Учет затрат на оплату труда и расчетов с персоналом

Для оформления и учета  служебного задания для направления  в командировку, а также отчета о его выполнении в применяется  форма № Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении». Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник, утверждается руководителем  организации и передается в кадровую службу для составления приказа  о направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной  работе за период командировки, который  предоставляется руководителю структурного подразделения.

Форма № Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником”  оформляется при увольнении работника  и заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. В нем  указывают причину и основание  увольнения. Приказ подписывается начальником  структурного подразделения (цеха, отдела) и руководителем организации. На обратной стороне приказа бухгалтер может рассчитать заработную плату увольняемого: определяются средний заработок, начисленная сумма причитающейся заработной платы, размер компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие, а также сумма удержанного НДФЛ. Эти данные переносятся в лицевой счет работника.

Штатное расписание (форма  № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации. Штатное  расписание содержит перечень структурных  подразделений, должностей, сведения о  количестве штатных единиц, должностных  окладах, надбавках и месячном фонде  заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации  или уполномоченного им лица.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации  или уполномоченного им лица.

В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных  и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере  образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Она заполняется на основании  соответствующих документов (диплома  доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

На каждого научного и  научно-педагогического работника  ведется также личная карточка (форма  № Т-2).

Учет рабочего времени  и выработки

Для правильного начисления  заработной платы необходимо вести учет отработанного  каждым работником времени.

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда могут применяться  “Табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда“ (ф. №  Т-12) или  “Табель учета рабочего времени“ (ф. №Т-13). Необходимо отметить, что табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.[18]

Форма № Т-12 “Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы” применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы; ведется  табельщиком (мастером) и подписывается  начальником структурного подразделения. Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении заработной платы. Это документ, на основании  которого начисляется заработная плата  за отработанное время работникам с  повременной оплатой труда и  с окладом по штатному расписанию.

Форма №  Т-13 “Табель учета использования  рабочего времени” применяется для  тех же целей, что и форма №  Т-12, при автоматизированной обработке  данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени  и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые  сведения для статистической отчетности и бухгалтерского учета получают с помощью вычислительных машин.

Табель представляет собой перекрестную таблицу, где по горизонтали заполняются  дни месяца, а по вертикали заполняется  список фамилий работников с указанием  их табельных номеров и наименования должностей. Для отражения использования  рабочего времени за каждый день в  табеле (графа 4) отведено две строки: одна  - для условных обозначений  видов затрат рабочего времени, другая – для записи количества часов по ним. Каждый день расчетного месяца для каждого работника, заработок которого рассчитывается, может быть рабочим, выходным, праздничным днем, днем отпуска и т.п. - поэтому в клетке табеля, относящейся к каждому конкретному дню каждого работника, ставится стандартное условное обозначение («Я» - явка, «Б» – больничный, «ОТ» – отпуск и т.д.). Количество часов, отработанных работником в день, проставляется числом, равным продолжительности рабочего дня (например, 8 – в простой рабочий день). Невыход на работу без уважительных причин является прогулом (ставится ноль часов работы).[16]

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий  работы, должны быть сделаны только на основании оформленных надлежащим образом документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных  или общественных обязанностей и  т.п.

Начальники  каждого структурного подразделения  учитывают явки (неявки) сотрудников  своего подразделения самостоятельно, и подают данные в отдел кадров. Уполномоченный сотрудник отдела кадров составляет сводный табель на сотрудников  всего предприятия  в одном  экземпляре.  Заполненный табель подписывается лицом, ответственным  за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию  предприятия, где на его основе рассчитывается заработная плата. Вместе с табелем  в бухгалтерию передаются приказы  о предоставлении отпусков сотрудникам, больничные листки нетрудоспособности и т.п. Таким образом,  для бухгалтера табель учета использования рабочего времени является одним из первичных  документов, на основании которого производится расчет заработной платы.[12]

Учет начисления оплаты труда

В соответствии со ст. 135 ТК РФ системы  заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются:

• работникам организаций, финансируемых из бюджета, - соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;
• работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) - законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;
• работникам других организаций - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами. [4]

Система оплаты и стимулирования труда, повышение оплаты за работу в  ночное время, выходные и нерабочие  праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях, устанавливается  работодателем с учетом мнения выборного  профсоюзного органа данной организации. Условия оплаты труда, определенные трудовым договором, не могут быть ухудшены по сравнению с установленным  Трудовым кодексом РФ, законами, иными  нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

В случаях, когда условия  труда отклоняются от нормальных, оплата труда осуществляется с применением  системы доплат и надбавок (ст. 149 ТК РФ). Отклонениями от нормальных условий  труда считается работа в сверхурочное время, ночное время, выходные и праздничные  дни, простои не по вине рабочих и  брак в производстве. Предприятия  самостоятельно устанавливают размер доплат за отклонение условий работы от нормальных и порядок их выплаты. При этом они должны учитывать, что  минимальные размеры доплат установлены  законодательством.

