Управление человеческими ресурсами

Именно в зависимости  от выполняемых функций и особенностей проведения выделяют контроль предварительный, фильтрующий и последующий.

Методы предварительного контроля используются до начала исполнения решения, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля – установить, верно, ли сформулированы цели, определены предпосылки и стратегия.

Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего его этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечных результатов.

Метод последующего контроля применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы, ее результатов на будущее. Материалы последующего контроля должны рассматриваться на совещаниях (собраниях) независимо от степени достижения цели решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и выполнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполнителей, которые с учетом обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.

Метод фильтрующего контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполнения решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных результатов.

На предприятиях может  осуществляться непрерывный контроль над реализацией принятых решений в условиях применения соответствующей электронно-вычислительной техники и математического обеспечения. Это становится возможным при наличии постоянной обратной связи на базе автоматизированной системы связи между контролирующими органами и исполнителями. Информационное обеспечение такой системы содержит в банке данных сведения о состоянии деятельности объекта, решениях, принимаемых руководством, результатах их исполнения. Сравнения могут проводиться за значительные отрезки времени и способствовать повышению объективности контроля. Кроме этого, автоматизированная система контроля может обеспечивать его внезапность, комплексность, оперативность выявления отклонений и внесения корректировок, не нарушая ритма работы предприятия и отдельных подразделений.

Процесс контроля включает четыре стадии:

1. установление норм деятельности (функционирования);
2. сбор данных о фактических результатах;
3. сравнение и оценку фактического и ожидаемого итогов выполнения;
4. разработку и реализацию корректирующих действий.

Нормы функционирования устанавливаются  в ходе составления плана. На этапе  организации контроля выделяются точки наблюдения - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования. Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать формальным и даже бесполезным.

Сбор данных о фактическом исполнении решений - этап контроля, с использованием современных технических средств получения оперативной информации. Органами управления устанавливаются ключевые точки, сбор информации от которых позволяет принимать опережающие решения, до наступления нежелательных событий. Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должны осуществляться на основе качественной информации (точной, достаточной). Материалы анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролировался.

Разработка и реализация корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной (индикаторной) информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления. Причинами корректировок  могут быть:

• ошибки, допущенные при разработке решений;
• изменения, происшедшие под влиянием внешних и внутренних факторов;
• недостатки в организации исполнения решений;
• появление дополнительных возможностей для повышения эффективности решений.

По существу задача внесения корректив является безальтернативной, поскольку в изменившихся условиях (обстоятельствах) выполнение ранее принятого решения может быть неэффективным либо дезорганизованным. Коррективы вносятся при сохраняющейся целевой ориентации решения. Но возможна ситуация, когда по материалам контроля принимается новое решение сообразно сложившейся обстановке.

Для руководителей внесение изменений  в реализацию решений нередко  сопряжено с психологическими трудностями. Однако это лучше, чем отказ от них, так как последствиями может быть ухудшение морально-психологического климата, создание видимости работы, нервозность в коллективе, халатность и бесконтрольность. Учитывая нежелательные последствия, руководитель должен предусматривать возможность внесения корректировок в решение, особенно если оно принимается в условиях неполной информационной определенности.

Необходимость контроля реализации управленческих решений

Одна из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным. Кроме того, контроль не только позволяет выявить проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает решить, нужно ли вносить радикальные изменения в принятые решения.

Следует выделить конкретные причины  необходимости контроля реализации управленческих решений:

Неопределенность, которая, будучи неотъемлемым элементом будущего, присуща любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в будущем. Решения часто принимаются в условиях неопределенности, которая понимается как не вполне отчетливый, неясный ответ. Она присутствует в процессе разработки, измеряется качественно и является основной причиной риска. Неопределенность сопровождает решение большинства задач в социально-экономических системах. Сущность неопределенности проявляется в том, что при наличии неограниченного количества состояний оценка вероятности наступления каждого из них невозможна. В зависимости от причин появления существует принципиальная, количественная, информационная, стоимостная, профессиональная, ограничительная неопределенность. Исходя из элементов информационной структуры решения, неопределенность присутствует в любом из них, и процедура разработки решения есть процесс уменьшения неопределенности.

При разработке решений надо учитывать  влияние характеристик информации на неопределенность. Для этого необходимо:

• уметь оценивать информацию по объему, который имеет три уровня: избыточность, достаточность и недостаточность;
• оценивать ее ценность, которая может быть нулевой, средней, высокой и очень высокой в зависимости от ее способности снижать уровень затрат ресурсов на разработку решений;
• знать ее достоверность как долю реальных сведений в ее объеме;
• определять ее насыщенность, которая может быть высокой, нормальной или низкой в зависимости от доли профессиональной информации в общем объеме.

