Бухгалтерский учет и анализ движения денежных средств

Деятельность  работников регламентируется должностными инструкциями, где определены задачи, права, обязанности и полномочия конкретных работников. Каждый работник должен четко знать круг своих  прав и обязанностей, а также степень  ответственности за принимаемые им решения. От того, как правильно и доступно отрегулированы такие инструкции, зависит понимание работником своих функций, что в дальнейшем позволит избежать конфликтов, часто возникающих из-за отказа работников выполнять непривычные им функции [27].

 

2.1.3. Оценка  документального оформления и  учета операций по движению  денежных средств в кассе ООО  «……………»

 

Бухгалтерский учет в  ООО «…………..» ведется в соответствии с Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 года № 129-ФЗ (с изменениями и дополнениями), приказом Министерства Финансов РФ от 27 июля 1998 года №34 н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденному приказом Минфина РФ от 09.12.1998г. №60 н и в соответствии с принятой Учетной политикой.

Бухгалтерия предприятия  пользуется действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и предприятий, утвержденного Приказом МФ РФ от 31.10.2000г. №94н.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на счетах рабочего плана  счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические  счета.

Учет кассовых операций ООО «…………….» ведет в соответствии с Письмом Центрального банка России №40 от 22 сентября 1993год «Порядок ведения кассовых операций в РФ »(с поправками и дополнениями).

Для расчетов наличными денежными  средствами ООО «………………» имеет кассу в количестве двух. Для этих целей имеется специально оборудованное, изолированное помещение, предназначенное  для   приема, выдачи  и временного хранения  наличных денег. Директором ООО «………………» обеспечивается  сохранность денежных  средств  в  помещении кассы, а  также  при  доставке  их  из  учреждения  банка. Все наличные деньги  и ценные  бумаги  на  предприятии   хранятся  в специальном сейфе,  который после окончания    работы  кассира закрывается ключом   и опечатывается кассиром. Ключи от сейфа и печати  хранятся  у кассира.

Размер сумм наличных денег в  кассе ограничен лимитом. Расчет лимита кассы сдается в банк ежегодно. Лимит кассы в организации  устанавливает ООО КБ «ОПМ-БАНК»  в г. Протвино и составляет 0 руб. Наличные деньги сверх установленного лимита организация сдает в банк для зачисления на расчетный счет. Сверх установленных норм наличные деньги хранятся в кассе только в дни выплаты заработной платы, пособий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении. За нарушение установленного порядка предусмотрен штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной наличности.

Для ведения кассовых операций в  штате ООО «…….»    предусмотрена  должность  кассира. После  издания приказа  о  назначении  кассира  на  работу  руководителем организации  под расписку  кассир должен ознакомиться с «Положением  ведения  кассовых  операций в Российской Федерации», затем с кассиром  заключают  договор  о  полной  материальной  ответственности. Кассир   в  соответствии  с  действующим  законодательством  о  материальной  ответственности  рабочих  и  служащих  несет  полную  материальную  ответственность  за  сохранность  всех  принятых  им  ценностей и  за  ущерб, причиненный  организации, как  в результате    умышленных  действий, так  и  в  результате  небрежного  или недобросовестного отношения к своим обязанностям. 

Порядок создания, принятия и  отражения  в  бухгалтерском  учете  первичных  документов регламентируется  также  положением  о  документах  и  документообороте, разработанным в  ООО «……………..». Записи о  совершенных хозяйственных операциях производится в реестрах  бухгалтерского  учета  строго  на  документальной  основе. Форма   ведения бухгалтерского  учета  журнально-ордерная.

Первичные  документы  по поступлению   и  расходованию   денежных  средств  является  основой  организации  по   операциям с  денежными средствами. Непосредственно  по  первичным  документам  осуществляется  предварительный, текущий и  последующий  контроль  за  движением, сохранностью и рациональным  использованием  денежных  средств организации [31].

Рассмотрим, как  организовано  документальное  оформление,  поступление  и  расходование  денежных  средств  в  кассе ООО «…………….».

Первичный учет денежных средств в кассе организации

Движение  наличных  денежных  средств  в кассе ООО «…………….»   оформляется   приходными (Приложение Г)  и расходными (Приложение Д)  кассовыми  ордерами (ф. КО–1, ф. КО-2), согласно  типовых межведомственных форм первичных документов  для предприятий и организаций,  утвержденных  Госкомстатом Российской  Федерации по  согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

В кассовых документах все  реквизиты  заполнены  четко  и  ясно, помарок  или  исправлений  не  допускается. Прием  и  выдача  денег  по  кассовым  ордерам  производится   только  в  день  их  составления.

