Сущность и принципы управления организацией

Принцип оптимизации  управления подразумевает, во-первых, разумное сочетание централизации, которое имеет преимущество при решении глобальных стратегических задач, но при этом подавляет инициативу исполнителя и затрудняет решение тактических задач и децентрализации, которая эффективно стимулирует инициативу, но имеет опасную тенденцию к превращению управляемого процесса в анархию; во-вторых, оптимальная норма управляемости колеблется от трех до семи непосредственно подчиненных руководителю исполнителей.

Этот принцип управления дает ответы на важнейшие, принципиальные, имеющие большое практическое значение вопросы - какое решение должен принять руководитель: сконцентрировать всю полноту власти в своих руках или раздать большую ее часть своим коллегам.. Централизация или децентрализация? Возникают вопросы соотношения прав и ответственности между руководством и коллективом. И очень важно найти золотую середину, в противном случает нарушение данного баланса ведет либо к автократии в управлении, либо к охлократии (власти толпы).

Централизация управления.

Централизация означает концентрацию властных полномочий на верхнем уровне руководства организацией. Цель централизации - увеличение синергии, улучшение координации, предотвращение ошибок на нижних уровнях управления.

Негативные стороны  централизации заключаются в  снижении оперативности управления, уменьшения возможностей адаптации к новым условиям работы.

Имеет несомненные преимущества при решении глобальных, стратегических задач, позволяет широко, масштабно распределять все виды резервов и ресурсов, но при этом неизбежно подавляется творческая инициатива исполнителей, не всегда оптимально решаются тактические задачи. Но в некоторых, чаще всего экстремальных, ситуациях принцип единоначалия совершенно незаменим. Трудно представить себе управление армией без реализации этого принципа или семью без главы - отца или матери. Важное следствие имеет принцип единоначалия - работник должен получать приказы только от одного непосредственного начальника. Это ясное и понятное всем правило нарушается постоянно, начальнику трудно преодолеть искушение самому вмешаться в производственный процесс, и его указания кажутся ему самыми мудрыми. Должно быть четкое распределение обязанностей и участия в выполнении функций, рациональное участие всех участников взаимодействия (один - руководит, другие - согласовывают, отвечают, предоставляют…). «Тело с двумя головами в социальном мире, как и в животном, - чудовище. Ему тяжело жить», - писал Анри Файоль.

Децентрализация управления

Это передача или делегирование  прав и ответственности за ряд  ключевых решений на нижние уровни управления организацией. Цель децентрализации - облегчение процессов принятия решений и инициатив на нижних уровнях управления. Оперативность руководства, высокая адаптивность организации к новым условиям. Негативные стороны децентрализации - эмерджентность, обособленность частей, что часто ведет к конфликтам, ослаблению контроля и единства в действиях.

Освобождает членов коллектива от постоянной докучливой опеки, эффективно стимулирует инициативу, полнее раскрывает потенциальные возможности личностей. Рядовой работник выполняет задание с удвоенной энергией, если ему предоставляется хотя бы минимальная степень действительного контроля ситуации.

Принцип делегирования  полномочий предусматривает передачу руководителем части своих служебных  функций подчиненным без активного вмешательства в их действия. Принцип делегирования состоит в передаче части возложенных на руководителя полномочий, прав и ответственности компетентным сотрудникам. Это освобождает время руководителя от менее сложных повседневных дел и помогает сконцентрировать усилия на решении задач более сложного управленческого уровня. Принцип делегирования эффективен, если подчиненные:

- знают и понимают, какие обязанности им переданы, установлены конкретные цели  и сроки выполнения задания;

- получают приказания  у своего непосредственного руководителя;

- знают свои права  и обязанности без каких-либо  неопределенностей;

- свободны в своих  действиях;

- уверены в своем  праве идти на продуманный  риск и в праве совершения ошибок;

- правильно понимают необходимость контроля хода выполнения задания.

