Управление внутрифирменным контролем, его средства и реализация

Вместе с тем система  контроля дает возможность использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Организация  системы внутреннего контроля  как элемент управления фирмой

Известно, что экономические отношения в России обусловили появление новых организационных структур, которые строятся на интеграции капитала хозяйствующих субъектов, осуществляющих различные виды деятельности и создающих объединения в виде холдингов, ассоциаций, консорциумов, финансово-промышленных групп. Такие крупные многозвенные  компании объединяют в своем составе промышленные предприятия, исследовательские организации, торговые фирмы, банки, инвестиционные фонды и страховые компании,  представляют собой развернутую сеть филиалов и дочерних организаций.

Увеличение направлений  видов деятельности в таких новых  организационных структурах обуславливает  необходимость усиления контроля над  денежными потоками и системой управления, в целом требует постоянной оценки и анализа финансового состояния  каждой бизнес  единицы. Эти цели могут быть успешно выполнены  при рационально организованной, действующей системе внутреннего  контроля, позволяющей реализовать  учетную политику, соблюсти единую методологию  учета, осуществить  своевременное перераспределение  ресурсов. Четкая  организация подхода  к системе внутреннего контроля помогает руководству компаний более  эффективно вести свой бизнес.

Современные требования к  организации системы внутреннего  контроля выражаются в необходимости:

• обеспечения тесной взаимоувязки системы внутреннего контроля, анализа и оценки производственно-финансовой деятельности;
• своевременной реакции на изменения внешней среды и непрерывного отслеживания изменений, происходящих во внешней и внутренней средах компании;
• выбора наиболее эффективных управленческих решений по устранению выявленных  негативных отклонений.

Анализ и оценка действующей, в настоящее время системы  внутреннего контроля в ряде компаний показал, что она нуждается в  существенном усовершенствовании. Решение  вопросов контроля  в ряде случаев, возложено на различные функциональные  отделы компаний в качестве выполнения дополнительных функций. В результате часто не достигается должная  взаимосвязь, возникают разногласия  в обязанностях и ответственности  между подразделениями по осуществлению  внутреннего контроля.   Необходимая информация для контроля и анализа поступает с опозданием, руководители подразделений узнают о результатах работы в то время, когда уже сложно оказать влияние на эффективность деятельности и предотвратить потери и негативные отклонения. Нередко из-за отсутствия полной и своевременной информации руководители не могут всесторонне и объективно оценить, проанализировать причины упущений в работе, выявить резервы повышения эффективности деятельности, своевременно принимать решения.

Правильно организованная система  внутреннего контроля позволяет  не только своевременно находить изъяны в деятельности компании, но и принимать  меры для устранения и предотвращения их появления в дальнейшем.

На содержание и организацию  системы внутреннего контроля большое  влияния оказывает структура  управления компанией, ее отраслевые особенности  и этапы жизненного цикла, на которых  проводится контроль. Контрольные функции, в пределах  полномочий, могут  возлагаться на различные внутренние подразделения управленческой структуры  компании. За выполнением контрольных  функций каждого из подразделений  наблюдает главный контролер  или специально формируемая для  этой цели служба внутреннего контроля и внутреннего аудита. В зависимости  от характера выполняемых функций  во внутреннем контроле различают административный контроль, осуществляемый менеджерами  разных уровней; бухгалтерский контроль за законностью проводимых операций и их учетным оформлением, проводимый главным бухгалтером и службой бухгалтерии; финансовый контроль за образованием и расходованием денежных средств в соответствии с их назначением.

В целом, систему внутреннего  контроля можно охарактеризовать как  одну из  функций управления, которая  включает комплекс организационных  мер, методик, процедур, осуществляемых субъектами внутреннего контроля для  обеспечения сохранности активов, обеспечения четкого разделения прав и обязанностей сотрудников,  упорядоченного и эффективного функционирования компанией,  а также оценки обоснованности и целесообразности принятых управленческих решений, выявления отклонений и  неблагоприятных ситуаций.

Внутренний контроль затрагивает  все стороны экономической деятельности компании (научно-техническую, производственную,  снабженческую, сбытовую) и отражает в концентрированном виде влияние  многочисленных внутренних и внешних  факторов. В рамках действующей системы  внутреннего контроля  осуществляется постоянная проверка процессов функционирования и результатов производственно-финансовой деятельности.

Следовательно, внутренний контроль, в отличие от внешнего, представляет собой многофункциональную  коммуникационную систему и обеспечивает информационную прозрачность всех составляющих объекта контроля для принятия экономически оправданных управленческих решений, ориентированных на эффективность  деятельности фирмы.

Таким образом, в качестве основных целей для организации  системы внутреннего контроля можно  выделить:

1. Обеспечение достоверности данных, отражаемых в бухгалтерском учете и отчетности.
2. Обеспечение сохранности активов организации.
3. Обеспечение руководства фирмы оперативной и полной информацией для принятия обоснованных управленческих решений, решений по устранению отрицательных отклонений и повышению эффективности производственно-финансовой деятельности.
4. Оценку эффективности принятых решений.

