Бюджетное управление организации

Компания "1С" проделала  огромную работу и разработала комплексную  конфигурацию, включающую в себя бухгалтерский, кадровый и торгово-учетный контуры. Это решило часть проблем учета, однако единой автоматизированной системы управления в российских компаниях практически нет. Для разработчиков данной конфигурации очевидно, что для качественной поддержки системы управления необходимо реализовать в ИС функции планирования, учета, контроля и анализа деятельности. Поэтому разработчики дополнили комплексную конфигурацию функциями финансового планирования и контроля (бюджетирования).

Специалистами были выделены следующие важные задачи при постановке бюджетирования, которые не имели адекватной программной поддержки:

• составление платежного календаря и определение приоритетов платежей;
• определение финансовых результатов и управление по центрам финансовой ответственности (ЦФО);
• планирование движения денежных средств и движения товарно-материальных ценностей;
• планирование доходов и расходов компании;
• построение и оценка внутренних показателей ликвидности и рентабельности компании и отдельных бизнесов;
• поддержка процесса коллективного планирования, документооборота.

Именно решение этих проблем и легло в основу разработанного специалистами фирмы "Инталев" модуля бюджетирования для комплексной конфигурации программного продукта "1С: Предприятие 7.7". В ходе решения поставленных задач выяснилось, что создаваемый модуль должен стать не только центром консолидации плановой и отчетной информации, но и центром получения всей управленческой отчетности: БДДС (бюджет движения денежных средств) и БДР (бюджет доходов и расходов) в форме, удобной для принятия управленческих решений. При этом благодаря тому, что модуль полностью внедрен в среду "1С: Предприятие 7.7", фактическая информация передается непосредственно от первичных фактических данных "1С: Предприятия 7.7", введенных всеми пользователями ИС. Плановая же информация вводится непосредственно в модуль бюджетирования сотрудниками, ответственными за планирование. Таким образом, была решена задача поддержки процесса коллективного планирования (несколькими менеджерами, бизнесами, отделами на разных уровнях управления) всей хозяйственно-финансовой деятельности.

Программный продукт  должен создавать на предприятии  интегрированное решение, не ломая, а дополняя имеющийся программный  контур "1С: Предприятие 7.7. Комплексная конфигурация".

Необходимо заметить, что постановка бюджетирования в компании – процесс довольно трудоемкий, прежде всего в области организации: необходимо разработать структуру центров финансового учета компании, структуру бюджетов, регламенты бюджетирования и многое другое. При организации системы бюджетирования в компании можно использовать методические указания, разработанные "Инталев" и распространяемые отдельно. Таким образом, специалистами фирмы "Инталев" создан не только программный продукт по поддержке системы финансового управления, но и разработана методика постановки и внедрения бюджетирования, ставшая отдельным, не менее ценным продуктом. Программа стала только инструментом, резко увеличивающем свое значение в "умелых руках", т.е. при квалифицированном внедрении.

Таким образом, конфигурация служит для поддержки процесса бюджетного (финансового) управления. Его основная задача - это максимально способствовать менеджерам при принятии финансовых решений, освобождать их время от рутинных операций и обрабатывать большие массивы данных, предоставляя отчетную информацию в удобной для принятия решений форме.

Программный продукт  разработан в среде "1С: Предприятие 7.7" и может работать только при  наличии на компьютере установленной  ИС "1С: Предприятие 7.7".

В зависимости от желания  пользователя возможны следующие варианты установки программного продукта:

• Установка типовой конфигурации;
• Установка типовой конфигурации с внесенными в нее демоданными;
• Установка к существующей конфигурации.

При выборе первого варианта в процессе установки будет создана  чистая БД программного продукта "Бюджетное управление". Прежде всего, она используется для промышленной эксплуатации ИС.

При выборе второго варианта в процессе установки будет создана  БД программного продукта "Бюджетное управление" с внесенными в нее демоданными. Данная БД используется для знакомства пользователей с возможностями ИС и примерами заполнения объектов метаданных.

Третий вариант установки  необходимо использовать в том случае, когда в фирме уже существует БД программного продукта "1С: Предприятие 7.7" с внесенными в нее первичными документами. Данный вариант установки позволит без потери информации обновить существующую конфигурацию программного продукта "1С: Предприятие 7.7" и создать в ней объекты ведения бюджетирования.

Если выбирается третий вариант установки программного продукта "Бюджетное управление", то непосредственно перед началом установки необходимо произвести архивирование обновляемых баз данных. [21,22,24]

3.2 Методология внедрения

 

Внедрение многих системных  решений имеет весьма печальные  последствия для компании, поскольку чаще всего система не оправдывает возложенных на нее ожиданий и организация не достигает поставленной цели. Внедрение системы – это далеко не только покупка программного обеспечения. Неважно, насколько хорош пакет программ, само по себе это не является гарантией того, что данное системное решение будет функционировать успешно. Составляющими успеха в данном случае являются: качественное программное обеспечение и проектирование системы, применение лучших достижений в области управленческого планирования и контроля и опыта высококвалифицированных специалистов по внедрению. При невыполнении хотя бы одного из этих условий проект обречен на провал. Компания 1C имеет большой опыт успешного внедрения системных решений. Она является признанным лидером в области разработки пакетов бухгалтерских программ. 