Иногда для снижения загрузки бывает правильнее не выполнять  какую-либо работу, если это возможно. Очевидный способ высвободить время - уменьшить свою нагрузку путем  эффективного делегирования полномочий. Это ни в коей мере не должно являться способом избавления от работ, которые Вам не хочется делать. Делегировать следует интересные и нетривиальные задачи, решение которых будет способствовать профессиональному росту подчиненных. Эффективное делегирование включает в себя три обязательных элемента:

- четкая постановка  задачи;

- определение степени  ответственности (или самостоятельности)  в решении задачи;

- выбор подходящего  метода контроля.

   Необходимо помнить,  что нельзя делегировать ответственность:     ответственность за выполнение делегированной работы лежит на Вас.

   Делегирование  работы означает предоставление  подчиненному полномочий для  решения задачи или принятия  решения по своему усмотрению.

Обычно вопрос состоит  не в том, делегировать или не делегировать работы своим подчиненным, а в  определении объема делегируемых работ. В этой связи необходимо учитывать четыре важных фактора:

1.  Качество результатов;

2.  Индивидуальные способности подчиненных;

3.  Взаимоотношения с подчиненными;

4.  Время.

Принцип соответствия гласит: выполняемая работа должна соответствовать интеллектуальным и физическим возможностям исполнителя.

Принцип соответствия –  принцип, согласно которому руководство  должно делегировать индивиду достаточно полномочий, чтобы он был в состоянии выполнять те задачи, за которые несет ответственность.¹

Как утверждал Л.Питер, каждый человек поднимается до уровня некомпетентности и, увы, остается на нем. В этой связи достойная задача человека - стать тем, кем он может стать. Руководитель призван помочь в этом всем своим подчиненным, одновременно обращая этот принцип на самого себя.

Принцип автоматического  замещения отсутствующего предписывает автоматическое замещение отсутствующих (болезнь, отпуск, командировка и др.) на основе действующих служебных должностных инструкций. Очевидная важность принципа автоматического замещения отсутствующего ясна каждому опытному руководителю.²

Есть одно, несколько  неожиданное следствие этого  принципа - важность служебных должностных инструкций, документов, направленных на выполнение своего долга в рамках права. Мало найдется людей, имеющих опыт работы в органах управления, которые с симпатией относились бы к предписаниям, инструкциям, циркулярам, но их отсутствие ведет к правовому нигилизму, когда все отвечают за все, а в итоге - никто и ни за что. Их много, этих должностных документов, и далеко не все из них составлены грамотно, четко и лаконично.

Есть еще один очень  серьезный документ - инструкция по технике безопасности. Каждый новый  работник обязан ознакомиться с этой инструкцией, расписаться в специальном журнале, и лишь после проверки его знаний и инструктажа на рабочем месте он может быть допущен к работе. И вот вдруг - несчастье, этот сотрудник нарушил правила техники безопасности и погиб. Это действительно страшно, это горе для семьи, для всего коллектива. Но если не оформлена документально процедура допуска к работе, не проведен инструктаж, нет подписи в журнале проверки знаний по технике безопасности, то пострадают и другие: непосредственный начальник погибшего, инженер по технике безопасности и главный инженер предприятия. Они будут привлечены к ответственности и жестоко, но справедливо наказаны.

Таким образом, принципы, обеспечивающие функционирование объекта управления, одни из самых важных в теории управления. К ним относятся: принцип правовой защищенности управленческого решения, принцип оптимизации управления, принцип делегирования полномочий, принцип соответствия, принцип автоматического замещения отсутствующего. Несоблюдение этих принципов поставит под угрозу любой  существующих проект, разрушит любую управленческую структуру.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Принципы, обеспечивающие развитие и совершенствование управляемой системы

К принципам, обеспечивающим развитие и совершенствование управляемой  системы, относят:

Принцип первого руководителя. При организации выполнения важного  задания, контроль за ходом работ  должен быть оставлен за первым руководителем, так как именно руководитель имеет  право принимать решения, только он может охватить век проблему, стоящую перед организацией в целом, глубоко знает цели и задачи, узкие места в работе.

