования есть показатель степени автоматизации.

Электронно-вычислительные машины были созданы для того чтобы минимизировать ручной труд. Минимальное количество ручного труда вот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки машина есть машина, и она не может обрабатывать «сырую информацию», в неизвестном формате. Поэтому если компания планирует покупку и установку вычислительной техники, то ответственный  руководитель должен прежде всего определить зачем нужна эта машина - предварительно спланировать вид задач, который будет решаться на этом компьютере. Планирование заключается в программировании машины - составления специализированного па-кета программ, для работы компьютера в данной отрасли (в конкретной  деятельности компании).  Я считаю, что также должен быть разработано распоряжение ответственного руководителя о «машинном времени», технике безопасности, уходом и проверкой машины. К сожалению, среди российских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем месте используют машину для своих собственных целей и нужд (отправить факс за счет фирмы, связываться по модему с лицами, не имеющими отношения к деятельности фирмы), либо, что вообще удивительно,  использовать ПЭВМ  для развлечения, компьютерных игр. В этом случае менеджеру фирмы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины в офисе.

Нужно добавить, что в  современной деловом офисе обработка  всех документов обязательно связанна с применением компьютерной техники. Многими западными фирмами разработано множество моделей ПЭВМ, благодаря которым предприниматель получает реальную возможность эффективно трудиться. В частности фирмами Dell, IBM, Hewlett-Packard и другими лидерами в области производства компьютеров, периферийных устройств и другой вычислительной техники были выпущены машины имеющие характеристики от которых у владельца конторы 60-х годов захватило бы дух. Машины на базе процессоров Intel™ и Celeron™ с тактовой частотой 4800 Mhz имеющие достаточный обьём оперативной памяти, (до 2 Gb) и огромный жесткий диск (до 700 Gb) с фантастическим быстродействием. В целом, для более эффективного функционирования, компьютер должен иметь следующие характеристики: большой объем ОЗУ, наличие большого жесткого диска и высокое быстродействие (тактовая частота) [19, с. 36].

4.1 Системы управления электронными  документами

Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования  и пересылки электронных документов.

Создание  электронных документов. Создание простых  текстовых документов может выполняться  на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с  бумажного документа в ПК с  помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее  даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными  источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

Все процедуры  создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных  ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

В системах управления электронными документами можно использовать; текстовые редакторы: Lexicon, Muiti Edit, Heroes 3, NFS-MW, Word Perfect, Microsoft Word; художественные редакторы: Page Maker, Water Mark Professional, Paint; издательские системы; AceVentura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторы изображений, получаемых от сканеров: Abby Finereader, 3d Mark 2003 , Photo Styler, Photo Shop, и многие другие программные продукты.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных.

Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы") обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие возможности:

• регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

• пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;

• накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;

• контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;

• ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

Существуют интегрированные программные  системы (Water Mark Professional, Lotus eclipse GTi, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата.

Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый  редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

• обработку входящей и исходящей информации;

• создание и редактирование электронных документов;

• сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

• хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

• маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

• функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

• удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое [15, с. 29].

Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

4.2 Компьютерные системы административно-управленческой связи

Как следует из вышесказанного, компьютер  из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным  информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", RJEX 400 и др.),

Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательном) порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод - менее 2 мин.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных  услуг: существенно более удобная  и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК и так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).

Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно  набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2005), компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним, многофункциональные консоли, объединяющей в себе миниатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации.