Организация учета рабочего времени сотрудников

Задачей администрации организации  является распределить указанное количество работников в пределах всего календарного года так, чтобы обеспечить отработку  ими нормы рабочего времени (правильнее сказать — полезного фонда  рабочего времени, сформированного  с учетом предоставления им ежегодных  отпусков) и предоставление ежегодных  отпусков.

Как правило, график сменности  определяется исходя из наличествующих 4-х должностей работников для замещения  одного рабочего места. Поэтому именно с данным количеством работников заключаются полноценные трудовые договоры для выполнения трудовых обязанностей согласно «полной ставки». При сокращенной продолжительности рабочего времени количество бригад может составлять и 5 единиц. С остальным (дробным показателем) должностей могут заключаться трудовые договоры для выполнения работ на условиях неполного рабочего времени, договоры для выполнения определенных работ и т.д. Именно данные работники привлекаются для работы в случае ухода «основного» работника в отпуск, их болезни и т.п.

Графики сменности в непрерывных  производствах предусматривают  собой рабочее время каждого  из работников, регулярные выходные дни, постоянный состав бригад, порядок  перехода (чередования) из одной смены  в другую, и др.

Наиболее типичными сменами  являются 8-часовая и 12-часовая.

Примерный график сменности  при 8-часовой смене может выглядеть  следующим образом:

Если учетным периодом является календарный месяц, отработанные часы сверх нормы за месяц (например, 167 часов) признаются сверхурочными  и оплачиваются в повышенном размере  согласно нормам ТК РФ. Сверхурочные часы могут быть «ликвидированы» путем  поручения работ работнику, с  которым заключен трудовой договор  на неполную «ставку».

Примерный график сменности  при 12-часовой смене может выглядеть  следующим образом:

И опять же, если учетным  периодом является календарный месяц, сверхурочные часы работы подлежат дополнительной оплате в установленном порядке.

Сверхурочные часы также  могут быть исключены путем введения учетного периода, равного кварталу, полугодию, году.

При формировании графиков сменности также следует учитывать  тот факт, что согласно положений действующего законодательства целый ряд категорий работников пользуются правом на сокращенную (менее 40 часов в неделю) продолжительность рабочего времени. При использовании сменного или суммированного режима работы предоставление работникам сокращенного рабочего времени рабочего дня приводит к необходимости замены их другими работниками.

Конкретный порядок предоставления льгот по сокращению продолжительности  рабочей недели против общеустановленной  нормы рабочего времени определяется коллективным договором, трудовым договором (контрактом) или правилами внутреннего  трудового распорядка организации  в соответствии с законодательством  о труде Российской Федерации.

Время отдыха является составной  часть режима рабочего времени, поскольку 

Время отдыха – это время, в течение которого работник освобождается от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Время отдыха регулируется гл. 17 – 19 ТК и некоторыми другими нормативными актами. Правовая регламентация времени отдыха обеспечивает реализацию конституционного права граждан на отдых.

В Конституции РФ записано «Работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным  законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый отпуск», ст. 37 ТК. Таким образом, конституция связывает реализацию права работников на отдых с регламентацией продолжительности рабочего времени. Из этого следует, что любое нарушение законодательства о рабочем времени посягает на конституционное право граждан, работающих по трудовому договору, на отдых.

Видами времени отдыха являются:

• перерывы в течении рабочего дня (смены);
• ежедневный (междусменный) отдых;
• выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
• нерабочие праздничные дни;
• отпуска.

Перерывы в течение  рабочего дня (смены) имеют различное назначение и правовой режим.

В течение рабочего дня (смены) в соответствии со ст. 108 ТК всем работникам предоставляются перерывы для отдыха и питания. Они не включаются в  рабочее время и не оплачиваются. По общему правилу, они предоставляются  не позднее чем через 4 часа рабочего времени, продолжительность их должна быть не менее 30 минут и не более 2 часов. Работник вправе использовать перерыв по своему усмотрению.