Согласно принципу единоначалия, работник должен получать полномочия только от одного начальника и отвечать только перед этим человеком. Или, по словам профессоров Кунца и О.Доннела : «Чем более полным будет официальное отношение между индивидом и его единственным начальником, тем меньше возможность возникновения конфликта и тем больше чувство личной ответственности за результаты».

В организации, которая  придерживается этого принципа, все формальные коммуникации должны направляться по цепи команд. Лицо, у которого возникла какая-либо проблема, не может обратиться через голову своего непосредственного начальника к руководителю высшего ранга по данному вопросу. Так и руководитель высшего ранга не может выдать приказ сотруднику низшего уровня, минуя руководителей промежуточных уровней. На протяжении столетий в бесчисленном множестве организаций принцип единоначалия подтвердил свою ценность в качестве координирующего механизма. Анри Файоль включил его в свои 14 принципов организации. Поэтому большинство организаций стараются его применять.

Несоответствие  возможностей принятия решений и  степени ответственности за них  снижает эффективность результатов  управления как в случаях, когда ответственность меньше возможностей для принятия решений, изменяющих качество, что приводит к «упрощению» технологий, если нет должной экономической ответственности, так и в случаях, когда ответственность максимальна, а выработка решений по качеству субподрядных работ ограничена.

Анализ срыва выполнения многих программ показывает, что одной из причин таких срывов является несоблюдение этого принципа управления.

Принцип одноразового ввода  информации свидетельствует, что в  деятельности руководителя информация, ее оперативность и достоверность играет решающую роль, так как она является предметом, средством и продуктом управленческого труда. Один раз введенная в долговременную память компьютера информация может неоднократно использоваться для решения управленческих задач. На основе информации создаются базы и банки данных, которые являются ценным инструментом для получения руководителем и персоналом организации объективных и достоверных данных о ходе управленческого процесса.

Накопление производственной, экономической, кадровой и нормативно-справочной информации является основой для создания баз и банков данных, незаменимым инструментом для получения руководителем и всеми структурными подразделениями предприятия объективных и достоверных данных о ходе технологического процесса. Базой данных является совокупность сведений, хранящихся в запоминающих устройствах компьютера, а банке данных - более мощная система хранения информации - функционально организованное информационное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. Создание автономного банка данных дает возможность отделить информацию от прикладных программ, облегчить доступ к ней различным категориям пользователей и более надежно хранить информацию.

Для того, чтобы управленческий процесс протекал нормально, необходимо соблюдение такого важного принципа как обеспечение единства прав и ответственности в каждом его звене. Избыток прав по сравнению с ответственностью приводит на практике к управленческому произволу, а недостаток парализует деловую активность и инициативу работников. Здесь важным считается состязательность участников управления на основе личной заинтересованности в успехе, поддерживаемой с помощью разнообразных мотиваторов, таких как материальное поощрение, возможность продвижения по службе, самореализация, получение новых знаний и навыков. В современных условиях управленческий процесс не может быть по-настоящему результативным без соблюдения такого принципа как максимально широкое вовлечение исполнителей в процесс подготовки решений, поскольку решения, в которые вложен собственный труд и идеи, будут реализовываться с большей активностью и заинтересованностью.

Принцип новых задач. В управлении часто приходится встречаться  с новыми задачами. Руководитель должен быть готов к сопротивлению инновациям со стороны персонала. Он должен знать их причины, формы, эффективные механизмы их внедрения.

В отраслевых и государственных  фондах алгоритмов и программ собран практически весь комплекс задач по технической подготовке производства, технико-экономическому планированию, оперативному управлению, бухгалтерскому учету, управлению финансами, сбыту и реализации продукции, контролю ее качества, по учету кадров, контролю исполнения и т.д. Опытный руководитель всячески содействует внедрению в производственную практику этого большого комплекса отлаженных и прошедших проверку на реальных массивах информации задач, что позволяет быстро обрабатывать и получить любую объективную, достоверную информацию и освободить исполнителей от рутинного труда.