Бюджетное управление организации

Каждый из указанных  классов пользователей – это  отдельная роль в системе. И возможны случаи, когда один и тот же сотрудник (должность) имеет несколько ролей в системе (наборы прав и интерфейс). Например, должность "Финансовый директор" может иметь роли "Финансовый директор группы" и "Менеджер планирования ЦФО "Управление".

Для первой группы пользователей  реализовать безопасность просто –  закрыть в Конфигураторе доступ к соответствующим пунктам интерфейса и закрыть права. Оставить можно только журналы и документы сообщений. Примером такого интерфейса является интерфейс бухгалтера ввода факта.

Для пользователей, которым  требуется полный доступ ко всей информации (в частности, директорам) создается  специальный интерфейс и набор прав. В справочнике пользователей следует установить свойство Просмотр всех документов. При необходимости можно ограничить для данного круга пользователей ввод данных в документы и справочники, например, с помощью настройки интерфейса. В этом случае необходимо учесть, что для ввода данных через модуль "Гибкие бюджеты" требуется право на создание и проведение документов "Планирование". Разработчики в составе поставки предлагают свой вариант для пользователей такого класса (набор прав "Финансовый директор", интерфейс "Финансовый директор").

Есть ряд пользователей, которым нужно дать доступ только для ввода фактической информации. Типичным примером являются бухгалтеры, которые, вводя первичные документы, создают на их основании документы Фактическое движение денежных средств и Фактическое начисление доходов и расходов. Для таких пользователей надо дать полный доступ к этим документам и журналам, а также доступ на чтение к справочникам ЦФО, Статьи, Аналитики. Если для данных пользователей предполагается получение отчетной информации по всей фактической, то в справочнике пользователей следует установить свойство Просмотр всех документов. Но при этом запретить всякий доступ к действиям с документами планирования и запуску модуля "Гибкие бюджеты" (вызова обработки Гибкий бюджет). Разработчики в составе поставки предлагают свой вариант для пользователей такого класса (набор прав "Бухгалтер ввода факта", интерфейс "Бухгалтер ввода факта").

Если пользователю необходимо только формировать планы и заявки по отдельным статьям отдельных ЦФО, то они указываются как ответственные распорядители для выбранных ЦФО и статей, а доступ к отчетам закрывается. В этом случае они смогут только сформировать документ и далее отправить его на рассмотрение руководителя ЦФО (менеджера планирования). Если требуется запретить проведение этих документов (то есть, если их действия требуют утверждения руководителем ЦФО), то в Конфигураторе закрывается доступ для проведения документов типа Заявка на использование ДС и Планирование. Разработчики в составе поставки предлагают свой вариант для пользователей такого класса (набор прав "Ответственный распорядитель", интерфейс "Ответственный распорядитель").

Для пользователей с  ограниченным доступом к плановой и  фактической информации разработчиками предусмотрен специальный многоуровневый механизм защиты данных, помимо штатных средств Конфигуратора.

Во-первых, для каждого  ЦФО указывается его руководитель (менеджер планирования). Данный сотрудник  имеет доступ ко всей плановой и  фактической информации только по данному ЦФО. Если такого доступа давать никому не требуется (что, впрочем, означает проблемы в финансовой структуре), то для данного ЦФО указывается специально вводимый новый пользователь, не имеющий доступа в саму программу. Если пользователь является менеджером планирования (руководителем) по группе ЦФО (папке), то он автоматически получает полный доступ ко всем подчиненным ЦФО. Далее, для каждого ЦФО в подчиненном справочнике можно установить ответственных распорядителей по отдельным статьям. Ответственный распорядитель имеет полный доступ к плановой и фактической информации только в пределах указанного ЦФО и указанной статьи (которые задаются в подчиненном справочнике для ответственных распорядителей). В итоге достигается матричная безопасность ЦФОхСтатьяхПользователь. Если необходимо запретить пользователю данного класса доступ к фактической информации, то это делается в Конфигураторе штатными средствами. Также для данного класса возможно запрещение просмотра и редактирования справочников ЦФО и Статьи, так как там может храниться конфиденциальная информация. При этом выбор ЦФО или статей производится из вспомогательных (служебных справочников) справочников с проверкой безопасности. Разработчики в составе поставки предлагают свой вариант для пользователей такого класса (набор прав "Руководитель ЦФО", интерфейс "Руководитель ЦФО").

