2.2. Цели,
задачи и процедуры аудита найма персонала
Цель аудита найма
персонала - мониторинг соответствия процесса
управления набором и отбором персонала
законодательству и корпоративным стандартам,
а также оценка его социальной и экономической
эффективности.
Аудит действий,
направленных на привлечение персонала
в организацию с учетом плановых потребностей,
состоит в том, чтобы оценить:
- адекватность
привлечения персонала стратегии
развития;
- используемую
процедуру выбора вариантов привлечения
персонала;
- установленную
процедуру привлечения персонала
на вакантные должности;
- методику отбора
персонала;
- учет интересов
вновь принятых на работу при
расстановке их по рабочим
местам;
- условия и
результаты адаптации персонала;
- количество
уволившихся из числа принятых на работу
за последний год.
Информационная
база включает в себя: Трудовой кодекс
РФ; стандарты и положения МОТ и других
международных организаций; Единый тарифно-квалификационный
справочник работ и профессий рабочих;
Квалификационный справочник руководителей,
специалистов и других служащих; заводскую
методику оценки рабочих мест; документацию
предприятия по организационно-нормативному
регулированию процедуры найма персонала;
должностные инструкции; штатное расписание;
положения о структурных подразделениях;
документацию предприятия по организационно-распределительной
деятельности (приказы о зачислении на
работу и др.); заявки от структурных подразделений
в адрес кадровой службы о потребности
в вакансиях; отраслевое и региональное
соглашения, коллективный договор; документы
по учету кадров; трудовые договоры.
Основные направления
аудиторской проверки:
1. Оценка соответствия
системы найма требованиям законодательства.
2. Оценка социальной
и экономической эффективности управления
системой найма персонала.
При оценке эффективности
управления системой найма персонала
анализируется соотношение внутреннего
и внешнего вариантов подбора.
При оценке привлечения
персонала со стороны анализируются источники
и удельный вес отобранных на рынке труда,
из других организаций или образовательных
учреждений.
При анализе итогов
привлечения персонала оценивается эффективность
найма, определяемая путем сопоставления
результатов и затрат. Результаты найма
определяют такие показатели, как отношение
числа закрепившихся на рабочем месте
к количеству принятых; число уволившихся
в течение года после приема на работу;
статистика нарушений правил, норм и режимов
труда среди принятых на работу в течение
последнего года; результаты труда вновь
принятых работников за последний год.
Затраты, связанные
с наймом персонала, включают в себя: оплату
труда работников, участвующих в процессе
набора и отбора персонала; финансовые
затраты на размещение рекламы, подготовку
различных бланков, профессиограмм, методик
тестирования; стоимость договоров с кадровыми
агентствами. В качестве критериев оценки
соотношения результатов и затрат аудитор
также может использовать: средние затраты
времени (денежных средств) на одного принятого
работника; затраты на адаптацию вновь
принятых работников.
В октябре 2014 г. была проведена
аудит найма персонала в ООО «Альтернатива»
с целью выработки согласованного с руководством
плана мероприятий по совершенствованию
системы работы кадровой службы ООО «Альтернатива».
В ходе работ были выполнены
следующие задачи:
1. Проведен первичный
анализ документации, регламентирующей
работу сотрудников кадровой
службы по найму персонала;
2. Проведен анализ функциональной
загрузки сотрудников кадровой
службы по найму персонала;
3. Проведен анализ технологий
и процессов работы кадровой
службы на предмет их соответствия
требованиям действующего законодательства,
требованиям локальных нормативных
актов, организацией аналогичных
процессов в других организациях;
4. Проведен первичный
анализ программного обеспечения,
используемого для оформления
кадровой документации по найму персонала.
Для сбора необходимой информации
были применены следующие методы сбора
данных: интервью, наблюдение за работой
сотрудников кадровой службы, анализ локальной
нормативной документации.
2.3. Оценка
найма персонала
Деятельность кадровой службы
курирует заместитель генерального директора
ООО «Альтернатива». Общая численность
службы составляет 3 человека: специалист
по отбору персонала, специалист по адаптации
персонала, специалист по развитию персонала.
