Внешняя среда организации

Влияние внешней среды  на деятельность организации происходит при помощи установления определенных условий (возможностей и ограничений) и форм взаимодействия. Условия, которые  определяются внешней средой, воздействуют на процесс формирования системы  целей, возможностей использования  всех видов и объемов ресурсов, поставки организацией результатов  своей производственной деятельности (товара, продукта, услуги).

Смысл своего существования  организация отражает в системе  целей. Реальными, т. е. достижимыми  цели могут быть только при условии  учета требований внешней среды. Поэтому цели организации подразделяются на внеорганизационные и внутриорганизационные. Внеорганюационные цели, по своей  сути, отражают желания, которые организация  хотела бы получить от внешней среды, или же требования, которые внешняя  среда предъявляет организации  как условия ее нахождения в глобальной внешней системе. Внутриорганизационные  цели представляют собой конкретную форму приспособления элементов  организации к эффективной процедуре  достижения внеорганизационной цели. Необходимость учета требований внешней среды определяет логику процесса формирования системы целей  организации. Изначальное определение внеорганизационных целей позволяет руководству учесть возможности, свойственные в текущий момент внешней среде и определить конкретные формы использования представившихся возможностей.

Внешняя среда для организации  чрезвычайно сложна и разнообразна. Все факторы внешней среды  взаимосвязаны и значение их меняется от организации к организации, от подразделения к подразделению  в пределах одного и того же предприятия. Несмотря на такие сложности и  трудности организации, желающей обеспечить себе выживание и достижение поставленных целей, следует постоянно быть в  состоянии эффективно реагировать  и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения.

Глава 3. Внешняя  среда организации в современных  условиях.

Особенности внешней среды в современных  коммерческих организациях России.

В связи с переходом  России к рыночным отношениям, внешняя  среда организаций нашей страны резко изменилась. Поэтому она  имеет свои особенности в отличии  от других стран, где эти отношения  развиваются на протяжении многих десятилетий  и здесь научились противостоять  воздействиям факторов внешней среды.

  Особенности среды внешнего окружения заключаются в её сложности и подвижности, сюда также можно включить и неопределённость. Очень большое количество факторов приходится учитывать менеджерам. Здесь можно выделить несколько факторов, которые стоят выше других, таковыми являются: высокие налоги, правительственное регулирование и бюрократия, трудности в поисках источников финансирования и нахождения хороших работников. И это действительно очень важные факторы, так как именно они являются основными препятствиями и проблемами. Если их рассматривать подробно, то это станет явно.

  Налоговое законодательство и вообще законодательство и вообще законодательство у нас в России настолько не идеально, что организации не могут как следует реагировать на его изменения. Законы в РФ изменяются чуть ли не каждую неделю.

 Штат бюрократического  аппарата в России настолько  вырос и преобладание вертикальных  связей в государственном аппарате  настолько велико, что некоторые  люди не могут открыть своё  дело, а организации должны отчитываться  не перед одним, а несколькими  чиновниками. И в последнее  время всё больше проявляется  коррупция в органах государственной  власти.

 Трудности в поисках  источников финансирования не  менее важная проблема. Особенно  остро эта проблема стоит сейчас, когда в стране происходит  и экономический и политический  кризис. В данный момент, когда  курс рубля падает, организациям  не выгодно брать кредиты в  банках, так как проценты, под  которые выдаётся кредит очень  высоки.

 Но особо важной  проблемой является нахождение  хороших работников, особенно менеджеров. У нас в России единицы менеджеров-профессионалов. Это объясняется тем, что в  связи с переходом от плановой  экономики к рыночным отношениям, не было специально подготовленных  людей, которые бы могли управлять  в условиях рыночной экономики.  Только сейчас, понимая эту проблему, осуществляют подготовку профессионалов-управленцев.