Внутренний контроль, в  настоящее время, ограничивается лишь годовой проверкой финансово-хозяйственной  деятельности, которая даёт оценку результатов проведенных операций в прошлом. В результате существенно  снижается эффективность контроля в процессе совершения и подготовке к совершению хозяйственных (экономических) операций. Действенный контроль может  многое изменить в сложившейся практике.

Основными условиями  достижения эффективности управления организацией на основе системы внутреннего контроля можно выделить:

- Соответствие деятельности фирмы принятой миссии и стратегии.

- Устойчивость фирмы с финансово-экономических позиций.

- Сохранность ресурсов и потенциалов фирмы, в том числе подготовка систематизированных и обобщенных данных для использования в управлении.

- Должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений.

- Рациональное и экономное использование всех видов ресурсов.

- Соблюдение сотрудниками фирмы установленных администрацией требований, правил, процедур.

- Соблюдение требований законодательных актов.

Систему  внутреннего  контроля можно охарактеризовать как  своего рода эксперта в области управления. Она призвана стать регулятором  совместной деятельности отдельных  бизнес  единиц, находить пути улучшения  деятельности фирмы, разрабатывать  процедуры получения максимальной прибыли при четком распределении  уровня затрат. Однако, затраты на организацию  такой системы достаточно высоки, а получение отложено на  будущее, но он может быть измерен и оценен не только в стоимостном выражении, но и в степени устойчивости развития фирмы.

Основываясь на опыте организации  системы внутреннего контроля в  кредитных организациях, можно сформулировать следующие рекомендации по постановке и совершенствованию внутрифирменного контроля в компании:

1. Эффективная система внутреннего контроля возможна только в тех фирмах, генеральное руководство которых берет на себя ответственность за ее организацию и функционирование.
2. Публикация отчета генерального директора о внутреннем контроля вместе с годовым отчетом усиливает личную ответственность директора за организацию.
3. Внутренний контроль должен рассматриваться как средство реализации целей и стратегии фирмы.
4. Организация рационального уровня затрат, способная снизить издержки.
5. Целостность системы внутреннего контроля должны обеспечивать внутренние аудиторы.
6. Административный совет должен играть активную роль в наблюдении за системой контроля, для этого он должен располагать подробной информацией о финансовом положении компании, основных рисках общей рентабельности. 

Таким образом, можно сделать  вывод, что система внутреннего  контроля должна быть включена процесс  управления фирмой.

 

 

Заключение

Понятие "внутренний контроль" в бюджетных организациях в узком  смысле - один из этапов процесса управления, а в более широком смысле - система, входящая в систему управления организацией, состоящая из ряда элементов.

Управленческий контроль в узком смысле можно интерпретировать как осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (то есть субъектами контроля) либо в  автоматическом режиме, заданном субъектами, следующих действий: определение  фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля); сравнение  фактических данных с требуемыми, то есть с базой для сравнения, принятой в организации либо заданной извне, либо основанной на рациональности; оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации; выявление причин данных отклонений.

Цель контроля - определение  информационной прозрачности объекта  управления для возможности принятия эффективных решений. При этом в  понятии "информационная прозрачность" объекта управления отражено представление  о степени управляемости данного  объекта, то есть о том, в какой  степени в результате управления обеспечивается (обеспечивалось или  будет обеспечиваться) поддержание  требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий  момент (период) времени. Очевидно, что  без предельной информационной прозрачности объекта управления адекватное его  восприятие невозможно, управленческое воздействие не будет приносить  желаемого результата и управленческая связь с объектом теряется. К функциям контроля можно отнести оперативную, упорядочивающую, превентивную, коммуникативную, информативную и защитную.

В широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить  как систему, состоящую из элементов  входа (информационное обеспечение  контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центров ответственности, техники  контроля (информационно-вычислительная техника и технология), процедур контроля, среды контроля, системы  учета.

Эффективная система внутреннего  контроля (СВК) предусматривает определенные цели и задачи.

Основными целями являются снижение финансовых потерь, своевременная  адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде, сохранение и эффективное использование  разнообразных ресурсов и потенциалов  организации.

Достижение целей, как  известно, обеспечивается реализацией  задач, которые должны определить основные показатели эффективности управления организацией: соответствие деятельности организации принятому курсу  действий (целевым установкам и ориентирам) и стратегии; устойчивость организации  с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения; сохранность  ресурсов и потенциалов организации; должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений; безошибочность регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций; рациональное и экономное использование всех видов ресурсов; соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений; соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.

Главной особенностью внутрифирменного контроля является его двойственная роль в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления практически невозможно определить круг деятельности и ответственности для работника таким образом, чтобы он относился к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной.

В условиях рыночных отношений  основное внимание заостряется не столько  на конечных результатах, сколько на условиях их достижения. Возможность  выделить наиболее важные, приоритетные, направления производственной деятельности позволяет сосредоточить внимание управленческого звена на важных участках, повысить эффективность контрольных  операций и работ. Все это усиливает  значение внутрифирменного контроля.