Знания сотрудников кадровой
службы в области законодательства, регламентирующего
наем персонала, находятся на среднем
уровне. Обучение сотрудников кадровой
службы по найму персонала носит эпизодический
и бессистемный характер. Выявлен ряд
существенных пробелов в профессиональных
знаниях сотрудников кадровой службы.
Положение о найме персонала
отсутствует. Процедуры выполнения кадровых
работ по найму персонала и правила оформления
сопровождающей их документации в локальных
нормативных актах не зафиксированы.
Текущая численность отдела
кадров в настоящий момент в целом соответствует
действующим нормативам. Однако из-за
отсутствия формализованной системы внутренних
коммуникаций между кадровой службой
и другими структурными подразделениями
ООО «Альтернатива», предоставления руководителями
структурных подразделений необходимой
информации и визирования проектов кадровых
документов с опозданием деятельность
сотрудников кадровой службы носит авральный
характер, что регулярно приводит к их
перегрузкам.
В ООО «Альтернатива» планирование
потребности в персонале осуществляется
на основании штатного расписания, с учетом
планов развития компании, предполагаемых
перемещений работников, коэффициента
текучести кадров и т.д.
Текучесть персонала в ООО «Альтернатива»
в среднем колеблется в районе 18-25 человек
в год, что для предприятия является проблемой,
поскольку текучесть наблюдается не только
среди вспомогательного, но и среди основного
производственного персонала. Показатели
текучести в 2011-2013 гг. приведены на рисунке
2.3.1.
Рисунок 2.1 - Показатели текучести
ООО «Альтернатива» в 2011-2013 гг.
Как видно из рисунка 2.1 в 2012
г. на предприятии наблюдался всплеск
текучести персонала, но в 2013 г. ситуация
с текучестью персонала на предприятии
стабилизировалась.
К факторам, определяющим потребность
в персонале ООО «Альтернатива», относятся:
- появление новой должности
в штатном расписании;
- увеличение количества
штатных единиц (в связи с ростом
объема работ);
- замену временно отсутствующего
сотрудника;
- увольнение работника;
- замену сотрудника, не
соответствующего занимаемой должности.
Ежегодно руководитель ООО
«Альтернатива» формируют план вакансий
подразделения, в котором указывают:
- наименования должностей,
на которые будет осуществляться
подбор;
- количество вакантных
должностей;
- желаемые даты закрытия
вакансий;
- диапазон дохода и
т.д.
План подбора персонала в ООО
«Альтернатива» на следующий календарный
год составляется в октябре - ноябре текущего
года.
В ООО «Альтернатива» разработаны
примерные сроки закрытия вакансий (таблица
2.3).
Таблица 2.3 - Плановые сроки
закрытия вакансий в ООО «Альтернатива»
N |
Категория вакансии
|
Срок закрытия, мес. |
1 |
Административно-технический
персонал
|
1,5 |
2 |
Специалисты
|
2 |
3 |
Руководители среднего звена,
редкие специалисты
|
3 |
4 |
Ключевые руководители и очень
редкие специалисты
|
4 |
5 |
Руководители, влияющие на финансовый
результат, и редкие на
рынке позиции
|
6 |
Исходя из категорий персонала
(рабочие специальности, руководители,
ключевые и редкие специалисты) и сроков
закрытия вакансий определяются срок
подачи заявок на подбор и дата начала
поиска.
Основными источниками привлечения
персонала в ООО «Альтернатива» являются:
- СМИ, Интернет;
- службы занятости;
- кадровые агентства;
- база кандидатов.
В ООО «Альтернатива» имеется
собственная база кандидатов, в которой
содержатся сведения о соискателях. Формируется
она таким образом: даже если соискатель
не соответствует требованиям, его данные
с комментариями рекрутера заносятся
в базу. Особенно важно хранение резюме
редких на рынке труда специалистов, соответствующих
профилю предприятия.
