Организация учета рабочего времени сотрудников

При выполнении работы вне  предприятия (служебная командировка, участие в совещаниях, конференциях, симпозиумах и т.п.) режим гибкого рабочего времени не применяется, а учет рабочего времени ведется, как при обычном режиме работы.

В случаях выполнения сверхурочных работ лицами с нормированным  рабочим днем, переведенным на режим  гибкого рабочего времени, почасовой учет этих работ ведется суммарно по отношению к установленному учетному периоду (неделя, месяц), то есть сверхурочными работами считаются только часы, переработанные сверх установленного для этого периода нормы рабочего времени. Оплата производится в действующим законодательством – в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, в двойном – за остальные часы работы.

Довольно часто данный режим используется в торговле и  общественном питании, где предприятия  работают в двух-, трехсменном режиме или круглосуточно. С учетом неравномерности  покупательских потоков составляются скользящие (ленточные) графики, согласно которым торговые работники выходят  на работу последовательно, группами или  в одиночку в разное время предоставляется  перерывы для отдыха и питания  и т.д. именно режим гибкого рабочего времени позволяет обеспечить нормальную работу по обслуживанию населения в  часы пик.

При нарушении принятого  режима помимо применения соответствующих  дисциплинарных взысканий работники  переводятся на общеустановленный  режим работы на срок до трех месяцев, при повторном нарушении – на срок не менее двух лет. К таким нарушениям относятся: невыполнение производственных заданий и установленных норма выработки; повышенный процент брака; опоздания на работу в пределах фиксированного времени; прогулы; неполное использование рабочего времени; недоработка рабочих часов за учетный период без уважительных причин и др.

В случаях систематического нарушения работниками подразделения  правил, регламентирующих работу в  условиях гибкого рабочего времени, руководитель предприятия должен перевести данное подразделение на обычный режим работы.

В тех случаях, когда это  необходимо по характеру труда, допускается  разделение рабочего дня на части, но при условии, чтобы общая продолжительность  рабочего времени не превышала установленную  продолжительность ежедневной работы. Такой режим труда устанавливается  водителям общественного транспорта, когда интенсивность движения приходится на час пик, работникам лесной охраны, работникам связи, жилищно – коммунального  хозяйства и др. введение в действие данного режима осуществляется работодателем в локальном нормативном акте (приказе или распоряжении), принятом с учетом мнения выборного профсоюзного органа.

В организациях, работающих в сменном режиме, составляются графики  сменности , ст.103 ТК. График сменности – это расписание выходов на работу при сменной работе. В нем указываются: число смен, их продолжительность и последовательность; распорядок работы в каждой смене (начало и окончание работы; время перерывов в работе; выходные дни; дни доработки недостающих до нормы часов и т.д.).

Графики сменности составляются работодателем с учетом мнения представительного  органа работников. Как правило, они  являются приложением к коллективному  договору. Графики должны доводиться до сведения работников не позднее чем за месяц до их введения. Запрещается назначение работника на работу в течении двух смен подряд. Переход из одной смены в другую рекомендуется производить после выходного дня. Это необходимо, чтобы обеспечить трудящимся установленную законом минимальную продолжительность еженедельного непрерывного отдыха.

Особенности режима рабочего времени и времени отдыха отдельных  категорий работников, имеющих особый характер работы, определяются соответствующими федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Министерством  труда и социального развития РФ и министерством здравоохранения  РФ.

Режим рабочего времени преподавателей учебных заведений определяется учебным расписанием и другими  обязательными для посещения  мероприятиями. К таким мероприятиям относятся: заседания учебного совета вуза, педагогического совета школы, заседания кафедр, методических комиссий и т.д.

