Методика проведения функциональных анализов деятельности областного исполнительного органа государственной власти Тверской области

Г – головной исполнитель, С –  соисполнитель.

 

Наименование  процесса
№	Наименование  подпроцессов (процедур)	Выход	Вход	Предшествующий  подпроцесс	Последующий подпроцесс	Отдел-исполнитель	Правила, управляющие  процессом	Используемые  ресурсы и инструменты	Показатели  контроля исполнения	Средние сроки  реализации	Комментарии к  процессу производства
1.
2.
3.

 

Глубина декомпозиции внутри ИОВ определяется его структурой. Процесс последовательной декомпозиции может быть продолжен до уровня должностей – конкретных исполнителей на местах. Декомпозиция подпроцессов (процедур) до уровня должностей сотрудников предполагает введение в качестве единицы деятельности работы, выполняемой конкретным сотрудником. Полученное описание исполнения подпроцесса (процедуры) выступает основой для разработки должностных регламентов. При декомпозиции на персонифицированном уровне дается описание квалификационного уровня соответствующего исполнителя.

 

Этап 3. Построение структурно-функциональной модели деятельности областного исполнительного органа государственной власти Тверской области

 

1. После того, как проведена  полная декомпозиция функций,  формируется структурно-функциональная  модель деятельности ИОВ. Результатом этого этапа становится набор тщательно взаимоувязанных описаний, начиная с описания верхнего уровня организации ИОВ и заканчивая подробным описанием процедур или работ в рамках его структурных подразделений. Взаимосогласованное описание дается в форме структурно-логических схем или диаграмм.

Тем самым текущая  модель функционирования ИОВ  представляется через объединенные  и организованные в иерархические структуры схемы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Блок 3. Определение направлений оптимизации

 

Этап 1. Выявление проблемного поля в сфере исполнения функции

 

Перед определением направлений  оптимизации необходимо выявить  реальную проблематику в сфере оказания конечной услуги, понять, насколько значительными могут быть результаты и насколько оправданы расходы на проведение тех или иных организационных мероприятий.

1. Оценка качества  исполнения функции.

1.1. Определение перечня  количественно измеримых показателей,  характеризующих качество исполнения  функции;

1.2. Подбор статистики  и/или проведение «полевых» замеров  текущих значений показателей качества исполнения функции;

1.3. Сравнение текущих  значений показателей качества  исполнения функции с целевыми  или «эталонными» значениями. В  качестве «эталонных» значений  могут приниматься текущие значения  показателей качества в других субъектах Российской Федерации;

1.4. Опрос получателей результатов функции.

2. Оценка издержек  на исполнение функции.

Качественная оценка уровня прямых издержек на исполнение функции (по шкале «избыточные –  удовлетворительные – достаточно низкие») осуществляется посредством:

- сравнения себестоимости  функции  с «эталонными» значениями (в том числе стоимостью аналогичных  рыночных услуг);

- экспертной оценки.

3. Экспертная оценка  уровня издержек получателей результатов функции (по шкале «избыточные – удовлетворительные – достаточно низкие»), в том числе:

- прямой официальной  платы за получение услуги;

- прямой неофициальной  платы за получение услуги;

- временных издержек, связанных с получением услуги;

- иных нефинансовых  издержек (ущерб здоровью, моральный вред и т.д.).

4. Оценка необходимости  в проведении оптимизационных  действий. Вывод о нецелесообразности  оптимизации может быть сделан  в случае, если в пунктах 1-3 данного этапа не было выявлено  серьезных проблем, требующих  решения, и если потенциалу оптимизации была дана низкая оценка.

 

Этап 2. Выявление  недостатков и определение основных направлений оптимизации

 

Цель этапа – на основе детализированных схем процессуального  выполнения функций ИОВ определить основные недостатки организации деятельности. В дальнейшем – из выявленных недостатков сформулировать основные направления оптимизации.

До начала работы должен быть определен масштаб оптимизации. Возможны два варианта:

- оптимизации подлежат  функции и операции, выполняемые  обследуемым ИОВ;

- оптимизации подлежат все функции и действия, в отношении которых обследуемый ИОВ обладает эффективным механизмом управления.

Выявление недостатков  и определение основных направлений  оптимизации осуществляется последовательно  по каждой из функций.

1. Выявление недостатков исполнения функции:

1.1. Распределение функций  в системе ИОВ соответствующего  уровня (т.е. насколько целесообразно  закрепление данной  функции за  исполняющим ее в настоящий  момент ИОВ);

1.2. Содержание функции  (т.е. насколько сама функция  как набор действий соответствует целям ее исполнения);

1.3. Инструменты функции  (в том числе квалификация служащих, материально-техническое оснащение,  программные продукты и т.д.).

