Ведення бесід і зустрічей

При прийнятті рішення  рекомендують:

— спостерігаючи за співрозмовником, визначити момент для закінчення бесіди;

— заздалегідь сформулювати мінімальну мету й обміркувати альтернативні  варіанти розв'язання проблеми;

— намагатися добитися добровільної згоди партнера;

— не виявляти невпевненості, розгубленості наприкінці бесіди, навіть якщо її мети не було досягнуто;

— закінчуючи бесіду, доцільно використати свій найсильніший аргумент.

Завершення бесіди не потрібно зводити тільки до повторення найважливіших її положень. Основні ідеї повинні бути сформульовані дуже чітко й коротко. Усім присутнім повинна бути і зрозумілою кожна деталь узагальнюючого висновку, не повинно бути місця зайвим словам і нечітким формулюванням. В узагальнюючому висновку повинна переважати одна основна думка, викладена у вигляді кількох положень у стислій формі.

Вихід із контакту — важливий момент, який має значення для продовження  спілкування в майбутньому. Прощаючись, потрібно сказати, що сподіваєтеся на подальшу співпрацю (для цього можна спільно накреслити систему перспективних ліній її розвитку, позитивних змін). Поводитися зі співбесідником потрібно за всіма правилами етикету.

Бесіду краще закінчити  на оптимістичній ноті, висловити свою віру в людину, в її особистість.

Успішне використання бесіди підвищує моральну культуру людини, її психологічну компетентність, сприяє досягненню успіху в діловому житті.

На мою думку, варто звернути увагу на деякі важливі практичні рекомендації, щодо підвищення ефективності проведення ділової бесіди, зокрема:

•   уважно вислуховуйте співбесідника до кінця;

•  ніколи не нехтуйте його упередженнями;

•  уникайте непорозумінь і неправильних тлумачень;

• поважайте свого  співбесідника, будьте ввічливі, тактовні й дипломатичні;

• якщо потрібно, будьте наполегливі, але зберігайте витримку, коли "температура" бесіди піднімається;

• намагайтеся полегшити  співбесідникові сприйняття ваших  тез і пропозицій.

Готуючись до бесід, потрібно пам'ятати такі правила етикету:

— кожну бесіду проводити так, щоб вона переросла в подальшу співпрацю;

— заздалегідь треба знати тему зустрічі;

— призначаючи зустріч, треба чітко домовитися про дату та час, повідомити клієнтові, як краще  до вас дістатися;

— секретар має знати  ім'я, по батькові, прізвище клієнта, гідно зустріти його, в разі потреби — замовити перепустку; підготуватися до зустрічі (перевірити, чи є місце для верхнього одягу клієнта);

— коли клієнт зайде, організаторові зустрічі потрібно підвестися, потиснути  йому руку, запропонувати зручне місце;

— розпочинати бесіду потрібно точно в призначений  час;

— перед собою організатор  повинен мати інформацію про посаду, ім'я та по батькові клієнта (його візитну картку);

— у кабінеті годинник має бути розміщений так, щоб його добре бачили як господар, так і клієнт, це допоможе орієнтуватися в часі;

— потрібно намагатися менше  говорити, а більше слухати співрозмовника, щоб його зрозуміти;

— якщо пропозицію клієнта  прийнято, потрібно йому про це сказати  і домовитися про те, як надалі розвиватимуться ділові стосунки;

— клієнтові потрібно чітко сказати, коли буде дано остаточну  відповідь;

— якщо пропозиція клієнта  не влаштовує, потрібно одразу йому про  це сказати;

— прощаючись із клієнтом, організатор зустрічі має встати з-за столу, подати руку, провести до виходу, сказати йому добрі слова, побажати успіхів у справах і висловити надію на майбутнє співробітництво.

 

ЦІКАВІ ДОПОВНЕННЯ

1. Менеджеру слід знати мову жестів і поз. Так, на відміну від мови і міміки ми не контролюємо свою жестикуляцію і прийняті пози — це відбувається підсвідомо.

2. Техніка спілкування по телефону

Вважається, що оптимальний  час телефонної розмови в межах 3 хв, з яких:

• взаємне представлення - 20 ± 5 сек;

• введення співрозмовника в курс справи - 40 ± 5 сек;

• обговорення ситуації - 100 ± 5 сек;

• заключні слова - 20 ± 5 сек.

У загальному випадку  при викладі проблеми по телефону дотримуватись таких правил:

• максимальна лаконічність фраз;

• точність формулювань;

• однозначність висловлень;

• чіткість дикції.

3. Вітання є невід’ємною частиною початку бесіди або зустрічі. У даному аспекті дуже важливо знатися на національних особливостях цього дійства, адже якщо людина, з якою відбудеться зустріч, з іншої країни, де інші звичаї, то її можна і образити. Саме тому я надаю способи вітатися в різних країнах.

