Этикет деловых отношений

Частное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ЮЖНО – УРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

НА ТЕМУ:  «Этикет деловых отношений»

 

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: культура делового общения

 

 

 

 

 

Выполнил(а) студент(ка)

Башарова Елена Хабилевна

                                                                                                      (Ф.И.О.)

 

 

 

                                                                    Группа:  БЗ 301

 

 

 

Результат проверки ______________

Проверил преподаватель __________

Дата проверки ___________________

 

 

 

 

 

 

Челябинск

2011

 

 

 

 

 

 

                                                 Содержание:

 

 

• Деловой этикет и коммерческая тайна 
• Защита деловой информации.
• Защита интеллектуальной собственности
• Работа с документами.
• Работа с персоналом. 
• Мероприятия по защите документов
• Информация о клиентах и конкурентах
• Этикет руководителя
• Этикет секретаря
• Телефонный этикет в деловом общении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                            

 

                              Этикет деловых отношений

 

Деловой этикет и коммерческая тайна 

В России появилось  новое понятие – коммерческая тайна. Она является важной составляющей частью делового сотрудничества и, следовательно, делового этикета.

 

В чём отличие коммерческой тайны от государственной?

 

Сведения, составляющие государственную тайну, согласно Закону Российской Федерации  “О государственной тайне”, установлены  соответствующим перечнем, который  пересматривается не реже, чем раз  в пять лет, и по степени секретности подразделяется на три категории: сведения особой важности, совершенно секретные и просто секретные (к сведениям особой важности отнесены сведения, разглашение которых нанесёт ущерб интересам Российской Федерации в одной или нескольких областях: военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности; к совершенно секретным – сведения из тех же областей, разглашение которых нанесёт ущерб интересам одного ведомства или одной отрасли экономики, к секретным – все остальные сведения, составляющие государственную тайну).

 

Коммерческая  тайна перечнем не определена, поскольку  она всегда разная применительно  к различным предприятиям. Порядок  обращения со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, регулируется Положением по сохранности коммерческой тайны предприятия. Сроки действия коммерческой тайны определяются в каждом конкретном случае лицом, подписавшим документ, в виде определённой даты или “бессрочно”, или “до заключения контракта”. В правом верхнем углу документа пишется: “КТ” (или полностью – “Коммерческая тайна”), “Конфиденциально”, “Секрет предприятия”. Такая пометка не является грифом секретности, а лишь показывает, что право собственности на данную информацию охраняется законодательством. На документах для зарубежных партнёров аббревиатура “КТ” не проставляется.

 

Другое  отличие состоит в том, что  государственная тайна подлежит защите со стороны государства соответствующими органами, а коммерческая тайна –  службой безопасности предприятия. При этом следует иметь в виду, что коммерческие секреты могут быть государственными секретами, однако государственные секреты не могут быть коммерческой тайной, поскольку в противном случае шла бы торговля государственными интересами.

 

В повседневной жизни коммерческая тайна всегда выступает в форме  коммерческих секретов.

 

Коммерческая тайна – это  преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы и сведения о различных сторонах и сферах производственно-хозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности фирмы, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможными угрозами экономической безопасности фирмы. Коммерческая тайна возникает тогда, когда она представляет интерес для коммерции.

 

Коммерческие секреты – форма  проявления коммерческой тайны. Они  представляют собой сведения в виде документов, схем, изделий, относящихся  к коммерческой тайне, и подлежат защите со стороны службы безопасности от похищения, выведывания или утечки информации.

 

Для защиты коммерческих секретов следует  соблюдать следующие правила: безопасность всегда и везде должна обеспечиваться только профессионалами, потому что  здесь требуются специальные  знания; предпринимаемые превентивные меры должны предусматривать специальную программу по дезинформации промышленных шпионов; система превентивных мер должна включать в себя такой важнейший элемент, как организация перемещения охраняемой информации с исключением при этом любой возможности её утечки.

 

Секретность в условиях рыночного хозяйствования защищает производителя от недобросовестной конкуренции, к которой относятся различные противоправные действия, такие, как скрытое использование торговой марки, подделка продукции, обманная реклама, подкуп, шантаж и т.п.

 

В США, ФРГ, КНР и ряде других стран  защита коммерческой тайны базируется на соответствующей правовой базе. При этом основную роль в обеспечении  её сохранности играют сами фирмы, а  не государственные органы. Исключение из правил – Япония: там нет нормативных актов, предусматривающих ответственность за разглашение коммерческой тайны. Контроль за соблюдением режима секретности основывается на Кодексе поведения служащих и возлагается на отдел кадров фирмы.

 

Мировая практика показывает, что  утрата 20% информации приводит к разорению фирмы в 60 случаях из 100. Чтобы этого не произошло, следует перевести такую информацию в разряд охраняемой приказом руководителя предприятия или фирмы, в котором перечисляются сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Однако он не вправе отнести к ней сведения, подпадающие под категорию государственной тайны, а также сведения о направлениях деятельности фирмы, поскольку это может привести к сокрытию фактов о загрязнении окружающей среды и другой негативной деятельности, способной нанести ущерб обществу.

 

Защита деловой  информации.

Разрабатывая меры по защите коммерческой тайны, необходимо экономически обосновать целесообразность засекречивания той  или иной деловой информации. В  первую очередь выделяется информация, утечка которой может привести фирму к банкротству. Это строго конфиденциальная информация. В мире бизнеса это, как правило, “ноу-хау”. К конфиденциальной информации относятся и сведения о перспективах развития фирмы, её клиентах, сроках и сумме кредитования. Огласка этих сведений не приведёт к краху фирмы, но лишит её на какое-то время устойчивой прибыли. Не подлежит огласке информация, раскрытие которой может быть сопряжено с неблагоприятными последствиями, а именно: адреса руководителей и сотрудников фирмы, номера домашних телефонов, текущие планы работы, информация о конфликтных ситуациях в коллективе и т.п.