  В соответствии с  п.3 ст. 255  НК РФ начисления компенсирующего  характера, связанные с режимом  работы и условиями труда, в  том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных условиях  труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ, в целях налогообложения прибыли включаются в расходы налогоплательщика на оплату труда.[6]

    Отклонения от нормальных условий работы оформляются листком на доплату, который выписывают на бригаду или отдельного рабочего. В нем указывают номер основного документа (наряда, ведомости и др.), к которому производится доплата, содержание дополнительной операции, причину и виновника доплат и расценку.

Доплата за работу в ночное время  осуществляется на основании табеля учета рабочего времени с итоговым количеством за месяц и регулируется ст. 96 и 154 ТК РФ. Ночным считается время  с 22 часов до 6 утра. Час ночной работы оплачивается в повышенном размере, предусмотренном коллективным договором  организации, но не ниже размеров, установленных  законодательством. Продолжительность  ночной работы (смены) сокращается на 1 ч.[6]

Доплата за работу в сверхурочное время также подтверждается данными  табеля. Согласно ст.152 ТК РФ сверхурочная  работа оплачивается за первые два  часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы –  не менее чем в двойном. Сверхурочные работы не должны превышать для каждого  работника четырех часов в  течение двух дней подряд и 120 часов  в год (ст. 99 ТК РФ). По желанию работника  сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением  дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного  сверхурочно.

К сверхурочным работам и к работе в ночное время не допускаются  беременные женщины, работники моложе 18 лет, работники других категорий, установленных законодательством.

Оплата работы в выходные и праздничные  дни должна подтверждаться приказом на работу в праздничные дни и  табелем учета рабочего времени. Работа в выходной и нерабочий  праздничный  день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ):

а) сдельщикам – не менее чем  по двойным сдельным расценкам;

б) оплачиваемым по часовым (дневным) ставкам – в размере не менее  двойной часовой (дневной) ставки;

в) получающим месячный оклад –  в размере не менее одной часовой (дневной) ставки сверх оклада, если работа проводилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере  не менее двойной часовой (дневной) ставки сверх оклада, если работа проводилась  сверх месячной нормы.

По желанию работника, работавшего  в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в  нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Простои не по вине рабочих оформляются  листком учета простоев, в котором  указывают время начала, окончания  и длительности простоя, причины  и виновников простоя и причитающуюся  рабочим за простой сумму оплаты. Время простоя по вине работодателя оплачивается не менее двух третей среднего заработка работника. Простои  по вине рабочих не оплачивают и  документами не оформляют.

Неисправимый, или окончательный, брак оформляют актом о браке  или ведомостью о браке, кроме  того, его отмечают в первичных  документах по учету выработки. Исправимый брак актом или ведомостью о браке не оформляют.

Брак, возникший не по вине работника, оплачивается наравне с годными  изделиями. Полный брак по вине работника  оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости  от степени годности продукции (ст. 156 ТК РФ).[6]

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета расчеты по оплате труда  ведутся по пассивному счету 70, который  так и называется - “Расчеты с  персоналом по оплате труда”. При этом на указанном счете учитывается  информация о расчетах по оплате труда  не только с работниками, состоящими в штате предприятия, но и с  внесписочными сотрудниками. Сюда включаются все виды заработной платы, премии, входящие в систему оплаты труда  предприятия,  пособия, пенсии работающих пенсионеров, а также причитающиеся  работникам доходы по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия. Так как счет этот пассивный, то по кредиту счета 70 отражаются начисление  сумм заработной платы, премий, пособий, пенсий и других доходов работника. По дебету этого счета показываются их  выплата, а также суммы начисленных  налогов, платежей по всем видам исполнительных документов и прочие удержания. Сальдо на конец месяца характеризует сумму  оставшегося за предприятием долга  по заработной плате перед работниками. 

В развитии счета 70 могут открываться  соответствующие субсчета, например:

субсчет 1 – расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации;

субсчет 2 – расчеты с совместителями;

субсчет 3 – расчеты по договорам  гражданско-правового характера 

и т. п.

Для отражения в бухгалтерском  учете начисленной  зарплаты предприятие  самостоятельно выбирает  счет по учету  затрат  в соответствии с видом  деятельности предприятия и структуры  производства, который соответствует  данному типу производства. Предприятие  выбирает тот счет, который соответствует  виду производства, где трудится определенный работник, заработную плату которому начисляет бухгалтер. (Малые предприятия, не имеющие вспомогательных и  других дополнительных служб, все расходы  на заработную плату по производству относят на счет 20 или 44). По дебету указанных  счетов и заносятся начисленные  суммы заработной платы работников соответствующих производств. По кредиту  этих операций будет указан счет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.[10]