3.2.1 Этапы внедрения  системного решения

Методология разбивает  процесс внедрения на 8 этапов:

• Выяснение потребностей организации
• Описание системного решения
• Адаптация системы к нуждам пользователей
• Технический дизайн
• Настройка системы
• Тестовая эксплуатация
• Ввод системы в эксплуатацию
• Анализ функционирования системы после ввода в эксплуатацию

 

Выяснение потребностей организации

Выяснение потребностей организации обычно происходит во время нашей первой встречи с клиентами. Сначала мы исследуем те проблемы, с которыми приходится сталкиваться компании. Изучив проблемную область, мы определяем сферу применения нового системного решения.

Описание  системного решения 

На данном этапе происходит идентификация процессов и характеристик, необходимых для успешного функционирования новой системы. Также выясняется, насколько эффективны возможности предлагаемого системного решения для удовлетворения потребностей организации 

 Адаптация системы к нуждам пользователей

Этот этап является прямым продолжением предыдущего. Здесь происходит детальное определение того, как система будет функционировать: как будет осуществляться сбор данных, их обработка. Кроме того, задаются параметры графического интерфейса пользователя.

Технический дизайн

На этом этапе мы определяем, как внедрить систему с технической  точки зрения так, чтобы наилучшим  образом совместить ее с имеющейся  у вас ИТ-инфраструктурой.  

Настройка системы

Следующим шагом является создание системы. Вся собранная на предыдущих этапах информация используется для того, чтобы сконструировать систему, способную обеспечить выполнение потребностей организации.  

Тестовая  эксплуатация

Ввод готовой системы  в тестовую эксплуатацию. Система  тщательно тестируется в соответствии с предварительно разработанным планом, поскольку необходимо убедиться в том, что она функционирует именно так, как было предусмотрено изначально.

Ввод  системы в эксплуатацию

При условии успешного  завершения тестовой эксплуатации, система  вводится в промышленную эксплуатацию. На данной стадии проекта происходит обучение пользователей, настройка справочной системы и загрузка статистических данных компании, после чего система готова к работе.  

Анализ  функционирования системы после  ввода в эксплуатацию

Значение этой последней стадии часто недооценивают, хотя мы полагаем, что она просто необходима. Оценка функционирования системы после ее внедрения подразумевает анализ работы, как конкретных исполнителей, так и руководителей всех уровней. Цель данного этапа - определить, действительно ли данная система обеспечивает поставленные задачи, а также какие изменения/усовершенствования (в том случае, если они необходимы) должны быть сделаны.

 

 

В ходе реализации проекта  обязательно возникнет необходимость  внесения изменений, вследствие чего:

• некоторые аспекты процесса внедрения могут оказаться вне пределов компетенции координационного совета
• могут потребоваться дополнительные затраты времени и средств
• внедрение может занять гораздо больше времени, чем планировалось изначально
• может потребоваться изменение исходной спецификации

Для полной адаптации  системы к нуждам организации  необходимо тщательное планирование процесса реализации проекта, применение лучших достижений в области управленческого планирования и контроля и качественное обучение персонала. Кроме того, в каждом конкретном случае внедрения программных продуктов обязательно надо учитывать специфику компании.

Невыполнение хотя бы одного из этих условий повлечет за собой либо полный провал проекта, либо превышение запланированных расходов и почти наверняка не обеспечит выполнение потребностей пользователей.

При выборе системного решения  не следует делать поспешных выводов  о необходимости внедрения его  в вашей организации, основываясь  только на впечатлении от демонстрации. Опытному продавцу не составит труда представить продукт в выгодном свете, скрыв от вас возможные проблемы как при его эксплуатации, так и в процессе внедрения. Риск в данном случае является неоправданным.

Гарантией успеха является не только высокое качество программного обеспечения, но и тщательно разработанная методология внедрения, применение которой позволит вашей организации получить эффективное системное решение без дополнительных затрат как времени, так и средств.

3.3  Начало работы

3.3.1  Заполнение констант

В момент первого запуска  конфигурации появляется диалоговое окно заполнения констант программного продукта "Бюджетное управление" (обработка ввода начальных данных). При этом часть констант является обязательной для заполнения, а часть констант – необязательной.

Работа с конфигурацией  возможна только в случае заполнения всех обязательных констант. Такие константы располагаются на закладке Основные обработки ввода начальных данных. Если обязательная к заполнению константа ссылается на справочник, в котором еще нет данных, то непосредственно в диалоговом окне выбора значения из справочника необходимо создать по крайней мере один элемент и указать его в качестве значения константы.

Необязательные к заполнению константы (располагаются на вкладке Вспомогательные) могут быть заполнены позже в процессе эксплуатации ИС как при помощи обработки заполнения констант планирования, так и непосредственно в общем списке констант ИС.

3.3.2  Настройка безопасности

Информация, хранящаяся в программе, часто имеет конфиденциальный характер, поэтому разработчики заранее предусмотрели гибкую систему безопасности.

Можно выделить несколько  классов пользователей программы:

• Пользователи, которым не требуется никакого доступа к плановой и фактической информации (например, операторы или бухгалтеры расчета зарплаты)
• Пользователи, которым требуется полный доступ ко всей информации (например, финансовый или генеральный директора)
• Пользователи, которым требуется полный доступ только к фактической информации (например, бухгалтеры банка или кассы)
• Пользователи, которым требуется ограниченный доступ для введения части плановой информации (например, сотрудники ЦФО (ответственные распорядители по статьям БДДС и БДР), подающие заявки руководителю ЦФО)
• Пользователи, которым требуется ограниченный доступ к части плановой и фактической информации (например, Руководители ЦФО, ответственные за планирование в пределах данного ЦФО)
• Пользователи, которые вводят и изменяют только регламентную информацию (например, изменяют структуру справочников ЦФО, Статей и т.д.)