Управление внутрифирменным контролем, его средства и реализация

Особое место занимает классификация по типам внутреннего  контроля. В основу типологии, как  известно, должен быть положен существенный признак. На наш взгляд, в основу типологии внутреннего контроля должен быть положен существенный признак  — уровень автоматизации контроля, определяющий уровень производительности труда (выражается в отношении объема работы по контролю к затраченному времени). Может ли уровень автоматизации определять форму внутреннего контроля организации (известно, например, что одна из форм бухгалтерского учета — автоматизарованная)?

 Форма контроля организации  — это способ выражения процедур  контроля всех объектов (в том  числе их систем) коммерческой  организации, тогда как автоматизация  контрольных процедур возможна  лишь на уровне отдельных объектов  или их систем. Невозможно, например, полностью автоматизировать все  стороны контроля качественной  и количественной сохранности  материальных ценностей  предприятия; автоматизация контроля взаимоотношений в рабочих коллективах в настоящее время не представляется возможной. Исходя из этого уровень автоматизации следует рассматривать определителем не форм, а именно типов внутреннего контроля.

Известны следующие типы внутреннего контроля:

• неавтоматизированный;
• неполностью автоматизированный;
• полностью автоматизированный.

Неавтоматизированный  внутренний контроль осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств.

Не полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей).

Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется полностью  в автоматическом режиме под управлением  субъектов внутреннего контроля. Примеры этого типа внутреннего  контроля: автоматическое обнаружение  и исправление ошибки прикладной компьютерной программой; работа программ, обеспечивающих выделение или перечисление тех пунктов, которые не соответствуют  установленным критериям ( например, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных пределов); работа антивирусных  программ; программные проверки типа подсчета общих сумм для контроля правильности расчетов (например, согласование суммы счетов на закупки с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции); программные проверки на соответствие данных и выдача информации по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам, производимое программой перед оплатой счета продавца);  работа контрольных модулей корпоративных систем; самодиагностика программных средств.

Прежде чем классифицировать внутренний контроль в аспекте иерархичности   объектов, необходимо дать определение объекта внутреннего контроля и его предмета.

Объект внутреннего контроля организации — это управляемое  звено системы управления организацией, воспринимающее контрольное воздействие. Объекты внутреннего контроля организации:

• человеческие, финансовые, материальные, нематериальные и информационные ресурсы организации;
• средства и системы информатизации;
• технические средства и системы охраны и защиты материальных и информационных ресурсов;
• управленческие решения;
• процессы, происходящие в организации или вне ее, если они имеют к ней какое-либо отношение;
• результаты  функционирования организации;
• аспекты времени.

Объекты внутреннего контроля выбираются в соответствии с его  целями.

Необходимо разграничивать объект внутреннего контроля и предмет  внутреннего контроля..

Предметом внутреннего контроля является  наличие, состояние и (или) действие управляемого звена системы управления организацией. Какие-либо материальные ресурсы организации — это объекты внутреннего контроля; фактическое  наличие данных ресурсов, их состояние, аспекты их функционирования —  это предметы внутреннего контроля.

Целесообразно различать  контроль системы объектов в целом (т.е. всей организации), контроль ее подсистем  и контроль элементов (отдельных  объектов). Такой подход позволяет  рассматривать функцию контроля в связи с объектами любой  сложности и целевой ориентации.

Внутренний контроль целесообразно  классифицировать по  значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей, т.е. совокупной,   деятельности по внутреннему контролю на предприятии.

Субъект внутреннего контроля организации — это работник или  участник (владелец) организации, совершающий  контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основании соответствующих  прав.

Если член ревизионной  комиссии не является участником или  работником данной организации, он считается  субъектом внутреннего контроля в период исполнения соответствующих  обязанностей.

Всех субъектов внутреннего  контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки  зрения значимости в  совокупном контрольном действии:

1) субъекты внутреннего  контроля первого уровня —  это участники (собственники) организации,  осуществляющие контроль  непосредственно или косвенно  (с помощью  независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов);

2) субъекты внутреннего  контроля второго уровня. В их  обязанности непосредственно не  входит контроль, но в силу  производственной необходимости  они выполняют и контрольные  функции (рабочий, контролирующий  качество работы оборудования);

3) субъекты внутреннего  контроля третьего уровня —  выполняют контрольные функции  для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены  непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов,  отдела кадров);

4) субъекты внутреннего  контроля четвертого уровня. В  их обязанности входят контрольные  и другие функции (административно-управленческий  персонал; персонал, обслуживающий  компьютерные системы; сотрудники  отдела бухгалтерского учета,  служб коммерческой и  физической безопасности);

5) субъекты внутреннего  контроля пятого уровня. В их  функциональные обязанности входит  только осуществление контроля (сотрудники  отдела внутреннего аудита  и члены ревизионной комиссии, сотрудники отделов входного и  технического контроля и т.п.).

В основе рассмотренной выше классификации признак значимости субъектов внутреннего контроля. В теоретическом аспекте (в условиях идеальной системы внутреннего  контроля) и в реальной жизни значимость конкретного субъекта может возрастать (снижаться) в зависимости от его личного вклада в совокупное контрольное действие.

2. Основы управления внутрифирменным контролем

2.1Функции, формы и средства реализации внутрифирменным контролем

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции  управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия  функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым  создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные  показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной  деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных  тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного  подразделения.

Важной функцией управленческого  контроля является разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Фирмы широко используют две  формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям  деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций  и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и  компаниями, находящимися на важнейших  рынках. Она ложится в основу сравнения  фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно финансовый контроль осуществляется через подразделения  на разных уровнях управления. В  высшем звене управления он ведется  через аппарат контролера (центральная  служба). Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано  с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку  и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в  связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений  в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые  коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации  и оперативности контроля в управлении, т.е. перенесению на высший уровень  руководства контроля за деятельностью компании.

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало  использование современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет осуществлять в целях контроля регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб на заграничные дочерние компании, т.е. поддерживать личные контакты с целью контроля. Многие крупные фирмы имеют внутрифирменные системы связи, которых позволяют набирать телефонный номер любой заграничной дочерней компании и осуществлять повседневный контроль за их оперативной деятельностью. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности заграничных компаний. Иначе говоря, появились материальные предпосылки и основа для объединения территориально разобщенных многочисленных дочерних компаний в единый механизм.

Система централизованного  контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации  в управлении, поскольку предусматривает  передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и  планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль - децентрализации.