Учет затрат на оплату труда и расчетов с персоналом

 Заработная плата  может выплачиваться за счет  разных источников:

- за счет отнесения зарплаты  на себестоимость продукции или  реализации товаров, работ, услуг:

Д-т  20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

Д-т 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных  производств);

Д-т 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда управленческого персонала);

Д-т 44 «Расходы на продажу» (оплата труда  торгового персонала);

Д-т 29  «Обслуживающие производства и хозяйства» (работникам обслуживающих  производств и хозяйств) и

К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

- начисление оплаты труда по  операциям, связанным с заготовлением  и приобретением производственных  запасов, осуществлением капитальных  вложений, ликвидацией основных  средств  и т.п. отражают  по Д-ту 08, 10, 15, 91 и К-ту 70.

- из нераспределенной прибыли   предприятия по решению его   собственников:

по Д-ту 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и К-ту 70   - отражают  доходы (дивиденды) работникам от участия в организации.

Учет заработной платы ведется  как аналитически, так и синтетически, то есть как по каждому работнику  в отдельности, так и обобщенно. Поэтому и учетные регистры по содержанию записанной в них информации подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета.

К регистрам аналитического учета  заработной платы относятся расчетные  и расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки, лицевой счет работника и т.п. Регистры синтетического учета - это мемориальные ордера, оборотные  ведомости. Главная книга, журналы-ордера по счетам и группам счетов и т.д.

По учету расчетов с персоналом по оплате труда могут применяться  «Расчетно-платежная ведомость» (ф. № Т-49), «Расчетная ведомость» (ф. №  Т-51), «Платежная ведомость» (ф. №Т-53) и  «Лицевой счет» (ф. № Т-54).  [15]

В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате  работникам. В ней указывают фамилии  и инициалы работников, их табельные  номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. В  левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы  по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в  правой – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате  работникам. Платежную ведомость  используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии  и инициалы работников, их табельные  номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные  ведомости или замещающие их  расчетные и платежные ведомости  применяют для расчетов с работниками  за целый месяц.

Лицевые счета представляют собой  документы, на лицевой стороне которых  записываются необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления  на работу и др.), а на обратной стороне  – все виды начислений и удержаний  из заработной платы за каждый месяц. По эти данным легко рассчитать средний  заработок за любой период.

При выдаче наличных денег из кассы  организации необходимо руководствоваться  Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального Банка России от 04.10.94 № 17. Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и т.д. получают в обслуживающем организацию банке. Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать и на оплату труда.

Заработная  плата выплачивается не реже чем  каждые полмесяца, а отпускные - не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При увольнении работника  все суммы, причитающиеся ему  от организации, выплачиваются в  день увольнения. Заработная плата  выдается в сроки, установленные  правилами внутреннего распорядка, коллективным или трудовым  договором. Эти даты указываются в предоставленных  банку кассовых заявках. За первую половину месяца (с 1-го до 15-е число включительно) выдают аванс (обычно с 16-го по 20-е число текущего месяца). Наиболее распространен вариант, при котором аванс выплачивается в заранее обусловленном размере (например, 40% фактического заработка за прошлый месяц). Заработная плата за вторую половину месяца выдается с 1-го по 10-е число следующего месяца. Если день выдачи заработной платы приходится на выходной или праздничный день, то она должна быть выплачена накануне. Деньги для расчетов с уволенными и уходящими в отпуск, а также с работниками нештатного (несписочного) состава выдаются независимо от установленных сроков выплаты заработной платы штатным работникам.[24]

Для получения  заработной платы в банк представляются следующие документы: чек, платежные  поручения на перечисление в бюджет налоговых платежей с заработной платы, платежные получения в  пользу различных организаций и  лиц на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам, по другим исполнительным документам и личным обязательствам. Аванс и  заработная плата за вторую половину месяца выдаются в течение 3 дней, включая  день получения денег в банке. Выплата заработной платы, пособий  и премий производится по расчетно-платежной  или платежной  ведомости. При  получении денег работник расписывается  в ведомости. Выдача денег лицу, не являющемуся штатным сотрудником, осуществляется по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Деньги могут выдаваться по расходному кассовому ордеру. В нем получатель указывает название и номер документа, дату его выдачи, наименование его  организации.

Заработная плата выдается работникам из кассы по расчетно-платежным документам в течение З-х дней с момента  получения из банка денег для  ее выплаты. По истечении этого срока  в платежных ведомостях против фамилии  лица, не получившего причитающуюся  ему сумму, кассир делает отметку  «Депонировано» и составляет реестр невыданной заработной платы.  При  закрытии каждой платежной ведомости  кассир указывает выплаченную и депонированную сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

При этом бухгалтер делает следующие  проводки:

1. Оформление неполученной заработной платы (депонирование):

Д-т 70 К-т 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» - закрывается расчетно-платежная  ведомость на общую сумму депонируемой зарплаты;

Д-т 51 К-т 50 - возврат денег на расчетный  счет банка предприятия  на эту  же сумму.

