Организация кассовых операций в народном хозяйстве

Некоммерческие организации  в соответствии с законодательством принимают в кассу наличные деньги по приходным кассовым ордерам и (или) другим приходным документам либо по ведомостям с приложением приходного кассового ордера на общую сумму принятых наличных денег по ведомости (ведомостям) без составления приходного кассового ордера на каждого вносителя наличных денег. Оформляется ведомость аналогично платежной ведомости.

Приходные кассовые ордера и другие документы установленных в соответствии с законодательством форм заполняются в порядке, установленном законодательством.

Подтверждением приема наличных денег являются:

1. квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, установленной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. № 38 ”Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций“ (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 95, 8/22186)(абзац второй части второй пункта 22 изменен – постановление Правления Национального банка от 27.03.2012 № 136);
2. другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Выдача наличных денег  из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных  нотариусов, привлекающих для осуществления  предпринимательской деятельности, обеспечения осуществления частной  нотариальной деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится по:

1. расходному кассовому ордеру формы КО-2, установленной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от  
   29 марта 2010 г. № 38(абзац второй части первой пункта 23 изменен – постановление Правления Национального банка от 27.03.2012 № 136);
2. платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Бюджетными организациями  в случае наличия у них разных источников поступления денежных средств (из бюджета, от осуществления предпринимательской  деятельности и др.) расходные кассовые документы составляются по каждому  источнику отдельно.

Заготовительные организации, в том числе организации потребительской  кооперации, могут производить выдачу наличных денег сдатчикам продукции  и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным  документам установленных в соответствии с законодательством форм.

Расходные кассовые ордера и другие документы установленных  форм заполняются в порядке, установленном  законодательством.

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным  ведомостям допускается составление  одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются  на каждой платежной ведомости.

При выдаче наличных денег  по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие (справку, подтверждающую) их личность, и расписываются за получение  денег в соответствующей графе  платежной ведомости.

Выдача юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными  предпринимателями наличных денег  своим работникам может производиться  по удостоверению, выданному данным юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, при  наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска  печати юридического лица, индивидуального  предпринимателя, выдавшего удостоверение.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических  средств с указанием по итогу  суммы наличных денег цифрами  и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя средств цифрами проставляется  сумма причитающихся к получению  наличных денег.

Выдача наличных денег  лицам, не состоящим в штате юридического лица, подразделения, индивидуального  предпринимателя, частного нотариуса, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной  ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму  выплаченных наличных денег по платежной  ведомости (ведомостям).

Выдача наличных денег  лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий  стихийных бедствий, может производиться  по платежной ведомости. Платежные  ведомости составляются отдельно по каждому юридическому лицу, подразделению, работники которого были направлены на указанные работы, и заверяются наряду с подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения (или лиц, ими  уполномоченных), осуществляющего сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, подписью уполномоченного лица юридического лица, подразделения, работники которого были направлены на указанные работы.

Выдачу  наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, предусмотренных законодательством, либо лицу, указанному в доверенности, при предъявлении документов, указанных  в настоящей Инструкции.

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном  законодательством порядке, в тексте расходного кассового ордера после  фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя наличных денег бухгалтером, индивидуальным предпринимателем учиняется запись ”По доверенности“, указываются  фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, которому доверено получение наличных денег.

Если выдача наличных денег  производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир учиняет запись ”По  доверенности“.

В случае если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной  ведомости.

В случае если доверенность выдана на получение наличных денег в течение  определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством  порядке, хранится у юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Разовые выдачи наличных денег  на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдача нескольким лицам наличных денег на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости учиняется  разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального  предпринимателя или лиц, ими  уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег  прописью.

Выдача денежных средств  под отчет на предстоящие расходы  на цели, установленные законодательством, работникам юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса производится как  наличными деньгами, так и с  использованием  корпоративных карточек.

Порядок выдачи денежных средств  под отчет на предстоящие расходы  заключается, как правило, в предварительном  обеспечении работников авансом  на предстоящие расходы.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, частные  нотариусы выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет  на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным,  индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом, включая день выдачи (получения с корпоративной  карточки) наличных денег под отчет:

1. не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;
2. не более 10 рабочих дней –  на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;
3. до 30 рабочих дней –  в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению, у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели выдают наличные деньги, в том числе с  использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы  для осуществления расчетов с  юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями  в размерах, определяемых руководителем  юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, установленного настоящей Инструкцией.

Лица, получившие наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет  на предстоящие расходы, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, представить  в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь. [1]

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных  карточек под отчет на предстоящие  расходы, обязаны не позднее 15 рабочих  дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.

Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения или по почте, при этом  датой представления отчета считается дата отправления заказного письма.

Лица, получившие денежные средства под отчет, осуществляют их расходование на цели, определенные руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом в соответствии с законодательством. Передача другим лицам наличных денег, полученных под  отчет, в том числе с использованием корпоративных карточек, а также  использование корпоративных карточек другими лицами не допускается.

Юридические лица, подразделения, осуществляющие через  уполномоченных лиц, находящихся вне места нахождения юридического лица, подразделения, расчеты  с физическими лицами и выдающие работникам денежные средства под отчет с использованием корпоративной карточки для проведения указанных расчетов, могут дополнительно перечислять на карт-счета денежные средства без представления полного отчета по ранее перечисленным на карт-счет суммам денежных средств.

В случае, указанном в  части третьей настоящего пункта, если расчеты с физическими лицами осуществляются наличными деньгами на территории вне места нахождения юридического лица, подразделения только одним уполномоченным лицом, отчет  об израсходованных суммах с приложением  карт-чеков (их копий, заверенных руководителем  юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным) и иных документов, подтверждающих целевой характер расходования денежных средств, представляется в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения в сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в месяц.

Документами, подтверждающими  расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются:

1. кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
2. другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

Допускается использование  личных денежных средств физических лиц для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального  предпринимателя, частного нотариуса, с которыми указанные физические лица состоят в трудовых отношениях, а также личных денежных средств  членов профессиональных союзов на указанные  цели в интересах профессиональных союзов в пределах размеров, установленных  настоящей Инструкции.