При  получении  приходных  и  расходных  кассовых  ордеров  кассир  обязательно  проверяет:  наличие  и  подлинность  на  документах  подписи  главного  бухгалтера, а  на  расходном  кассовом  ордере  -  подпись  руководителя организации;  правильность  оформления  документов; наличие  перечисленных  в  документах  приложений. В случае несоблюдения  одного из этих требований  кассир возвращает  документы  в  бухгалтерию  для  надлежащего  оформления. 

Приходные  и  расходные  кассовые  документы   после  получения  или  выдачи  денег  подписываются  кассиром, а  прилагаемые к  ним  документы  погашаются  штампом; приходные  ордера - «Получено», расходные  - «Оплачено», с  указанием  числа, месяца, года.

Приходные,  расходные  кассовые  ордера до  передачи  в  кассу  организации  регистрируются  бухгалтерией в журнале регистрации   приходных  и  расходных  документов,   и  документам  присваивается  порядковый номер. Журнал  регистрации  контролирует  целевое  назначение  полученных и израсходованных наличных  денег  организации, присвоенные   номера кассовым документам позволяют проверить  полноту  произведенных   кассиром  операций.

Кассовая  книга ведется  кассиром. Листы в книге пронумерованы, прошнурованы  и опечатаны печатью организации. На  последней  странице  сделана надпись  «В настоящей  книге  пронумеровано  сорок  восемь  страниц» и проставлены  подписи  руководителя  и  главного бухгалтера  организации.

Записи  в  кассовой  книге  ведется  в  двух  экземплярах. Второй  экземпляр отрывной  и  является отчетом  кассира. Записи  в кассовой  книге  производятся   после  получения  или  выдачи  денег. Кассир  посчитывает  итоги  операций  за  день, выводит  остаток  денег  в  кассе  и  передает   в  бухгалтерию  отчет   с  приходными  и  расходными  кассовыми  ордерами под  расписку в  кассовой  книге  (на первом экземпляре). Кассовая   книга   заполняется   ежедневно с расчетом  остатка на конец каждого месяца.

Запись в кассовую  книгу кассир  вносит  по  фактически  выплаченным  суммам  и  ставит  по  ведомости  штамп « Расходный  кассовый  ордер № …»  и  дату. Бухгалтерия ООО «……………» производит  проверку  отметок  кассира в платежных  ведомостях, подсчетах  и депонированных  по ним  суммам. Депонированные суммы  сдаются  в  банк,  и  на  сданные   суммы  составляется  один общий  расходный  кассовый  ордер. 

Регистром  бухгалтерского  учета,  отражающим кассовые  операции  в ООО «Позитроника» является   журнал -  ордер  № 1.  В нем  отражены кредитовые  обороты  по  счету  50 «Касса». Во  второй части  журнала - ордера  -  ведомости № 1   отражаются  дебетовые  обороты  по  счету 50. Основанием  записей  в  журнале  - ордере  являются  проверенные  отчеты  кассира  с  приложением  к  ним  первичных  документов.

Записи в  журнал - ордер  производятся  итогами  за  день  на  основании  расходной  части  отчетов кассира  с  приложением  первичных  документов. Первичные  документы  группируются  по  корреспондирующим счетам  и  однородным   операциям  общей  суммой. Во  всех  случаях  каждый  отчет  кассира  занимает  в  журнале- ордере  одну  строку.

В разделе дебетовых  оборотов накапливаются в разрезе  корреспондирующих   счетов  обороты  по  счету  50 «Касса». Одновременно  эти   суммы  отражаются  в  соответствующих   журналах  -  ордерах  по  кредитовому  признаку. Записи  по  дебету  счета  делаю  аналогичный  путь, т.е. на  основании  кассира  с  предварительной  группировкой документов по  корреспондирующим  счетам. Остаток  средств  в  кассе   показывают  на  начало  и  конец  каждого  месяца. На  протяжении месяца  для  контроля  и  оперативных целей  используют  данные  об  остатках  средств, приведенные  в  отчете  кассира.

Сальдо  на  конец  месяца  по  счету  50 «Касса»  выводится  следующим  образом: к  сальдо  на  начало  месяца  прибавляются  итог   дебетового  оборота  за  месяц  и  итог  кредитового  оборота  за  месяц, отраженный  в журнале - ордере № 1. Полученное  сальдо  сверяют с остатками в кассе, числящимся  по  последнему  отчету  кассира, и отражают  в ведомости дебетовых оборотов, как сальдо  на  конец месяца.

