Внутренние факторы организации и пределы их управляемости менеджерами организации

Вследствие  формализации принято выделять две  формы организационной системы: бюрократическая и органическая. Организации, которые в большей  степени подвержены формализации называют бюрократическими. М. Вебер обозначил  их как идеальный тип структуры, в силу их четкости и строгости, и выделил основные принципы таких структур:

«I. Существует принцип фиксированных сфер должностных полномочий, которые обычно регламентируются правилами, то есть законами или административными установлениями.

1. Регулярная деятельность, диктуемая целями бюрократически управляемой структуры, распределяется установленным образом в качестве служебных обязанностей.

2. Право отдавать распоряжения, необходимое для их выполнения, распределяется установленным образом и строго разграничивается правилами, регламентирующими принудительные, материальные, моральные или иные меры, которые могут применяться по усмотрению руководства.

3. Для надлежащего и непрерывного выполнения обязанностей и для реализации соответствующих прав необходима методическая база; на работу нанимаются только те, кто обладает общепринятой квалификацией.

П. Принципы должностной  иерархии и ранговой власти подразумевают  строго регламентированную систему  верховенства и подчинения, в которой  вышестоящие по должности контролируют нижестоящих.

III. Управление в современной организации базируется на письменных (зарегистрированных) документах, хранимых в определенном порядке в виде оригиналов или копий.

IV. Руководство ведомством, по крайней мере все специализированное руководство – а именно таковое отвечает современным требованиям, – обычно проходит всестороннюю специальную подготовку.

V. Руководство ведомством следует общим правилам, более или менее стабильным и более или менее исчерпывающим, а также поддающимся изучению. Знание правил – это технические познания, которыми обладают должностные лица. Они включают вопросы правового, административного либо коммерческого управления» [19, 85]

Органические  же организации наоборот игнорируют формализацию, тем самым делая упор на гибкость рабочего процесса и на координацию посредством взаимного согласия или же непосредственного контроля.

«• работники озабочены в основном социальными нуждами и обретают чувство самоидентичности только во взаимоотношениях с другими людьми;

• рационализация производства и узкая специализация  приводят к тому, что смысл своей производственной деятельности работники видят не в самой работе, а в социальных от ношениях, которые складываются в процессе труда;

• работники  в большей степени склонны реагировать на воздействие своих товарищей, чем на инициативы начальства;

• высокий уровень  сплоченности делает групповое мнение основным источником морального авторитета для членов трудового коллектива;

• работники  склонны положительно реагировать на инициативы начальства, когда оно учитывает социальные потребности своих подчиненных и, в первую очередь, потребность в общественном признании.» [4, 98]

В целом все  организации можно поделить на несколько типов, которые отвечают требованиям и целям организации:

Функциональная  или же классическая предполагает разделение организации на функциональные элементы, которые отвечают четкой определенной задаче и имеют конкретные обязанности. Такие организации в большинстве своем являются небольшими, производят достаточно узкий ряд  товаров, находятся в фиксированных внешних условиях и не применяют не типичные управленческие решения.

Дивизиональная. Такая организация состоит из элементов, разделенных по видам товаров или услуг, или по группам потребителей, или по местоположению продажи товаров.

Проектная организация  представляет собой объединения в группы для решения конкретной задачи. Имеет временный характер и способна меняться в соответствии с требованиями среды.

Матричная. Представляет собой смесь проектной и функциональной и предполагает двойное подчинение. Вертикаль управления с в рамках отдельных видов деятельности организации , а по горизонтали происходит управление проектами.  Данный тип характерен для организаций, где проектная форма постоянна.

Конгломератная. Представляет собой объединение  разнообразных элементов и подразделений, которые осуществляют свою деятельность функционально, но являются инструментом для реализации целей других элементов организации. Характерна для международных корпораций.