Особенности режима труда  и отдыха при работе вахтовым методом  установлены ст. 299, 301 ТК. Вахтой считается общий период, включающий время выполнения работ на объекте и время междусменного отдыха в вахтовом поселке. Продолжительность вахты не может превышать 1 месяца. В исключительных случаях, с учетом мнения выборного профсоюзного органа, она может быть увеличена до 3 месяцев. Рабочее время и время отдыха в пределах учетного периода регламентируются графиком работы, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа. График доводится до сведения работников не позднее чем за 2 месяца до введения его в действие. В графике предусматривается время, необходимое для доставки работников на вахту и обратно, и, таким образом, оно включается в рабочее время. Часы переработки могут суммироваться в течение календарного года с последующим предоставлением дополнительных дней отдыха.

У работников религиозных  организаций режим рабочего времени  определяется исходя из режимов осуществления  обрядов или иной деятельности этих организаций, определенный ее внутренними установлениями, ст. 345 ТК.

Министерством труда РФ утверждены специальные положения о рабочем  времени и времени отдыха работников транспорта (работников плавсостава  судов морского флота, работников плавсостава  судов речного флота, членов экипажей воздушных судов гражданской  авиации и др.).

Необходимо подчеркнуть, что соблюдение режима рабочего времени  является правовой обязанностью работников. Оно должны вовремя приходить  на работу, соблюдать установленную  продолжительность рабочего времени  и использовать его исключительно  для выполнения трудовых обязанностей.

Контроль за соблюдением режима рабочего времени возложен на работодателя. 

1.3.Особенности  учета рабочего времени

Необходимым условием является учет рабочего времени. Учет рабочего времени возложен на работодателя. Работодатель должен вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

В содержательном плане он предполагает проверку нахождения работника  в рабочее время на своем рабочем  месте и выполнения им своих трудовых обязанностей; строгий учет фактически отработанного времени, длительности простоев и других видов неиспользованного  времен и т.д. учет рабочего времени  необходим для укрепления трудовой дисциплины, обеспечение порядка  в деятельности всех служб и подразделений  организаций, а также правильной оплаты труда работников.

Учет рабочего времени  может быть ежедневным, еженедельным и суммированным, однако в каждом из этих случаев учитывается отработанное работником время за каждый рабочий  день.

При поденном учете количество проработанного времени учитывается  ежедневно; недоработка в один день не может компенсироваться переработкой в другой. Поденный учет вводится для  работников, у которых продолжительность  ежедневной работы одинакова. Это наиболее распространенный вид учета рабочего времени

В соответствии со ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка для тех видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Режим суммированного учета рабочего времени вводится с таким условием, что продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие) не превышала нормального числа рабочих часов. При этом в любом случае учетный период не может превышать одного года.

Обычно применяется суммированный  помесячный учет рабочего времени, согласно которому установленная действующим  законодательством норма рабочего времени должна быть отработана за месяц. При этом месячная норма рабочего времени определяется исходя из нормальной или сокращенной продолжительности  рабочей недели (рабочего дня) и количества рабочих дней в месяце по расчетному графику пятидневной рабочей  недели с двумя выходными днями  по правилам исчисления продолжительности  рабочего дня.

В качестве периода для  учета отработанного времени  при суммированном учете рабочего времени (месяц, сезон, квартал, год) могут  использоваться несколько вариантов  отработки нормы рабочего времени:

• продолжительность нормы рабочего времени в день одинакова в течение всего периода учета рабочего времени;
• фактическая продолжительность рабочей смены в отдельные дни может не совпадать с запланированной продолжительностью по графику работы. При этом переработка в одни смены (в пределах максимальной ее продолжительности) погашается путем сокращения времени работы в другие дни или предоставления дополнительных дней отдыха в рамках учетного периода (такая переработка не считается сверхурочной работой).

Введение суммированного рабочего времени может предусматриваться  специальными актами о рабочем времени  и времени отдыха отдельных отраслей экономики.

Рабочее время работников с суммированным учетом рабочего времени регулируется графиками (распорядками) работы (сменности) на месяц (квартал, иной учетный период), в которых указываются  рабочие дни и продолжительность  работы в каждом из этих дней.

