Управление неформальными коммуникациями

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Понятие коммуникации. Коммуникационный процесс……………...….4
2. Виды и методы коммуникации. Межуровневые коммуникации в организации……………………………………………………………..….9
3. Неформальные коммуникации в организации……………………….…13
4. Управление неформальными коммуникациями…………………….….19

Заключение…………………………………………………………………….....26

Список использованных источников………………………………………..….27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении, если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

Однако управление организацией представляет собой сложную работу, которую нельзя выполнять успешно, руководствуясь простыми сухими заученными формулами. Я считаю, что руководитель должен сочетать понимание общих  истин и значимости многочисленных вариаций, благодаря которым ситуация отличаются одна от другой. На мой взгляд, при постоянно увеличивающемся  рынке спроса на труд и повышении  требований со стороны работников к  организации их труда, именно менеджер, уделивший больше остальных внимания проблеме коммуникации в организации, добьется лучших результатов.

 

 

 

 

 

 

 

 

   1. Понятие коммуникации. Коммуникационный процесс

 

Коммуникация лежит в основе функционирования любой организации и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Для выполнения своих производственных функций сотрудники организации должны взаимодействовать, т.е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.

Коммуникация - процесс передачи информации от одного человека (отправителя) к другому (получателю). Коммуникационный процесс содержит несколько этапов: кодирование послания, его передача, расшифровка, обратная связь. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

Коммуникация - это обмен  информацией между людьми. Между  организацией и ее окружением, между  выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

Неформальная коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками организации вне связи с их производственными обязанностями и местом в организационной иерархии.

Формальная коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается в соответствии с формальной организационной структурой и выполняемыми сотрудниками производственными функциями.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен.

Указанные взаимосвязанные  этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор  канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько  секунд, что затрудняет выделение  его этапов, мы проанализируем эти  этапы, чтобы показать какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному  разглядыванию каждого кадра  короткого эпизода на кинопленке.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также  выбрать канал, совместимый с  типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Однако по ряду причин, о которых речь пойдет ниже, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Обратная связь может  способствовать значительному повышению  эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при  наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Это подтверждено в самых разных культурах.

Обратная связь, т.е. реакция  получателя, показывающая, понята или  не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.

Шум в информационной системе - это то, что искажает смысл вследствие языковых различий, различий в восприятии, а также физических взаимодействий.

К сожалению, коммуникация не является процессом, происходящим исключительно  между отправителем и получателем  послания. Существует множество факторов, снижающих чистоту передачи информации и искажающих само послание. Такие  факторы как раз и называются коммуникационными помехами или шумом (от английского noise). Помехи могут возникать на любом из этапов коммуникационного процесса и значительно снижать его эффективность, а следовательно, и эффективность управления персоналом организации. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменятся смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе  процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень  шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью  блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций  руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей  в соответствии с передаваемой информацией

Итак, общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации, будь то руководитель или сторож, участвуют в коммуникационном процессе.

Традиционно выделяют две  формы коммуникации: вербальную и  невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов используются слова  человеческого языка. Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную и письменную.

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки  зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а  также получения обратной связи. В то же время устная коммуникация не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его  содержание, сопряжена со значительным уровнем помех в системе.

Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень  чистоты передачи информации и позволяет  сохранить ее в неизменном виде в  течение неопределенного времени, что является очень важным для  реализации функции управленческого  контроля, а также дает возможность  получателю информации уточнять ее неограниченное число раз. Современные организации  используют практически все доступные  методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Пять наиболее важных коммуникационных средств: внутриорганизационные  правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные  издания, электронная почта.

Обмен информацией широко охватывает разные части организации, хотя известно, что обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

 

2. Виды и методы коммуникации. Межуровневые коммуникации в

организации

 

Организации созданы таким  образом, что информационный обмен  в каждой из них осуществляется в  соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура  и культура определяют кто, с кем  и в какой форме может общаться внутри предприятия. В противном  случае организации угрожает коммуникационный хаос и глубокий кризис.

Каждая организация имеет  формальную систему коммуникации, которая  предписывается формальной организационной  структурой. Под этим понятием предполагается взаимодействие сотрудников, находящихся на разных уровнях организационной иерархии, поэтому существенно отличаются цели, характер передаваемой информации, методы, продолжительность и частота.

Существуют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путём подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя подчиненному, например, инструкции генерального директора  своему заместителю, начальнику отдела, ассистенту или приказ командира  полка командирам батальонов, рот, отделений. Этот вид коммуникации является наиболее распространенным в современных  организациях. Коммуникация сверху вниз играет важнейшую роль в управлении организацией, поскольку непосредственно  влияет на мотивацию и способность  сотрудников выполнять свои производственные функции и, следовательно, обеспечивать достижение организационных целей. Ее главная цель - предоставление информации о том, что (как, когда, где) должны делать сотрудники организации. Поэтому основными  формами коммуникации сверху вниз являются приказы, инструкции, предписания, правила  и процедуры. Также важнейшей  функцией коммуникации сверху вниз является оценка работы сотрудников за прошедший  период. В последние годы руководители многих организаций стали рассматривать  предоставление информации о результатах  работы всего предприятия, конкурентах, клиентах, других элементах внешней  среды в качестве важного средства повышения эффективности управления персоналом и, соответственно, специфической  цели коммуникации сверху вниз.