Управленческий контроль в системе менеджмента организации» на примере предприятия ОАО «Мурманский морской торговый порт».

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Тема курсовой работы - «Управленческий контроль в системе менеджмента организации» на примере предприятия ОАО «Мурманский морской торговый порт». Какой бы ни была организация, какая бы организационная культура в ней ни присутствовала, какого бы уровня развития коллектив ни был, важно знать, что без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным.

Актуальность данной темы заключается в том, что эффективное  управление в современных условиях рынка - необходимое условие повышения эффективности бизнеса, создания, развития и реализации конкурентных преимуществ предприятия.

Целью данной работы является анализ системы управленческого   контроля в организации ОАО «Мурманский морской торговый порт».

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические  аспекты;

- проанализировать систему управленческого контроля в организации ОАО «Мурманский морской торговый порт»;

- разработать рекомендации  по совершенствованию управленческого  контроля на предприятии ОАО «Мурманский морской торговый порт»

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Цель контроля заключается в том, чтобы выявить на возможно более раннем этапе неблагоприятное развитие событий, с тем, чтобы управляющий мог сконцентрировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, усилить свое воздействие на мотивы трудового поведения и преодолеть любую из возникших проблем.

Тема работы выбрана  не случайно, ведь необходимость существования контроля вызвана рядом причин:

1. недостатки планирования;

2. недостатки организации  и организационной культуры;

3. недостатки руководства,  т.к. руководителю не всегда  удается найти общий язык с  сотрудниками по вопросам определения  задачи и путей ее решения  из-за того, что в его руках имеется ограниченный круг информации или он просто некомпетентен в этой области;

4. недостатки мотивации

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции  управления: планирование, организация, руководство и мотивация.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной  деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Предмет исследования курсовой работы - ОАО «Мурманский морской торговый порт». Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Таким образом, объект исследования - управленческий контроль в организации ОАО «Мурманский морской торговый порт».

 

 

Определяя успехи и неудачи  организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Структура курсовой работы определена целями исследования и отражает его логику, состоит из введения, трех глав, 6 параграфов, заключения и библиографического списка.

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1 Понятие и  сущность контроля

 

В настоящее  время под термином “контроль” подразумевают:

• органическую функцию управления;
• набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы¹.

Реализация  контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выявить, как организация продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.

Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Это и дало основание  Питеру Друкеру заявить: "Контроль и определение направления - это  синонимы"². Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос "На сколько мы продвинулись к поставленной цели? ", руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.

 

Общие черты  контроля:

1. В самом  общем виде контроль есть часть  управленческого процесса, которая  в содержательном плане предусматривает  получение информации о результатах  управленческих воздействий. 

2. Для осуществления  процесса контроля необходимо:

• наличие системы показателей (нормы функционирования);
• наличие способности у системы познавать реальность и сопоставлять ее с системой критериев;
• выработка корректирующих мер.

3. В контроле  как функции управления можно  выделить две основные стороны:

а) познавательную, связанную с восприятием и  изучением информации

б)воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.

4. При оценке  роли и места функции контроля  в управлении, следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.³

 

Можно выделить следующие особенности контроля:

1. Контроль может  осуществляться для себя и  для кого-либо.

2. Контроль должен  проводиться на основе знания динамики.

3. Одна из  важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том,  что контроль должен быть всеобъемлющим.  Это означает не контроль за  каждым движением подчиненным,  а всесторонняя осведомленность о текущих делах.

4. Для целесообразности  внедрения системы контроля он  должен обладать следующими характеристиками:

• стратегическая направленность;
• ориентация на результаты;
• своевременность;
• гибкость;
• экономичность и простота.

5. Для повышения  эффективности деятельности организации, многие компании стремятся внедрить систему опережающего контроля, что подразумевает проведение контрольных мероприятий на промежуточных фазах. Однако это увеличивает объем контроля, негативные последствия которого были отмечены выше. Поэтому в реальной деятельности организации нередко проводят контроль не промежуточных, а итоговых значений. Это становится особенно целесообразно, если цель контроля не корректировка процесса выполнения решения какого-либо вопроса, а оценка объема и качества проделанных работ.

6. Контроль в  непроизводственных организациях.

В отличие от предприятий производственной сферы, для непроизводственных организаций  характерно то, что результаты деятельности работников фирмы сложно поддаются  экономической оценке, а порой даже не могут быть выражены в виде материальных носителей информации (отчеты, прогнозы). То есть для организаций непроизводственной сферы результаты могут быть оценены лишь качественными признаками. Кроме этого практически все процессы, происходящие в организации, являются взаимосвязанными (взаимодополняющими или взаимозаменяемыми), так как деятельность таких организаций, как правило, представляет собой строго ограниченный круг интересов и даже несколько проектов одновременно ведутся в немногих компаниях.

Таким образом, результат деятельности работника  находится в тесной зависимости  от множества факторов, как внутриорганизационных, так и внешних. С этим связана  сложность оценки (контроля) работников по результатам.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией контроля является разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля отражается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые производственные показатели деятельности и проведения их анализа.

Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания децентрализации в управлении фирмой в целом.

 

Существуют  несколько видов контроля:

1. Предварительный  контроль.

Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности  действий и решений.

2. Текущий контроль.

Цель: выявить  и своевременно просечь нарушения  и отклонения.

3. Заключительный  контроль.

Цель: Установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля демонстрирует, насколько  близко, в сущности, слиты функции  контроля и планирования. Стандарты  – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся  изменению. Эти цели явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

 

Рис.1 Первый этап процесса контроля

 

Относительно  легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно.

 Второй этап  процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом менеджер принимает еще очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения  о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля.

Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

 

Рис.2 Второй этап процесса контроля

 

Показатель  результативности дает четкую и ясную цель для направления усилий членов организации. За исключением ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.

Заключительная  стадия этапа сопоставления заключается  в оценке информации о полученных результатах.

Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и необходима для принятия правильного решения.

 После вынесения  оценки процесс контроля переходит  на третий этап. Менеджер должен  выбирать одну из трёх линий  поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

 

Рис.3 Третий этап процесса контроля

 

Смысл корректировки  во всех случаях состоит в том, чтобы сразу понять причину отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.⁴

1.2. Место контроля в функциях управления

 

Для того чтобы  определить место контроля в процессе управления требуется разобраться  в функциях управления.

Если следовать  классикам менеджмента, то можно  утверждать, что основными функциями управления менеджеров высшего звена (Top-manager) являются следующие: планирование, организация, контроль.