  Но не только отечественные организации сталкиваются с этими факторами, но и зарубежные предприниматели. И они, предполагающие начать свою деятельность в России, должны быть готовы столкнуться с проблемами и препятствиями, которые в сходной степени не существуют у них в стране. Эти факторы могут включать надёжность деловых партнёров и поставщиков, банковское обслуживание, валютно-финансовые операции, преступность против бизнеса, этические проблемы. Они также должны быть готовы к тому, что их российские патриоты могут придавать меньшее значение проблемам, которые часто являются важными с точки зрения иностранных коллег, таким, как управление персоналом, реклама, несправедливая конкуренция, повышение квалификации работников, а также их обучение.

Ряд факторов, которые как  и в России, так и в других странах могут повлиять на организацию  из вне:

Как мы уже видели выше, существует множество факторов среды, которые  влияют на организацию, хотя эффект их воздействия на организацию может  быть не совсем явным. Для того чтобы  оставаться прибыльными, организации  должны противостоять неопределенности обстановки. Под неопределенностью  подразумевается то, что зачастую решения приходится принимать без  достаточной информации о факторах среды, и руководителям, принимающим  решения, трудно предсказать внешние  изменения. Неопределенность обстановки повышает вероятность рисков провала  стратегии организации и затрудняет расчет затрат, связанных с альтернативными  стратегическими направлениями.

3.2 Неопределенность внешней среды организации.

Организации стараются получить представление о неопределенных условиях посредством анализа, пытаясь  свести многочисленные факторы обстановки к модели, которая будет понятной и согласно которой можно действовать.

Обстановка, с которой  сталкиваются организации, не одинакова, поэтому ей соответствуют различные  уровни неопределенности, которые могут  быть классифицированы на основе анализа двух характеристик:

-степени простоты или сложности обстановки;

-степени стабильности или нестабильности (динамичности) событий.

Неопределенность внешней  обстановки возрастает с увеличением  динамичности или же с усложнением  ее условий. Степень динамичности внешней  среды определяется темпом и частотой изменений.

Измерение неопределенности внешней среды по принципу "простая-сложная" имеет отношение к количеству и несхожести внешних элементов, связанных с деятельностью организации: в сложной внешней среде взаимодействует  множество различных внешних  элементов, оказывающих влияние  на организацию.

Сложность может возникать  из различий в элементах внешней  среды, с которыми сталкивается организация (например, международная организация, работающая во многих странах), а также  быть результатом суммы знаний, необходимых  для того, чтобы справиться с воздействием обстановки (например, требование к  аэрокосмической компании).

Нетрудно привести примеры  организаций, действующих в простой  среде. Это может быть, например, продовольственный магазин или  курсы обучения иностранному языку. В подобных случаях единственными  действительно важными внешними элементами являются несколько конкурентов, поставщики и потребители. Государственное  регулирование минимальное, изменения  в культуре имеют незначительное воздействие.

В сложной среде действуют  университеты или районные управы. В университетах пересекается целый  спектр наук. Они являются местными центрами культурного обмена и обмена научными ценностями. Университеты вступают во взаимодействие с правительством и фондовыми учреждениями, профессиональными и научными ассоциациями, выпускниками, корпорациями. Это формирует большее количество внешних элементов и сложную внешнюю обстановку. Районные управы выполняют разнообразные хозяйственные и социально-политические функции, направленные, прежде всего, на удовлетворение потребностей населения и организаций, действующих на территории района. Их работа определяется постановлениями префекта и мэрии, запросами и жалобами населения, необходимостью обеспечения успешной работы в районе городских служб и многими другими факторами.

Измерение неопределенности внешней среды по принципу "стабильная-нестабильная". Данная характеристика имеет отношение  к темпам изменения внешней среды. Организации могут действовать  гам, где изменения одного или  многих факторов происходят медленно или очень быстро. Например, компании по производству электронно-вычислительной техники действуют в очень  нестабильных или динамичных внешних  условиях, в то время как многие муниципальные учреждения (например, общеобразовательные школы или  службы по уборке территории) работают в стабильной обстановке.

Состояние "сложная-стабильная внешняя среда" представляет в  некоторой степени более высокий  уровень неопределенности. При внешнем  аудите необходимо учесть большое количество факторов, проанализировать и оценить  их воздействие на эффективность  организации. Однако в подобной среде  внешние факторы не меняются быстро или неожиданно. Деятельность университетов, компаний по производству электрооборудования, страховых компаний осуществляется именно в такой сложной стабильной среде. Имеется большое количество внешних элементов, но, хотя они и  меняются, перемены относительно постепенны и предсказуемы.