2. Получение депонированной ранее заработной платы:

Д-т 50 – К-т 51 - получение средств  с расчетного счета в банке  на оплату депонентов;

Д-т 76 – К-т 50 - списание выданной заработной платы с депонента.

Учет расчетов с депонентами  ведут в Книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого  депонента в ней отводят отдельную  строку, в которой указывают табельный  номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и  отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят  в новую книгу, открываемую также  на год.

Начисление  дополнительной заработной платы

Сумма оплаты за непроработанное время, производимой в случаях, предусмотренных  действующим законодательством, представляют собой дополнительную заработную плату.

Согласно ст. 114 ТК РФ штатным работникам ежегодно предоставляются очередные  отпуска (основной отпуск). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника  по истечении шести месяцев его  непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.  Последующие очередные отпуска – по графику, который составляется с  учетом мнения выборного профсоюзного органа (ст.123 ТК РФ). Основанием для расчета суммы отпускных является приказ, в котором указывается, кому предоставляется отпуск, с какого  числа, продолжительность отпуска. С 1 февраля 2002 г. минимальная продолжительность отпуска – 28 календарных дней.

Расчет оплаты за отпуск производится исходя из средней заработной платы  и  количества дней предоставляемого отпуска. Для исчисления средней  заработной платы расчетным периодом является три календарных месяца, предшествующих месяцу начала отпуска. Организации, кроме бюджетных, могут  устанавливать всем или отдельным  категориям работников расчетный период в двенадцать календарных месяцев, предшествующих уходу в отпуск. При  этом из расчетного периода исключается  время, а также начисленные сумы, когда работник получал пособие  по временной нетрудоспособности,  был в отпуске без сохранения средней заработной платы (по семейным обстоятельствам),  не работал в  связи с простоем не по вине работника, а также по другим причинам, предусмотренным  законодательством. Кроме того, при  расчете средней заработной платы  из расчетного периода исключаются  праздничные дни, установленные  законодательством.

Необходимо отметить, что замена отпуска компенсацией за него не допускается. Лишь часть отпуска, превышающая 28 календарных  дней, по письменному заявлению работника  может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и  работникам в возрасте до 18 лет, а  также работникам, занятым на тяжёлых  работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается (ст.126 ТК).[6]

Если работник увольняется  или переводится на другое предприятие, не использовав очередной отпуск, то ему начисляется компенсация  за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ). Средний дневной заработок для  оплаты отпусков и выплаты компенсации  за неиспользованные отпуска исчисляется  за последние три календарных  месяца путем деления суммы начисленной  заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Средний  дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих  днях, в случаях, предусмотренных  ТК РФ, а также для выплаты компенсации  за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной  заработной платы на количество рабочих  дней по календарю шестидневной рабочей  недели (ст. 139 ТК РФ).[6]

Форма № Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику” применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового  коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются  руководителем организации или  уполномоченным им лицом, объявляются  работнику под расписку. На основании  приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».  График отпусков  (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных  оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации  на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его  составлении учитываются действующее  законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков визируется руководителем  кадровой службы,  согласовывается  с выборным профсоюзным органом  и утверждается руководителем организации  или уполномоченным им лицом. При  переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и  руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Для расчета причитающейся  работнику заработной платы и  других выплат при предоставлении ему  ежегодного оплачиваемого или иного  отпуска применяется  «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (форма № Т-60). При расчете среднего заработка для оплаты отпуска  в графе 3 показывается общая сумма  выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном  периоде. Графа "Количество часов  расчетного периода" заполняется  при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный  учет рабочего времени.

Для учета и расчета  причитающейся заработной платы  и других выплат работнику при  прекращении действия трудового  договора применяется «Записка –  расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с  работником» (форма № Т-61), которая  составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся  заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Согласно ст. 116 ТК РФ  предусмотрено  предоставление дополнительных отпусков (ст. 116 ТК РФ) работникам, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, работникам с ненормированным  рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.  Организации  с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут  самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления таких отпусков определяются коллективными  договорами или локальными нормативными актами.[6]

Действующее законодательство предусматривает различные гарантии и компенсации работникам, совмещающим  работу с обучением (глава 26 ТК РФ). В  числе льгот – предоставление учебных отпусков. Работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим  самостоятельно в имеющие государственную  аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального и высшего  профессионального образования  независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения и успешно обучающимся  в этих учреждениях, работодатель предоставляет  дополнительные отпуска с сохранением  среднего заработка для прохождения  промежуточной аттестации  от 30 до 50 календарных дней в зависимости  от вида учебного заведения. Также для  подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных  экзаменов  предоставляется учебный  отпуск от двух до четырех месяцев, а для сдачи итоговых государственных  экзаменов - один месяц.  Работникам на период десять учебных месяцев  перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных  экзаменов может устанавливаться  по их желанию рабочая неделя, сокращенная  на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50 процентов среднего заработка  по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда. По соглашению сторон трудового договора сокращение рабочего времени производится путем предоставления работнику  одного свободного от работы дня в  неделю либо сокращения продолжительности  рабочего дня в течение недели.