Для пользователей, вводящих информацию регламентного характера, необходимо дать полный доступ к соответствующим справочникам, запретив всякое редактирование другой информации (через документы). Обычно такими справочниками являются: ЦФО, Статьи, Сценарии планирования, Открытые для планирования периоды, Аналитики. Разработчики в составе поставки предлагают свой вариант для пользователей такого класса (набор прав "Администратор", интерфейс "Администратор").

3.3.3  Установка

Все детали установки  можно посмотреть в файле install.txt.

Программу нужно устанавливать  только на тот компьютер, на котором  будет храниться база данных (вернее, конфигурация). На клиентские машины ставить ничего не надо, при старте 1С она сама скопирует необходимые ей файлы на остальные машины.

Файл - setup.exe. Если при  запуске программы возникает  «corrupt installation detected» или «Use only English letters path», это означает, что в имени пути к файлу содержатся знаки неанглийского алфавита. Скопируйте файл, например, в корень C:\ и запустите заново программу. Если после указанного действия ошибка не пропала – поврежден дистрибутив и следует обратиться к разработчикам или дилерам за новой версией.

Если в процессе установки  программа зависла или выполнила  недопустимую операцию – перезагрузите компьютер и повторите установку.

Если в процессе установки  возникла ошибка Runtime, то повторите  установку после перезапуска системы. Возможно, что ошибка повторится. Попробуйте работу с самой программой – ошибка может быть некритичной.

3.3.4  Первый запуск  программы

1. Если в конце установки программы она не может запустить 1С:Предприятие – это связано с особенностями установки 1С, поэтому запустите ее через меню «Программы».
2. После нормальной установки на компьютере в меню баз 1С:Предприятие появятся пути к информационным базам «Бюджетное управление для 1С:Предприятие». Если пути к базам не появились, следует их прописать вручную.
3. Первый раз следует запускать 1С:Предприятие в монопольном режиме для создания индексов. Первый запуск проходит достаточно долго, так что лучше создание индексов выполнить заранее.
4. После старта системы возникает окно настроек торгового оборудования и общих сведений. Можно просто нажать «Отмена».
5. Если возникли проблемы при старте системы типа ошибок «Строка превысила допустимую длину» и т.д. – установите релиз 1С:Предприятие свыше 9-го.
6. Если при старте системы возникает сообщение о ненахождении ряда файлов для «Бюджетное управление для 1С:Предприятие», следует переустановить программу.
7. Конфигурации демоверсии программы имеют пароль и пользователь не может их изменять (удалять, добавлять объекты). Это делается с целью сохранения авторского права разработчиков. В то же время пользователи демоверсии имеют возможность изменять список пользователей, добавлять, удалять, редактировать их. В рабочей версии пароль на конфигурацию отсутствует.

3.3.5  Работа с программой

1. После того, как программа установлена и запущена в первый раз в монопольном режиме, ею можно полноценно пользоваться.
2. Если происходит первый запуск с компьютера, на который программа не устанавливалась, следует прописать путь к БД при запуске 1С. Все остальное система сделает автоматически (скопирует и зарегистрирует необходимые файлы на локальную машину).
3. Чтобы сообщение о приходе нового письма автоматически выводилось на экран, следует настроить в параметрах журнала сообщений, открыв его.

3.3.6  Демонстрация программы

1. Рекомендуется демонстрацию программы проводить через показ презентации в MS PowerPoint. Если зритель требует показа нюансов, то возможно параллельно разъяснять отдельные аспекты в самой программе, при этом сценарий показа сбиваться не должен! Программа сложная и ее понять проще через презентацию в MS PowerPoint.
2. При показе важно объяснить пользователю полноценную программную поддержку всего цикла управления:

• Планирование (снизу вверх и сверху вниз)

• Учет (управленческий и бухгалтерский)
• Контроль (выявление отклонений)
• Анализ (анализ отклонений)

3. Таким образом, программа предлагает комплексное решение. Документооборот, сервисные возможности только дополняют программу и делают ее удобной для использования.

