Подотчётные лица

Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Для получения данного отчета надо выбрать пункт «Журнал-ордер и ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров отчета. В запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

Стандартный отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета.

Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

Для получения оборотов счета надо выбрать пункт «Обороты счета (главная книга)» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, нужно нажать на кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета – подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д – дебетовое, К – кредитовое).

Также существует стандартный отчет «Карточка счета с выбранным значением субконто» позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.

Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 1230, а кредиторскую – по строке 1520.

 

3.5 Особенности учета  по командировочным расходам

 

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 Января 2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работника в командировки.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

Т-10 «Командировочное удостоверение»;

Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (п. 2 Постановления № 1).

Документальное оформление приказа (распоряжения) о направлении работника (ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а).

Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления одного работника в командировку (приложение И), а форма Т-9а (приложение К) применяется для оформления и учета направления сразу нескольких работников одновременно. Эта форма используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве. Она может использоваться и при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п.

В приказе (распоряжении) указывается:

1) фамилия и инициалы  командируемого лица;

2) структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица;

3) место назначения (страна, город, организация, куда командируется  работник);

4) срок командировки;

5) цель командировки  и основание (служебное задание  или иной документ).

Если это необходимо, указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы – другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо.

Проект  приказа следует согласовать с бухгалтерией (главным бухгалтером) для определения размеров предстоящих расходов.

Кроме того, в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами может быть предусмотрено визирование приказа о направлении в командировку иными должностными лицами.

Приказ подписывает руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник.

Документ представляется на подпись в одном экземпляре. Затем делается столько копий приказов (распоряжений), сколько необходимо по схеме документооборота предприятия.

Постановлением Госкомстата РФ № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ  о направлении работника в командировку. На практике делается столько копий приказа (распоряжения), сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации.  Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре – в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов.   Крупные  организации обычно оформляют первый экземпляр для руководителя организации (канцелярии), второй – для отдела кадров, третий – для бухгалтерии, четвертый – для подразделения (цеха, отдела, филиала, представительства), где работает командированное лицо.

Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а).

Унифицированная форма Т-10а (приложение Л) применяется для оформления учета служебного задания при направлении работника в командировку, а так же служит отчетом о его выполнении.

 С точки зрения  хронологии событий сначала оформляется  служебное задание, оно подписывается  руководителем организации, в котором  работает  командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 (Т-9а). Таким образом, отчет о выполненной работе является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

По возвращении из командировки работник на своем служебном задании (форма Т-10а) должен заполнить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания».

В каждом конкретном случае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стояли перед командируемым. В зависимость от этого в отчет может быть включена информация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходе командировки, до изложения впечатлений о переговорах – как они прошли, в какой обстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В конкретной организации может быть принята своя форма отчета о командировке с учетом специфики деятельности.

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным (если в командировке была группа работников).

Если попытаться сформулировать общие требования к отчету о результатах командировки, то в него можно включить графы под ответы на следующие вопросы:

• цель командировки;
• сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них);
• конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки;
• перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;
• реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов);
• оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов);
• выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта.

Другие вопросы, которые работник полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, где работник работает, и утверждается руководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10), если оно выписывалось, и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.

Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.

Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10).

Командировочное удостоверение (приложение М) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и  выбытия  заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица.

 

Выводы и предложения

 

Объектом исследования данной работы является жилищно-строительный кооператив «Май».

 Анализ основных технико-экономических показателей за 2010-2012гг. показал, что выручка от реализации работ и услуг за анализируемый период увеличилась на 18607 тыс.руб. При этом наибольший рост по выручке произошел в сфере строительства и ремонта – 14357 тыс.руб. Этому способствовало: увеличение объемов работ по ремонту и строительству на который в городе Слободском и регионе имеется повышенный спрос, повышения качества предоставленных услуг и организационно-технического уровня производства.

За исследуемый период на предприятии увеличились показатели выручки от продаж на 516,4% , валовой прибыли на 88,0%, прибыли от продаж на 89,7%, прибыли до налогообложения на 1138,2%, чистой прибыли на 1130,8%.

Любая организация в процессе осуществления хозяйственной деятельности приобретает разные материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков.

Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета на счете 71. Это поможет избежать штрафных санкций.