Основные положения теории систем

Информационные системы управления позволяют 

• повышать степень обоснованности принимаемых решений:.

счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

• уровень в системе государственного управления;

• область функционирования экономического объекта;

• виды процессов управления;

• степень автоматизации информационных процессов.

 

 

 

 

 

Практическая часть

П.6.1. Сформулируйте и обоснуйте цель управления.

Цели фирмы формируются на основе миссии организации и тех ценностей, на которые ориентируется высшее руководство. Долгосрочные цели ООО «Колибри»: выйти на лидирующие позиции на рынке компьютерной и оргтехники г. Брянска, начать расширение торговой сети посредством открытия новых торговых точек.

 

 

П.6.2. Проанализируйте организационную структуру управления и

механизмы внеструктурного управления.

Организационно ООО «Колибри» состоит из трех основных отделов: торгового отдела, отдела технического обслуживания и административного отдела. Во главе организации стоит генеральный директор. Он контролирует деятельность торгового, технического и административного отделов, разрабатывает маркетинговые мероприятия (совместно с начальником отдела маркетинга), осуществляет составление заказа (совместно с зав. складом и начальником отдела маркетинга) и поставку товаров, контроль за движением денежных средств, оплату труда персонала. Бухгалтеры осуществляют бухгалтерский и налоговый учет, ведут необходимую документацию. Торговый отдел занимается консультированием клиентов, продажей товаров, принимает заказы. Отдел технического обслуживания занимается сборкой готовых систем из комплектующих, тестированием и ремонтом техники.

 

Рис. 9. Организационная структура ООО «Колибри»

 

Персонал ООО «Колибри»:

• Генеральный директор - руководит в соответствии с действующим законодательством деятельностью организации, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества организации, а также за результаты ее деятельности; обеспечивает выполнение всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами;
• Главный бухгалтер - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности; формирует в соответствии с законодательством учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности организации; обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, проведения инвентаризаций, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения; обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы;
• Бухгалтер - ведет регистрацию входящих счетов; осуществляет операции по приему и выписке счетов-фактур в строгом соответствии с установленными нормативными документами, правилами, ведет журналы их регистрации; производит регистрацию всей исходящей и входящей документации; осуществляет по мере надобности обязанности курьера по доставке документов отдела в различные ведомства и организации;
• Зав. складом - руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей; обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;
• Техник - осуществляет основные виды деятельности организации: сборка компьютерной техники, обслуживание бытовой и оргтехники; заправка картриджей и профилактика офисного оборудования; подключение оборудования; прокладка и обслуживание сетей; установка спутникового телевидения и интернета; установка программного обеспечения и др.;
• Начальник технического отдела - координирует работу технического отдела организации; осуществляет контроль выполняемой работы техников; при необходимости выполняет функции техника; руководит работниками технического отдела;
• Продавец-консультант - осуществляет обслуживание покупателей (предложение товаров, демонстрация их в действии, помощь в выборе товаров); подсчитывает стоимость покупки и выписывает чек; осуществляет подготовку товаров к продаже (распаковка, сборка, комплектование, проверка эксплуатационных свойств и т. д.); изучает спрос покупателей;
• Начальник отдела маркетинга - осуществляет разработку маркетинговой политики организации на основе анализа свойств продукции и прогнозирования потребительского спроса и рыночной конъюнктуры; обеспечивает участие отдела в составлении перспективных и текущих планов, определении новых рынков сбыта и новых потребителей продукции; координирует деятельность всех функциональных подразделений по сбору и анализу информации, созданию банка данных по маркетингу; осуществляет надзор за правильностью хранения, транспортировки и использования товаров; при необходимости выполняет функции продавца-консультанта; руководит работниками отдела сбыта.

 

П.6.3. Аргументируйте принципы, в соответствии с которыми

следует организовывать сбор и обобщение информации, а также коммуникационные процессы в целях успешного управления. Систематизируйте проблемы информационного обеспечения на современном этапе.

 

Нужно руководствоваться следующими принципами:

- систематичности информации;

- достоверности информации;

- доступности и т.д. Соответствие  этим принципам делает информацию  объектом системного анализа.

 

 

 

 

 

Контрольное задание 7

Теоретическая часть

По всему материалу дисциплины

Т. 7.1. Перечислите элементы системного мышления.

 

 

«Система представляет собой определённое множество взаимосвязанных элементов, образующих устойчивое единство и целостность, обладающее интегральными свойствами и закономерностями»

Структура системы – совокупность элементов системы и связей между ними в виде множества.

Структура  является  статической  моделью  системы  и  характеризует  только  строение  системы,  не  учитывая  множества

свойств (состояний) её элементов. Система существует среди других материальных объектов, которые не вошли в неё. Они

объединяются понятием «внешняя среда» – объекты внешней среды. По сути дела, очерчивание или выявление системы есть

разделение некоторой области материального мира на две части, одна из которых рассматривается как система – объект анализа (синтеза), а другая – как внешняя среда.

 

Т. 7.2. Охарактеризуйте основополагающие идеи для поиска решения

проблем.