1.4  Задачи

 

Еще одним фактором является задачи, реализуемые работниками. Это есть не что иное как серия  действий или их часть, которые имеют  определенные сроки и должны быть исполнены определенным способом. При этом задачи формулируется непосредственно не работнику, а его должности. Структура организации определяет задачи для каждой должности, которые вносят свой вклад в осуществлении целей организации. Отсюда следует, что если задачи выполняются точно и в срок, то организация действует успешно.

Принято выделять три типа задач: работа с людьми, с предметами и информацией. Соответственно работа с людьми подразумевает координацию  и контроль подчиненных, с предметами - их трансформацию и преобразование в продукт, с информацией – ее подбор, ранжирование, отсев, преобразование. Следует так же отметить, что задачи могут относиться не только к должностям, но и к подразделениям и даже к организации. Здесь просматривается перекрест с краткосрочными целями. Поэтому руководители должны четко разграничивать цели и задачи в зависимости от их характера. Задачи более узко формулируют то, что должно быть в итоге. При этом именно задачи обеспечивают реализацию целей, являясь промежуточным инструментом их осуществления. То есть совокупность задач по своей сути является переформулировкой цели с присутствием оперативного характера. «Очень важно, чтобы задача была поставлена в показательной форме, и ее можно было измерить». [5, 17]

 

 

1.5 Технологии

 

Технологии  очередная важная составляющая внутренней среды, которая является инструментом для преобразования ресурса, людей, информации, физические материалы, в конечный желаемый продукт. Она     тесно сопряжена с задачами. Выполнение задачи напрямую зависит от технологии, которая используется для ее реализации.

Значительный  вклад в увеличение влияние этой переменной внесла концепция стандартизации и механизации. Ее суть заключается  в использовании взаимозаменяемых компонентов и частей в производстве. Таким образом, существенно сокращается не только стоимость производства но и ремонт продукта. Данная концепция дала толчок для дальнейшей специализации, открыв возможность использования малоквалифицированного труда.  Следующим этапом становления массового производства стал конвейер. Узко ограничив и специализиров, задачу работника тем самым он поднял производительность. Впервые конвейер был применен Генри Фордом в 1913 г.

Существует  классификации технологий по типам. Например, классификация Джоан Вудворд широко известна. Она выделила три типа технологии производственных фирм:

- Единичное,  мелкосерийное производство. Обуславливается  производством одним или малой  серией товаров. Такая технология  характерна организациям занимающимся  выпуском индивидуальных или же опытных изделий для определенных покупателей.

- массовое, широкомасштабное  производство. Характерно при изготовлении большего объема одинаковых или похожих товаров. При производстве в максимальном объеме используются концепции стандартизации и конвейерной сборки.

- непрерывное  производство характеризируется  постоянным выпуском идентичных изделий круглые сутки в больших объемах. Такие производства в большинстве своем практически полностью автоматизированы.

Другую классификацию  привел социолог Джеймс Томсон. Его классификация хоть и не противоречит классификации Вудворда, но имеет другую направленность. Томсон так же выделил три типа технологий.

- многозвенные  технологии обуславливаются цепочкой  последовательных задач, каждая  из которых зависит от предыдущей. Конвейер является типичным способом для таких технологий.

- посреднические  технологии обуславливает встречи  различных людей, клиентов или  потребителей, которые зависят или  хотят быть таковыми. Такие технологии  дают возможность возникновения  взаимоотношений в таких сферах как банковское дело, страхование, биржа труда и тд.

- интенсивные  технологии используются в организации,  в которой производимые операции  над материалом осуществляются  специальными приемами, навыками. Примерами  служат монтаж фильмов, лесозаготовка, добыча нефти.

Из всего  вышесказанного можно отметить, что  классификация Вудворда больше относиться и лучше описывает промышленные предприятия, в то время как классификация  Томсона больше применима для  технологий, применяемых в других областях.

В свою очередь  Ч. Перроу выделил свою классификацию, основанную на совокупности способов изготовления товаров, разработке и принятий решений и степени влияния социальной структуры организации. Он выделил два параметра характеристики всех существующих технологий: изменчивость задания то есть наличие исключений при осуществлении работы, анализируемость задания, с последующей разработкой алгоритма.