Состояние "простая—нестабильная". В такой внешней обстановке происходит дальнейшее возрастание уровня неопределенности. Хотя у организации может быть всего несколько внешних факторов воздействия, их изменения труднопредсказуемы и они неожиданно реагируют на инициативы организации. Примерами организаций, действующих в таком типе внешней среды, являются производители модной одежды, персональных ЭВМ, шоу-бизнес. Действующие в этом секторе организации сталкиваются с постоянно меняющимися предложением и спросом.

Состояние "сложная—нестабильная". Наиболее высокий уровень неопределенности возникает в сложной-нестабильной обстановке. На организацию воздействует большое количество внешних факторов, они часто изменяются и резко  реагируют на инициативы организации. Когда одновременно меняются несколько  факторов, внешняя среда становится "бурлящей", или, как ее называют, турбулентной. С такой средой сталкиваются, например, электронные фирмы и  авиакомпании. Так, в случае с авиакомпаниями: в течение всего лишь нескольких последних лет им пришлось противостоять  росту числа региональных авиакомпаний, разрегулированию, войне цен, взлету цен на топливо, тесноте в аэропортах, изменению спроса потребителей и  т.д. С подобными ситуациями сталкиваются аэрокосмические корпорации, компании связи, фармацевтические фирмы и многие другие.

Показатели сложности  и нестабильности внешней среды  по-разному воздействует на организационное  поведение отдельных функциональных подразделений организации. Рассмотрим в качестве примера воздействие  этих показателей на кадровую службу организации.

Простая и стабильная среда  — самая простая для работы отдела кадров. Прогнозирование потребности  в персонале относительно несложно, поскольку оно может основываться на прошлых тенденциях. Необходимость  изменения методов стимулирования труда и мотивации незначительны  в связи с низкими уровнями конкуренции. Доходы от продажи и  уровни прибыли, скорее всего, будут  оставаться постоянными, поэтому фонд заработной платы не меняется. Применяются  рутинные процедуры для поиска и  отбора персонала. Оценить информацию о внешней среде относительно легко, так как количество включенных элементов невелико.

Сложная и стабильная среда. С точки зрения перспектив управления персоналом, этот случай также не представляет серьезных проблем. Прогнозирование  потребности в дополнительной рабочей  силе относительно несложно в связи  с высоким уровнем стабильности и довольно значительным постоянством рынка труда. Оценка информации гораздо  сложнее из-за значительного количества вовлеченных элементов. Однако нет  серьезной необходимости для  изменения политики в отношении  работы с персоналом, так как используемые методы работы достаточно эффективны.

Простая и нестабильная среда. Этот случай представляет более значительные проблемы. В связи с высоким  уровнем динамичности ситуации на рынке  прогнозирование результатов работы осложнено. Проблемы оценки менее значительны  вследствие небольшого количества действующих  элементов. Однако, возможно, придется пересматривать и совершенствовать методы отбора персонала, систему премирования, мотивации.

Сложная и нестабильная среда. Это наименее благоприятное состояние  внешней среды для деятельности службы персонала. Оно делает процесс  кадрового планирования чрезвычайно  трудным. Прогнозировать кадровые изменения  сложно из-за высокого уровня комплексности  проблем, затруднений со сбором информации и невозможности основываться на прошлых тенденциях. Управление персоналом, его планирование чрезвычайно осложнено  из-за циклических изменений потребности  в персонале из-за нестабильности рынка. Оценить информацию очень  трудно вследствие большого количества включенных переменных. Вероятно, придется более широко использовать услуги кадровых агентств.

Внешняя среда, или организационное окружение, — это все то, что лежит за границами организации и имеет возможность влиять на нее. Факторы внешней среды, влияющие на процесс разработки стратегии развития организации, подразделяются на "ближнее" организационное окружение (его факторы непосредственно влияют на организацию) и "дальнее" окружение, которое воздействует на организацию опосредовано.