 

Методика отнесения тех или  иных сведений к коммерческой тайне  в России до конца не разработана, поэтому ограничимся лишь некоторыми рекомендациями:

 

– при засекречивании информации следует исходить из принципа экономической выгоды и безопасности фирмы;

– о внутренней организации фирмы  должны знать как можно меньше людей, а о её существовании на рынке – как можно больше;

– особое внимание следует уделить  охране договоров, заключаемых фирмой, причём в определённых случаях охране подлежит не только текст договора, но и сам факт его заключения.

 

Следует установить строгий порядок  хранения первых экземпляров договоров  и правила работы с ними: хранить  в определённом месте и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя. На лица, ответственные за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них. Всё это необходимо потому, что деятельность коммерческих структур строится в большей степени на договорных началах, и конкурент или партнёр по переговорам, обладая информацией в этой сфере, может составить довольно полную картину производственного и финансового положения фирмы.

 

Пропажа (похищение) первых экземпляров договоров ведёт к значительным затруднениям и даже невозможности доказывать те или иные положения при возникновении спора и его разрешения в судебном порядке. При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание замены одного текста другим.

 

Остальные сведения относятся к  открытым, то есть доступным для  всех.

 

В последнее время объектом самого пристального внимания разведки становятся технологически развитые производства и их руководители. Поразительную картину показало исследование, проведённое среди менеджеров и предпринимателей (по данным Э.Я. Соловьёва): 56% опрошенных уверены, что некоторые их важные и не предназначенные для посторонних ушей разговоры по телефону прослушиваются. Более 28% опрошенных заявили о странной утечке информации из защищённых традиционными способами служебных помещений. Многие из них сообщили о похищении данных из компьютеров, терминалов, блоков памяти. Не последнее место в этих противоправных действиях занимает промышленный шпионаж, незаконный сбор сведений, составляющих коммерческую тайну, а также незаконное использование секретной информации лицом или предприятием, не уполномоченным на то её владельцем.

 

По оценкам экспертов, ежегодный  ущерб только американского бизнеса  от кражи производственных и торговых секретов превышает 4 миллиарда американских долларов.

 

Кроме прямого похищения происходит и утечка информации, при этом наиболее вероятными её источниками являются: персонал, имеющий доступ к информации; документы, содержащие эту информацию; технические средства и системы обработки информации; линии связи, по которым она передаётся.

 

Защита интеллектуальной собственности.

С коммерческой тайной связано такое понятие, как интеллектуальная собственность, которое в широком смысле слова может быть определено как коммерчески ценные идеи. Новые идеи – специфический товар, имеющий коммерческую стоимость. В отличие от материальных вещей стоимость идей одноразовая – никто не будет платить за уже известные сведения.

 

Интеллектуальная собственность  имеет не только реальную стоимость, в которую входят затраты на получение  информации и её защиту, но и потенциальную  стоимость (возможная прибыль при  её реализации).

 

Возможными источниками утечки интеллектуальной собственности могут  стать конгрессы, конференции, симпозиумы, торгово-промышленные выставки и т.п.

 

Существуют три общепринятых метода защиты интеллектуальной собственности: патент, авторское право и коммерческая тайна.

 

В качестве потенциальных угроз  безопасности информации могут выступать  стихийные бедствия, неблагоприятная  внешняя среда, катастрофы, политическая нестабильность, ошибки и неисправности  программы, компьютерная преступность.

 

Как показывает практика, значительная утечка коммерческой информации происходит в ходе ведения переговоров. Это объясняется разными причинами: неверно понимаемый престиж, неумение рекламировать свою продукцию и т.п.

 

Умение  вести переговоры играет огромную роль. Сотрудники должны чётко знать, какую информацию они имеют право сообщить партнёру по переговорам, а какую нет, и понимать, что от успешно проведённых переговоров зависит не только процветание фирмы, но и их личное благополучие.

 

Работа с документами. При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определённые правила. Для этого необходимо: разработать инструкцию по работе с секретными документами; назначить ответственных лиц для контроля над секретным делопроизводством; осуществлять строгий контроль за допуском персонала к секретным документам.

 

Наиболее  важные документы следует хранить  в сейфе, менее важные – в специальном  металлическом контейнере.

 

Документы, которые правомерно могут потребовать  сотрудники налоговой инспекции  или правоохранительных служб, следует держать отдельно от остальных конфиденциальных бумаг.

 

Множительная  техника должна находиться под надёжным контролем, так как копирование  документов – один из способов получения  сведений, составляющих коммерческую тайну. Количество копий должно строго учитываться, их уничтожение – контролироваться, а копировальные машины снабжаться счётчиком и ключом, запускающим машины в действие. Существует правило – наиболее ценные документы руководители копируют сами.

 

Для работы с секретными документами должны отводиться специальные помещения с хорошей звукоизоляцией. В эти помещения не должны допускаться не только посторонние лица, но и сотрудники, не имеющие разрешения (допуска) на работу с конфиденциальной информацией. Обеспечить каждому исполнителю работу в специально выделенном помещении бывает практически невозможно, поэтому следует соблюдать “политику чистых столов”. Суть её заключается в том, что в отсутствие работника на его рабочем столе не должно быть никаких документов.

 

Работа с  персоналом. Мировой опыт в области защиты производственных секретов показывает, что главное место в организации надёжной защиты секретной информации должно отводиться работе с кадрами. Специалисты считают, что сохранность секретов на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания кадров.