Журнал - ордер № 1  и  ведомость № 1 - регистр  месячного  обращения. Итоги  кредитовых  оборотов  по  счету 50 «Касса»   переносятся  ежемесячно  из  журнала – ордера № 1 в  Главную  книгу организации  следующим  способом: общий  кредитовый  оборот  из  журнала  - ордера  записываются  в  Главную книгу в кредит  счета 50, а составляющие  его суммы по  дебетовым счетам  переносятся в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Необходимо  отметить, что  прежде  чем  перенести  итоги  журнала - ордера № 1  бухгалтерия  проводит  взаимную  сверку оборотов в  регистрах.

По кредитовым  оборотам  каждый  корреспондирующий  счет  сверяется  с  данными других  регистров, например, по счету 51 - в разделе  дебетовых  оборотов  в  Журнале - ордере № 2, по счету 70 - с  данными  ведомости № 59 и  т.д. Аналогично  проверяются,   сверяются  и  дебетовые  обороты  по  счету 50.

После  сверки  и  разноски  итогов в  Главную  книгу   в  журнале  -  ордере № 1 делается  соответствующая  отметка, журнал -  ордер  подписывается  исполнителями, а  также главным бухгалтером ООО «…………..». При  этом  указывается  дата  составления  журнала - ордера  и  отражения  оборотов  в  Главной  книге. 

Схема учета  кассовых операций в ООО «………………» представлена на рисунке 2.

 

 

Рис. 2. Схема документооборота по учету движения денежных средств в кассе

 

Синтетический  и  аналитический  учет  денежных  средств и  денежных документов в  кассе организации.

В  настоящее  время  синтетический  учет  денежных  средств  и  денежных   документов   в кассе ООО «…………….»  ведется  в  соответствии  с утвержденным рабочим  планом счетов бухгалтерского  учета  финансово - хозяйственной деятельности  организации на счете 50 «Касса».

Для  учета  наличия  и  движения  денежных  средств  в кассе  организации  используется  активный  счет  50 «Касса», по  дебету  которого   отражаются  остаток  денежных  средств  и  денежных  документов   в  кассе, а  также  все  суммы  поступления   наличных  средств  и  денежных  документов  в кассу, а по  кредиту  -  суммы  выданных  наличных  денежных  средств  и  денежных  документов.  

Счет 50 «Касса» имеет  следующие субсчета:

1.  «Касса  организации» - для учета денежных средств  в кассе;

2.  «Операционная касса» - для учета наличия и движения  денежных средств в операционных  кассах;

3. «Денежные   документы» -  используется  для   учета денежных  документов - санаторных  путевок, почтовых  марок. Денежные  документы оформляются   по  приходным  и расходным  ордерам. На  их  основе  кассиром  составляется  отчет  о  движении  денежных  документов. Аналитический  учет  ведется  по  каждому  виду.

 

2.1.4 Учет денежных  средств на расчетном счете

Безналичные  расчеты  за поставленную  продукцию (товары), выполненные  работы или  оказанные  услуги  являются  основным  видом  расчетов  между  юридическими  лицами. Для открытия расчетного счета ООО «……………»  предоставило  следующие  документы:

- свидетельство  о   регистрации,  выданное  администрацией  района;

- копия  Устава, заверенного   нотариально; 

-  копию свидетельства  о  постановке организации   на налоговый  учет  в качестве  налогоплательщика (ст.86 НК РФ);

- справки из внебюджетных  фондов о регистрации в качестве  плательщика страховых взносов;

- заявление  на  открытие расчетного счета;

-копии приказов о  назначении  директора и главного  бухгалтера, заверенные нотариально;

- карточка с  образцами  подписей   директора ООО «………………»  и главного  бухгалтера, заверенные нотариусом.

На  основании  всех  сданных  документов  в  банк был  заключен договор о банковском  обслуживании  и  открыт  расчетный  счет. Договором  о  банковском  обслуживании   определены   обязанности  и  права   банка  и организации,  порядок  расчетов  банка  с  клиентом, ответственность  сторон, а  также  указываются  реквизиты  обеих  сторон.

Информацию об  открытии счета  в  пятидневный  срок  передается  в  налоговую  инспекцию, в которой состоит на  учете ООО «…………….».

Операции  по  расчетному  счету оформляются  согласно  Положению Центрального банка РФ  о  безналичных   расчетах  в Российской  Федерации.