Поскольку ООО «Альтернатива»
наблюдается дефицит квалифицированных
кадров (что явилось следствием кризиса
системы среднего профессионального образования,
падения престижа рабочих профессий привели)
предприятием активно сотрудничает с
учебными заведениями. Порядок привлечения
и отбора практикантов регламентируется
положением о порядке стажировки).
Чаще всего в ООО «Альтернатива»
принято закрывать вакансии прежде всего
за счет внутренних кандидатов. Но при
этом предприятие активно сотрудничает
с кадровыми агентствами.
Основанием для начала работы
по вакансии является заявка на подбор,
в которой фиксируются все договоренности
между заказчиком (руководителем - инициатором
поиска) и исполнителем (сотрудником, ответственным
за подбор). Зачастую руководители подразделений
сомневаются в необходимости такой заявки,
считают, что на ее заполнение нет времени
- у сотрудников и без того хватает дел.
В заявку включаются следующие
разделы:
- условия формирования
вакансии;
- наименование должности,
подразделение, статус, количество
штатных единиц;
- основные и дополнительные
задачи, которые будут поставлены
перед новым сотрудником;
- требования/компетенции;
- условия работы;
- условия подбора;
- условия работы над
заявкой;
- подписи заказчиков и
исполнителей.
Заявка заполняется на все виды
вакансий:
- плановые - предусмотренные
планом подбора персонала;
- внеплановые - появившиеся
в связи с увольнением сотрудника,
переводом на другую должность
либо введением дополнительных
штатных единиц или новых должностей,
не предусмотренных планом подбора.
Требования, перечисленные
в заявке на подбор, согласуются с непосредственным
руководителем кандидата, далее уточняется
портрет идеального кандидата, а также
обсуждаются источники поиска (возможность
внутреннего найма, привлечения кадрового
агентства и т.д.). Если сотрудник отдела
кадров понимает, что завышение требований
усложнит поиск, увеличит стоимость специалиста
и сроки закрытия вакансии, то он обсуждает
ситуацию с руководством, чтобы избежать
вероятного конфликта.
В ООО «Альтернатива» практикуются
следующие этапы отбора, принятые в компании:
- первичный отбор (по резюме);
- телефонное интервью;
- собеседование со специалистом
отдела кадров;
- собеседование с непосредственным
руководителем;
- собеседование с генеральным
директором (при необходимости);
- оценочные процедуры
и т.д.
Последовательность и количество
этапов зависят от категории персонала.
При массовом подборе в ООО «Альтернатива»
проводится групповое интервью (с несколькими
кандидатами), для топ-менеджеров обязательным
является собеседование с генеральным
директором.
На этапе собеседования со специалистом
отдела кадров возможно заполнение анкеты
кандидата, если резюме недостаточно полное
или необходимо найти кандидатов на рабочие
специальности. Кроме того, некоторым
руководителям ООО «Альтернатива» удобнее
работать с анкетой, поскольку информация
в ней представлена в определенной последовательности,
что значительно сокращает временные
затраты на ее изучение.
В ходе собеседования специалист
отдела кадров оценивает соответствие
кандидатов требованиям заявки, обсуждает
вопросы вознаграждения, рассказывает
о компании (история, миссия, причина открытия
вакансии), заполняет оценочный лист (таблица
2.4). непосредственный руководитель будущего
сотрудника оценивает прежде всего профессиональные
качества работника.
Таблица 2.4 - Оценочный лист
качеств кандидата в ООО «Альтернатива»
Компетенции
|
Наименование
|
Оценка
(1 - 5) |
1.
|
|
2.
|
|
3.
|
|
4.
|
|
5.
|
|
Мотивация
|
Указывается
без оценки, например
материальная, на достижение результата,
на
карьерный рост
|
Результаты психологического
тестирования
|
|
|
Результаты профессионального
тестирования
|
|
|
Для оценки кандидатов применяются
следующие оценочные процедуры:
- профессиональный тест
- структурированный перечень вопросов,
направленный на оценку формализованных
знаний в конкретной профессиональной
области;