• Росія. Люди при зустрічі бажають один одному здоров'я і обмінюються дружнім рукостисканням.
• Німеччина. Строго! До 12 дня говорять "Добрий ранок", з 12 до 17 - "Добрий день", після 17 - "Добрий вечір".
• США. Питання: "Як справи". Відповідь: "Все чудово!", Навіть якщо далеко не все відмінно. Сказати "погано"-це верх непристойності!
• Малайзія. Питання: "Куди ти йдеш". Відповідь: "Погуляти".
• Ізраїль. Люди один одному говорять "Мир вам!"
• Іран. Люди один одному говорять "Будь весел!"
• Гренландія. Люди один одному говорять "Гарна погода!", навіть якщо за вікном мінус 40 градусів і дме сирий вітер!.
• Франція. При зустрічі і прощанні в неофіційній обстановці прийнято цілуватися, торкаючись один одного щоками по черзі і посилаючи в повітря від одного до п'яти поцілунків.
• Італія. Люди один одному говорять "Чао!".
• Країни Латинської Америки. При зустрічі прийнято обніматися навіть якщо це малознайома або зовсім незнайома людина.
• Лапландія (регіон у Фінляндії, Швеції та Норвегії). При зустрічі люди труться один об одного носами.
• Японія. При зустрічі люди кланяються одним з трьох видів поклонів-найнижчим, середнім з кутом в 30 градусів або легким.
• Китай. При зустрічі люди кланяються з витягнутими уздовж тіла руками.
• Індія. Люди в знак вітання руки складають разом і шанобливо притискають їх до грудей.
• Арабські країни. При зустрічі люди схрещують руки на грудях.
• Самоа (острівна держава в Тихому океані). При зустрічі люди обнюхують один одного.
• Тибет (регіон в Китаї). При зустрічі люди знімають головний убір правою рукою, а ліву руку закладають за вухо і висовують язик.
• Зулуси (негроїдний народ у ПАР). При зустрічі вигукують "Я тебе бачу!".
• Монголія. При зустрічі люди кажуть одне одному "Чи здорова ваша худоба?" [6].

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВОК

• Бесіда в усіх ЇЇ видах (ритуальна, глибинно-особистісна і ділова) є унікальною формою встановлення контакту між людьми, їх взаєморозуміння та взаємодії.

• Поширеною помилкою, що призводить до невдачі під час  бесіди, є жорстка орієнтація на остаточний результат і тиск на партнера.

• Перш ніж розпочинати  бесіду, треба добре обміркувати  свою поведінку на всіх ЇЇ етапах: при  встановленні контакту, під час орієнтації, при обговоренні проблеми і прийнятті  рішення, а також при завершенні контакту.

• Час, витрачений на засвоєння  правил і прийомів ведення індивідуальної бесіди, обов'язково принесе користь у розв'язанні багатьох проблем.

• Успіх індивідуальної ділової бесіди залежить від моральної  та психологічної компетентності у  спілкуванні кожного співрозмовника.

Зауважимо, що дуже часто бесіди, а точніше — індивідуальні бесіди, є однією з форм виховного впливу в сім'ї, школі, вищому навчальному закладі, серед друзів тощо.

Через бесіду виховного  характеру, як правило, намагаються  вплинути на співрозмовника, стимулювати  його до певних вчинків, запропонувати готові рецепти вирішення проблем тощо. Однак не слід забувати, що кожна людина, навіть дитина — це особистість зі своїми поглядами, специфікою характеру, здібностями, уподобаннями. Ніхто не бажає ставати об'єктом виховання, навіть доречного та справедливого, а тим більше — об'єктом маніпулювання.

На любов людина відповідає, як правило, любов'ю, на добро — добром. Тому не треба хитрувати, коли намагаєшся поговорити з людиною, переслідуючи певну дидактичну мету.

Не слід вимагати від співрозмовника більшого, того, що він не в змозі зробити, усвідомити, змінити, досягти та інше через ті чи інші причини. Не варто нав'язувати співрозмовникові поради, а тим більше давати оцінку його вчинків. Слід пам'ятати, що люди болісно сприймають критику, навіть справедливу. Важливо побудувати розмову так, щоб людина критично сама оцінила свої вчинки і зробила висновки або сама попросила дати їй пораду чи допомогти іншим чином у даній ситуації.

Рекомендується завершувати  виховну бесіду на приємній, оптимістичній ноті, щоб ця розмова не виявилася останньою і щоб співрозмовник остаточно не втратив віру в себе.

Слід зазначити, що всі  викладені правила й рекомендації, як і будь-які узагальнення, що виникають  при аналізі практики, не дають  рецептів успішного ведення діалогу "на всі випадки життя". Застосовувати ці поради потрібно творчо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Вейлл П. Искусство менеджмента. — М, 1993.
2. Игры, в которые играют менеджеры/ Игорь Зорин. - М.: Вершина, 2007. – 208 с.: ил., табл. – ISBN 978-5-9626-0391-9.
3. Как проводить деловые беседы: Сокр. пер. с сербско-хорв.; [Общ. ред., предисл., послесл. В. М. Шепеля],/ Предраг Мигич. - М.: Экономика, 1987. - 207,[1] с. ил. 21 см, 2-е изд.
4. Корніяка О. Мистецтво ґречності: Чи вміємо ми себе поводити?—К., 1995.
5. Техніка інтерв'ю. – К., 2000. – 120 с.
6. http://geoinf.jino-net.ru/