Неопределенности возникают  по причинам:

• ограничения ресурсов, необходимых для разработки решений, возникшего по стечению обстоятельств;
• воздействия обстоятельств непреодолимой силы, чрезвычайных, которые имеют абсолютный характер (ураган), и субъективных, обычно юридических;
• делегирования большого числа решений большому числу подчиненных и нарушения норм управляемости.

Увеличение неопределенности происходит при невыполнении следующих условий:

• результаты решения должны удовлетворять потребности организации;
• результаты решения должны быть нужны внешней среде;
• решение должно быть обеспечено ресурсами;
• результаты должны быть приемлемы для работников организации.

При осуществлении контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решения.

Поддержка успеха. Система контроля позволяет выявить те положительные аспекты и сильные стороны, которые определились при осуществлении ее деятельности. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, менеджер может быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Предупреждение возникновения кризисной ситуации. Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести организацию к кризисной ситуации. Отсутствие эффективной обратной связи стало причиной краха многих крупных и мелких организаций. Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы. Это справедливо и для решений, содержащих элемент риска.

В заключение следует сказать, что контроль занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том числе по силе своего социально-психологического воздействия. Психологию поведения необходимо учитывать как в отношении проверяемого, так и исполнителя. В ходе проведения контроля нередко обнаруживаются трудности:

• сложность добраться до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований;
• влияние обычных человеческих "слабостей", простительных в других случаях: излишняя Доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь "обидеть" слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника;
• недостаток компетентности;
• ограниченность времени для глубокого анализа;

Таким образом, соблюдение некоторых  условий психологического свойства повышает эффективность контроля. А именно: когда человек работает увлеченно, самозабвенно и верно, не стоит отвлекать его, так как внутренне он примет контроль как помеху. Осуществлять контроль следует в ситуации, когда работник испытывает сомнения либо когда выполнен некоторый этап работы и он сам готов поделиться результатами. Вопросы, часто контролируемые, отражают особое значение в сознании исполнителей. То, что выпадает из внимания контролеров, уходит в тень и у исполнителя. Поэтому проводить контроль следует системно. Все должно проверяться, хотя и не одинаково глубоко.

Задачи финансового контроля

Перед финансовым контролем стоят  следующие задачи: содействие сбалансированности между потребностью в финансовых ресурсах и размерами денежных фондов государства и отраслей экономики; обеспечение соблюдения действующего финансового (бюджетного, налогового, страхового и т.д.) законодательства; обеспечение своевременности и полноты выполнения юридическими и физическими лицами налоговых обязательств перед бюджетной системой и внебюджетными фондами; содействие эффективному и целевому использованию средств централизованных и децентрализованных денежных фондов, а также рациональному расходованию материальных ценностей на предприятиях, учреждениях и в организациях; выявление резервов роста финансовых ресурсов, доходной базы бюджетов, прибыли и рентабельности предприятий; обеспечение правильности ведения бухгалтерского учета и отчетности; проведение профилактической, информационно-разъяснительной работы с целью повышения финансовой дисциплины и др. Решение этих задач обеспечивается, в частности, системой ответственности всех участников финансовых отношений. Она включает в себя административные, уголовные, дисциплинарные и экономические (денежные) меры воздействия на нарушителей финансовой дисциплины. Для осуществления финансового контроля в Российской Федерации созданы специализированные контрольные органы. В настоящее время продолжается работа по совершенствованию правовой регламентации их деятельности.

Формы и методы финансового контроля Методы финансового контроля

Для того чтобы выявить нарушения  в финансово-хозяйственной деятельности имеется несколько методов установления достоверности и правильности операций: формальный; фактической проверки; встречной проверки; корреспондирующий; аналитически-нормативный; метод изучения законности финансово-хозяйственных операций. Формальный метод заключается в контроле за правильностью оформления документа (соблюдена ли установленная форма; наличие подписей и их достоверность; наличие печатей, штампов; заполнены все реквизиты; наличие исправлений, подчисток; правильность итогов и т.п.).

Метод фактической  проверки состоит в проведении инвентаризации материальных ценностей и денежных средств с целью установления их сохранности.

Аналитически-информативный метод  состоит в химико-технологическом  анализе выпускаемой продукции; в контроле выпускаемой продукции; в контрольных замерах; в проверке фактически выполненных   работ,   затраченного   времени;   в   проверке   соблюдения установленных форм и нормативов и т.д.

Результативность  ревизии или проверки в значительной степени зависит от качества составленного  акта. Составление акта начинается задолго до написания самого текста. Обилие и разнообразие вопросов, с которыми проверяющий сталкивается в процессе своей работы, обязывает его с самого начала ревизии (проверки) подбирать и систематизировать материал в соответствии с разделами и вопросами программы и рабочего плана.