3.3.7  Приобретение программы

1. Лицензируются (и приобретаются) только рабочие места модуля планирования. То есть нужно покупать программу на то количество мест, которые будут планировать (вводить документы планирования и пользоваться модулем Гибкие бюджеты) и формировать заявки на денежные средства. Остальные пользователи нашей программы (бухгалтеры по учету факта, просто пользователи, не имеющие доступа к разработанным объектам) не лицензируются. Тем самым достигается экономия средств клиентов.
2. Количество пользователей программы определяется количеством одновременных подключений пользователей к объектам планирования (отчеты, документы плана, гибкие бюджеты).
3. Если имеется несколько географически разделенных мест работы с нашей программой, то лицензировать надо несколько программ по количеству пользователей в каждом месте. Точно также, как и сама программа «1С:Предприятие 7.7».
4. В случае повторного приобретения программы на большее количество мест уплачивается разница именно за указанное количество мест без всяких скидок/наценок.
5. Существует версия на неограниченное количество мест.

3.3.8  Требования программы

1. Программа работает в среде «1С:Предприятие 7.7» и требует ее наличия на компьютере. Никаких дополнительных программ не требуется.
2. Программа не предъявляет никаких требований к аппаратному обеспечению помимо стандартных требований «1С:Предприятие 7.7».
3. В случае, если имеется «1С:Предприятие 7.5», то необходимо произвести upgrade программы до «1С:Предприятие 7.7».

3.3.9  Конфигурация программы

1. Программа разработана на базе комплексной конфигурации для «1С:Предприятие 7.7». Таким образом, если приобретается типовой продукт, необходимо наличие «1С:Предприятие 7.7 Комплексная (Торголя + Бухгалтерия + Расчет)».

При необходимости программа  может быть внедрена в любую другую конфигурацию буквально за 1-3 дня. Конфигурация может быть как разработки 1С, так и разработки дилеров, а также разработана самостоятельно. В этом случае необходимо объединение конфигурации клиента с поставляемой разработчиками, которое может выполнить как специалист клиента, так и дилер 1С, а также непосредственно разработчики. Программа хранит промежуточные данные в регистрах, поэтому необходимо наличие компоненты «Оперативный учет». Остальные компоненты необязательны. Важно, чтобы конфигурация в этом случае была сохранена в «1С:Предприятие 7.7». Допускается, если она была разработана в «1С:Предприятие 7.5» и затем просто сохранена в новом формате.

[8,12,21,22,24]

Заключение

Задача планирования деятельности предприятия, формирования бюджета и контроля за его исполнением  является одной из важнейших в  области управления предприятием. Для решения данной задачи необходимо большое количество финансовой, бухгалтерской и производственной информации.

В настоящее время  многие российские предприятия решают задачи бюджетирования с помощью электронных таблиц Excel. Подобные "системы" уже не справляются с поддержанием сложной структуры предприятия, включением в процесс бюджетирования большого количества специалистов из разных подразделений, подготовкой специализированных отчетов, поэтому принимаются решения о переходе к использованию специализированного программного обеспечения.

Преуспевающие компании все эффективнее прогнозируют будущую  деятельность и связанные с ней потребности в ресурсах, что позволяет при необходимости регулировать планы и оставаться в числе лидеров, а современные бюджетные системы и качественное программное обеспечение помогают им  в этом.

Программной обеспечение 1С давно знакомо российским бухгалтерам  и является признанным лидером в  своей области. Теперь для пользователей 1С разработан специальный  программный  продукт, который намного облегчает, а также систематизирует работу менеджеров и финансовых директоров. Причем особого ввода данных не требуется обрабатывается и анализируется информация занесенная бухгалтерами предприятия.

15 февраля 2001 года в  Москве, состоялась официальная церемония подведения итогов и награждения финалистов VIII международного конкурса программного обеспечения в области бизнеса и финансов "Бизнес-Софт 2001". Программный продукт "Инталев: Бюджетное управление для 1С:Предприятия 7.7" удостоен звания лауреата конкурса "Бизнес-Софт 2001" в классе "бюджетирование".[23]