Вследствие  этого каждая технология может быть охарактеризированна точкой на координатной плоскости, где одна ось представлена в виде изменчивости задания, а другая в виде степени аналитичности задания (см. рис 2)

При наличии  высокой степени аналитичности  задания его можно разбить  на множество составляющих и выработать алгоритм технологического процесса. Вследствие этого появляется возможность перестройки процесса таким образом, что он будет автоматизирован и могут быть  привлечены менее квалифицированные работники, что стимулирует специализацию труда. Изменчивость же организации характеризует насколько сильно сотрудник или их группа следует привычным нормам, правилам и способам деятельности или насколько подвержена новаторским идеям, созданию новых норм, правил, способов труда.

Рисунок 2 – Модель Ч. Перроу

 

Согласно данной модели плоскость можно разделить на четыре области, каждая из которых обуславливается специфичными характеристиками и особенностями технологий:

- ремесленные технологии. В данной технологии работник не разрабатывает алгоритм действий, а напротив постоянно совершенствует продукт и ищет новые способы и методы для улучшения его качества. Работнику безразлично, с какого этапа начать. При этом возможно присутствие слабозаметной стандартизации.

Таким образом, данные технологии используются в основном для повышения качества и совершенствования продукта.

- рутинные технологии обусловлены применением стандартизации, максимально эффективной специализацией работы и присутствием работников отвечающих за  частичный труд. Производство характеризуется монотонностью и однозадачностью, Полностью отсутствует возможность существования нетипичных задач и новшеств.

Такие технологии предусматривают  высокую производительность, но к  недостаткам относятся отсутствие гибкости, низкую степень активности неформальных групп, относительную зависимость организации от условий внешней среды.

- Инженерные технологии  характеризируются организациями  работающими в условиях постоянной  изменчивости внешних условий,  предъявляющих постоянно все  новые требования к продукту  и проявлением нетипичных заданий.

Такие технологии подвержены формализации  происходящих изменений  в процессе труда, проработке всех исключений, составлением многоуровневых цепочек задач и алгоритмов, учитывающих все возможные изменения в содержании операций и рабочих мест.

- нерутинные технологии используются в случаях постоянного поиска нового, присутствия  нетипичных заданий и их решений в  производстве. Организации, применяющие данную технологию, в большинстве своем ведут деятельность в малоизученных областях или же действуют в условиях постоянного изменения внешней среды и рынка.

Такие технологии крайне рискованны и непредсказуемы и их применение в большинстве случаев оправданно в период формирования и адаптации организации или же в случае производства включающего в себя постоянный поиск новых алгоритмов, цепочек, методов взаимодействия.

 Стоит отметить  так же то, что ни один тип  технологии не может считаться  лучшим по сравнению с другими  в силу соответствия каждого  типа  определенному виду деятельности. Каждый тип имеет как свои преимущества, так и свои недостатки. В таком случае выбор технологи обуславливается, прежде всего целями и задачами стоящими перед организаций.

1.6 Люди

 

Люди и персонал являются одним из центральных факторов внутренней среды организации, которая в свою очередь является их объединением. Все остальные факторы определяются именно людьми, отсюда следует, что именно этот фактор ключевой. Персонал определяется как совокупность всех человеческих ресурсов, которыми обладает организация. 

Можно выделить три аспекта данного фактора: индивидуальное поведение, поведение в группах, поведение руководителя и его влияние на отдельных индивидов и групп.

Первый аспект характеризируется  индивидуальными способностями, склонностями, убеждениями, мировоззрением, верой, демографическими составляющими, культурными особенностями, потребностями, производительностью.

 Групповое поведение  обуславливается ценностями, правилами  поведениями характерных для  группы, уровнем развития коллектива, особенности лидерства, способами разрешения конфликтов.