Продолжительность и режим  использования перерывов для  отдыха и питания определяются правилами  внутреннего трудового распорядка: при сменной работе – графиками  сменности; при особом режиме работ, например при работе в режиме гибкого рабочего времени или при разделении рабочего дня на части – в локальных нормативных актах или трудовом договоре по соглашению сторон.

Если по условиям работы предоставить перерыв невозможно, трудящемуся  должны быть созданы работодателем  условия для отдыха и приема пищи в течение рабочего времени. В таких случаях этот период исключается из рабочего времени. Перечень подобных работ, а также места для отдыха и приема пищи устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Кроме перерыва для отдыха и питания, на которые имеют право  все работники, законодательством  предусмотрены перерывы, имеющие  специальное назначение, предоставляемые  определенным категориям работников. Такие перерывы включаются в рабочее  время и оплачиваются.

Ежедневный (междусменный) отдых  – это перерыв между окончанием рабочего дня (смены) и началом нового рабочего дня (смены). Для того чтобы  работник имел возможность отдохнуть  и восстановить работоспособность, его продолжительность вместе со временем обеденного перерыва должна быть не менее двойной продолжительности  времени работы в предшествующий день.

На практике при сменной  работе графики сменности и зачастую строятся таким образом, что указанная  продолжительность ежедневного  отдыха не соблюдается. Такая ситуация складывается в распространенном режиме «утро – вечер (через день)». Поэтому  неслучайно рекомендуется перевод  из одной смены в другую после  выходного дня, иначе работник лишен  возможности полноценно отдохнуть.

Выходные дни (еженедельный непрерывный отдых) предоставляются  всем работникам: при5 – дневной  рабочей неделе – 2 дня, при 6 – дневной  – 1 день. Продолжительность еженедельного  непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов, ст. 110 – 111 ТК.

Порядок предоставления и  использования выходных дней зависит  от режима работы организации. Он устанавливается  коллективным договором или правилами  внутреннего трудового распорядка.

Общим выходным днем является воскресенье при 5 – дневной рабочей  неделе выходными днями обычно являются суббота и воскресенье. Если такой  режим отдыха работников для организации  невозможен, второй день отдыха устанавливается  коллективным договором или правилами  внутреннего трудового распорядка. Оба выходных дня предоставляются, как правило, подряд. Это обусловлено  не только интересам работников, но и интересами работодателей. Дело в  том, что по данным исследований в  области научной организации  труда первый день работы после выходного  – это период «вхождения в работу», являющийся наименее продуктивным. Малопродуктивен  и последний перед выходным рабочий  день. Наивысшая производительность труда приходится на середину недели – вторник, среду, четверг. Исходя из этого, целесообразно при наличии  возможности предоставлять два выходных дня подряд.

На непрерывного действующих  предприятиях, приостановка работ в которых невозможна по производственно – техническим условиям или вследствие необходимости постоянного обслуживания населения, а также на других предприятиях, где введено непрерывное производство, подход иной. Здесь выходные предоставляются в различные дни поочередно каждой группе работников в соответствии с графиками сменности. Возможным вариантом при этом является использовании графиков со скользящими выходными днями, в которых выходные дни через определенные промежутки времени передвигаются с одного дня недели на другой.

При сменной работе в режиме через день (через два, через три) специально выходные дни не выделяются, поскольку здесь действует суммированный  учет рабочего времени. Дополнительный день отдыха может быть предоставлен, если имеется переработка за учетный  период.

Порядок предоставления выходных дней работающих у физических лиц  определяется соглашением сторон, ст. 305 ТК. При этом должно быть соблюдено требование ст.110 ТК: продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 41 часов.

Статья 262 ТК предусматривает  предоставление по письменному заявлению  работника дополнительных выходных дней: одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми инвалидами в  возрасте до 18 лет – 4 дополнительных оплачиваемых дня в месяц, которые  могут быть использованы одним из них либо разделены между собой. Один дополнительный день отдыха в  месяц без сохранения заработной платы дается женщинам, работающим в сельской местности.

При совпадении выходного  и праздничного дней выходной день переносится на следующий после  праздничного дня рабочий день. В  целях рационального использования  работниками выходных и праздничных дней Правительство РФ вправе переносить выходные дни на другие дни.