Управление коммуникациями

Содержание

 

1. Введение……………………………………………………………………….….3
2. Управление коммуникациями…………………………………………………...4
1. Основы коммуникаций………………………………………………….. 9
2. Электронные коммуникации……………………………………………14
3. Неформальное общение…………………………………………………16
3. Заключение……………………………………….………………………………20
4. Используемая литература………………….……………………………………22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение

Управление в организации  осуществляется через людей. Одним  из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а  также, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его  способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь  наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и самоуправление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. 

 

2. Управление коммуникациями

По общему признанию, коммуникации  имеют  огромное  значение  для  успеха деятельности  предприятий   и   представляют   одну   из   сложных   проблем менеджмента. По существу это своего  рода  «кровеносная   система»   единого организма фирмы. Эффективно  работающими  руководителями  считают  тех,  кто эффективен  в  коммуникациях.   Менеджеры  должны  в  совершенстве   владеть искусством коммуникации, так  как,  образно  говоря,  они  выполняют  работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных  компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных  связей  и  взаимодействий зависит будущее  не  только  предприятия,  как  хозяйствующего  субъекта  на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а  на  глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу, пережить трудности.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные  менеджеры. Но как добиться эффективных  коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? – вот главные вопросы, которые беспокоят современных руководителей.

В переводе с английского  communicate значит «передавать», «сообщать» [1]. Исходя из этого, коммуникация представляет собой процесс передачи информации, опыта и сведений от одного человека другому. Процесс коммуникации, или общение, предполагает, что менеджер, прежде всего, делиться информацией. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты, поэтому коммуникация имеет большое значение для эффективного функционирования предприятия.

Цели коммуникаций:

 1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

 

Коммуникации подразделяются на следующие виды:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

 

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

• формальные или официальные. Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;
• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

 

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

1) внешние;

2)  внутренние.

Внешние коммуникации – представляют собой обмен информацией, происходящий между предприятием и внешней средой. Такой обмен позволяет предприятию знать потребности потенциальных покупателей, анализировать деятельность посредников и конкурентов, а также отслеживать новые технологии, изменения в науке. От организации коммуникации зависит эффективность работы фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии, и чем она достовернее, тем продуктивнее работает.

Внутренние коммуникации - это обмен информацией, происходящий внутри фирмы, между её структурными подразделениями. Различают два вида внутренних коммуникаций: вертикальные и горизонтальные.

Горизонтальные  коммуникации – это процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу. Горизонтальные коммуникации осуществляются с целью обмена результатами работы, опытом и навыками.

Вертикальные  коммуникации – это обмен информацией между сотрудниками разных рангов (между руководителями и подчиненными). Вертикальные коммуникации бывают нисходящие и восходящие.

Восходящие коммуникации – представляют собой процесс передачи информации от подчиненных к руководителю в виде отчетов о деятельности структурного подразделения, комплексных планов и рационализаторских предложений.

Нисходящие коммуникации – это передача информации от руководителя к подчиненным в виде каких-либо указаний, приказов.

Межличностные коммуникации делят также на:

• вербальные (словесные);

• невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения  слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем  послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты  и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Информационный процесс  охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации. Процесс коммуникации, возможно, осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель[2].

Отправитель - лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

Сообщение – информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи – средство передачи информации.

Получатель – лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно  представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов[2].

1. Формулировка  идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель, и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму - задача следующего этапа.

2. Кодирование  информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Выбор канала  связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д.  Если канал связи непригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания пои передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка. В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

Выбрав канал, отправитель  использует его для передачи сообщения  получателю. Речь здесь идет только об одной из операций - физической передаче информации, занимающей час-то лишь считанные  секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

4. Декодирование  и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование - это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.