Качественные методы используются на начальных этапах моделирования, если реальная система не может быть выражена в количественных характеристиках, отсутствуют описания закономерностей систем в виде аналитических зависимостей. В результате такого моделирования разрабатывается концептуальная модель системы.

Количественные методы используются на последующих этапах моделирования для количественного анализа вариантов системы.

Между этими крайними методами имеются и такие, с помощью которых стремятся охватить все этапы моделирования от постановки задачи до оценки вариантов, но для представления задачи оценивания привлекают разные исходные концепции и терминологию с разной степенью формализации. К ним относят:

• кибернетический подход к разработке адаптивных систем управления, проектирования и принятия решений (который исходит из теории автоматического управления применительно к организационным системам);

• информационно-гносеологический подход к моделированию систем (основанный на общности процессов отражения, познания в системах различной физической природы);

• структурный и объектно-ориентированные подходы системного анализа;

• метод ситуационного моделирования;

• метод имитационного динамического моделирования.

 

Т. 7.3. Объясните понятие узкого места и подход к управлению по принципу ведущего звена.

 

Принцип выделения ведущего звена (ликвидации узких мест). Почти всегда при анализе выясняется, что или в хозяйственном комплексе, или в отдельно взятом изделии существует какая-то часть, которая требует больших затрат на обеспечение жизнеспособности этого объекта или сдерживает получение эффекта от его функционирования (использования). Очевидно, что с точки зрения анализа исследование наиболее целесообразно направить на ликвидацию этих сдерживающих обстоятельств или направлений.

 

 

Практическая часть

 

П.7.1. Опишите, в чем проявляется исследуемая проблема. Какие решения принимались для ее решения? Почему проблема осталась нерешенной? Какие соображения нужно принять во внимание, чтобы решить эту проблему по сути?

 

Данная проблема заключается в том, что руководитель использует директивные и авторитарные методы управления, в то время как надо бы применять и либерально-демократические. В целях устранения данной проблемы необходимо использовать модель в виде тренинга для руководителя. Но в то же время, элементы директивности должны присутствовать в управлении.

 

П.7.2. Объясните с использованием ранее построенных моделей эмерджентные свойства и поведение системы.

 

Эмерджентные свойства – это свойства целостности системы, т. е. не присущие составляющим ее элементам, рассматриваемым отдельно, вне системы. В данном случае к эмерджентным можно отнести функционирование организации на рынке, в то время как в сумме отдельно взятые сотрудники не представляют из себя организации, поскольку уровень сплоченности низкий.

 

 

П.7.3. Обоснуйте корневую причину исследуемой проблемы. В заключение обобщите и аргументируйте основные выводы системного исследования и дайте рекомендации.

Таким образом, в целях укрепления позиции ООО «Колибри» на рынке компьютерной и оргтехники г. Брянска были предложены следующие мероприятия:

• оптимизация организационной структуры;
• увеличение оборотного капитала;
• учет сезонности при закупочной деятельности;
• небольшое снижение цен;
• распространение рекламных буклетов и календариков;
• изменение web-сайта организации;
• подача рекламных объявлений в газеты.

 

Регулировать уровень сплочения трудового коллектива возможно на основе воздействия на факторы сплоченности. Эти факторы разделяются:

- общие;

- Локальные.

К общим факторам относятся форма собственности на средства производства, характер труда, особенности хозяйственного механизма, социокультурные атрибуты (ценности, нормы, традиции), которые в совокупности действуют на макроуровне.

Локальные факторы могут быть объединены в 4 группы:

1.Организационно-технические;

2.Экономические;

3.Социально-психологические;

4. Психологические.

Организационно-технические факторы связаны с техническими составляющими предприятия и характеризуются уровнем организации производства (создание условий для ритмичной работы, обеспечение рабочих мест вещественными элементами труда, системой обслуживания и т.д.) и труда (выбор той или иной формы организации трудового процесса: индивидуальная или коллективная), пространственным расположением рабочих мест (зависит частота контактов между работниками, определяют способы общения в процессе труда), организационным порядком (характеризуют существующие в коллективе функциональные отношения и связи).

Экономические факторы характеризуются применяемыми на предприятии формами и системами оплаты труда, особенностями премирования. Здесь важно, чтобы работники воспринимали действующие распределительные отношения в коллективе как справедливые и участвовали в этом процессе.

Социально-психологические факторы включают в свой состав социально- производственное информирование членов коллектива (заключается в доведении до каждого работника общих целей, заданий, норм, способов определения и т.д.). Эти факторы обуславливают психологический климат коллектива (эмоциональный настрой коллектива, социально-психологическая атмосфера в коллективе, которая может быть благоприятной и неблагоприятной, оптимальной и неоптимальной). Эти факторы определяются так же стилем руководства, то есть особенностью поведения руководителя, его организаторскими способностями, умением работать с людьми.

Психологические факторы проявляются в психологической совместимости его членов, благоприятном сочетании свойств работников, способствующих эффективности совместной деятельности.

Реализация предложенных мероприятий должна позволить предприятию не только увеличить товарооборот и прибыль, но и более эффективно использовать имеющиеся ресурсы. При этом организация сможет занять твердую позицию на рынке компьютерной и оргтехники г. Брянска и снизить риск вытеснения конкурентами.