При составлении графиков работодатель в обязательном порядке  должен учесть мнение профсоюзного комитета или иного представительного  органа работников организации.

Графики сменности могут  быть типовыми, действие которых распространяется на все отчетные периоды календарного года, или же периодически корректируемыми. В первом случае графики оформляются  как приложение к коллективному  договору, и изменяются только в  исключительных случаях, а сам порядок  внесения изменений дополнительно  регулируется коллективным договором  организации.

Во всех случаях графики  сменности должны быть доведены до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие. Таковы требования ст. 103 ТК РФ.

Максимальная продолжительность  ежедневной работы при суммированном  учете рабочего времени трудовым законодательством четко не определена. Как правило, она не может превышать 12 часов.

Для превышения указанной  продолжительности смены у организации  должно быть четкое обоснование, а именно согласование особенностей режима рабочего времени и времени отдыха своих  сотрудников с соответствующим  федеральным органом исполнительной власти, Министерством труда и  социального развития России и Минздравом России. На это указывают положения ст. 100 ТК РФ и постановления Правительства Российской Федерации от 10 декабря 2002 г. № 877 «Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особый характер работы».

Главным условием для разработки графиков при суммированном учете  рабочего является также отработка  нормы рабочего времени за принятый учетный период.

Достигается это, прежде всего, введением соответствующего количества должностей работников, которые заняты на работах с суммированным учетом рабочего времени.

Если, например, предприятие  работает круглосуточно, то именно из расчета круглосуточного нахождения на рабочем месте должно быть определено количество работников тех или иных специальностей. Также должно быть учтено предоставление работникам ежегодных отпусков, а также сложившееся в организации среднее число дней болезни на одного работника соответствующей специальности, а также права работников на сокращенную продолжительность рабочего времени).

В общем случае, для того, чтобы обеспечить постоянное нахождение работника на одном из рабочих  мест в течение всего дня на протяжении календарного года необходимо 4,42 должности на одно рабочее место (365 календарных дней*24 час. в день / 1981 час. работы в день, где 1981 — норма рабочего времени согласно производственного табеля календаря за 2004 год).

При сокращенной продолжительности  рабочего времени данное значение может  быть иным. Так, при 36-часовой рабочей  неделе, для замещения одной должности  необходимо 4,91 должности (365 дней*24 час. / 1782,6, где 1782,6 час. — норма рабочего времени согласно производственного табеля-календаря за 2005 г. при 36-часовой рабочей неделе).

Работники пользуются правом на ежегодные оплачиваемые отпуска, а потому полезный годовой фонд рабочего времени их ниже, чем 1981 час. или 1782,6 час. При праве на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, в первом случае полезный фонд рабочего времени составит 1821 час. (1981 час. — (28 дней / 7 дней*40 час.)), а во втором — 1638,6 час. (1782,6 час. — (28 дней / 7 дней*36 час.).

Соответственно потребное  количество работников для замещения  одной «круглосуточной» должности  составит еще больше — 4,81 (365*24 / 1821) при 40-часовой рабочей неделе и 5,35 (365*24 / 1638,6) при 36-часовой рабочей неделе.

Если работники пользуются правом на дополнительные отпуска, потребное  их количество должно быть также скорректировано  с учетом необходимости предоставления им таких отпусков.

Если в среднем на каждого  из работников приходится 10 дней болезни  на год, то полезный фонд рабочего времени  составит 1741 час. (1821 час. — (10 дней*8 час. в день)) при 40-часовой рабочей неделе, и 1566,6 час. (1638,6 час. — (10 дней*7,2 час.)) при 36-часовой рабочей неделе.

Соответственно потребное  количество работников для замещения  одной «круглосуточной» должности составит 5,03 должности (365*24 / 1741 час.) при 40-часовой рабочей неделе и 5,59 (365*24 / 1566,6 час.) при 36-часовой рабочей неделе.