2. Выявление недостатков,  имеющих место при выполнении операций, составляющих функцию:

2.1. Распределение операций  в структуре обследуемого ИОВ  (по структурным подразделениям, отделам, отдельным исполнителям);

2.2. Содержание операции (насколько операция соответствует целям ее исполнения, насколько она необходима и эффективна для процесса исполнения функции);

2.3. Входящая информация (оцениваются ее качество, достаточность или избыточность);

2.4. Инструменты выполнения функции (операции);

2.5. Механизмы управления  выполнением функции (операции).

Критерии выявления  недостатков функции существенно варьируются в зависимости от специфики функции. Перечень типовых критериев выделения недостатков функций приведен в таблице:

 

Качество результата
Распределение функций (операций)	- степень «размытости» управления  и ответственности за результат  при текущем распределении функций (операции); - степень значимости взаимодействия  ИОВ (организаций, подразделений)  для результата; - степень согласованности действий  различных ИОВ (организаций, подразделений);
Содержание функции (операции)	- степень содействия операции достижению конечного результата; - наличие более эффективных  альтернатив для функции (операции); - наличие непрямых следствий  исполнения функции (операции), негативно  сказывающихся на качестве конечного  результата; - степень соблюдения эффективной последовательности операций в общем порядке исполнения функции;
Инструменты исполнения функции (операции)	- качество инструментов (программное  обеспечение, оргтехника, помещения,  персонал, машины, инвентарь и   т.д.) и степень их воздействия  на результат; - достаточность инструментария  для достижения результата; - легкость настройки/замены инструментария  в зависимости от меняющихся потребностей;
Механизмы управления	- степень заинтересованности персонала в качестве исполнения функции (в том числе система оплаты труда); - наличие и эффективность обратной  связи по качеству результата исполнения функции;
Входящая информация	- достаточность поступающей информации  для эффективного исполнения  функции.
Качество обслуживания
Распределение функций (операций)	- количество ИОВ, с которыми  потребитель должен вступить  во взаимодействие для получения  конечного результата; - количество сотрудников, с которыми  потребитель должен вступить  во взаимодействие в процессе исполнения функции;
Инструменты исполнения функции (операции)	- наличие возможности удаленного  взаимодействия и взаимодействия  через представителя; - наличие условий для взаимодействия лицам с ограниченными возможностями; - физический комфорт пребывания  в помещении в процессе взаимодействия; - наличие возможностей быстрого получения стандартизированных дополнительных услуг (ксерокопирование, оплата услуг и т.п.) за разумную плату;
Механизмы управления	- легкость обжалования посетителями и третьими лицами действий специалистов; - степень и эффективность контроля за соблюдением интересов потребителей; - степень мотивации персонала  на удовлетворение потребителей качеством обслуживания.
Стоимость функции
Распределение функций (операций)	- длительность и разветвленность  «маршрута потребителя» при исполнении функции; - количество (избыточность) взаимодействий  с иными ИОВ; - степень автономности деятельности  нижестоящих ИОВ и организаций; - прогнозируемость взаимодействия  с другими ИОВ и организациями; - длительность взаимодействия  с другими ИОВ и организациями; - целесообразность централизации/децентрализации функции (операции);
Содержание функций (операций)	- себестоимость функции/операции; - избыточность/необходимость действия/операции  с точки зрения результата; - возможные злоупотребления должностных лиц в связи с исполнением функции (операции);
Инструменты исполнения функции (операции)	- избыточность инструментария  для тех задач, которые выполняет  ИОВ; - цена обслуживания и воспроизводства  инструментария по отношению  к производительности; - степень автоматизации процессов; - объем документооборота внутри ИОВ; - воздействие инструментария на  время взаимодействия, время обработки,  скорость получения результата;
Механизмы управления	- наличие учета затрат; - мотивация персонала на экономию издержек;
Входящая информация	- достаточность (избыточность) поступающей информации для экономного исполнения функции; - легкость получения (сбора)  информации; - легкость обработки необходимой  информации и документации.

 

3. Свод недостатков  исполнения функции (операции).

4. Оценка необходимости  радикального изменения исполнения  функции.

5. Определение основных  направлений оптимизации исполнения  функции. Исходя из заданных  параметров выявления недостатков,  направления оптимизации могут  иметь преимущественно: а) процессуальный характер; б) инструментальный характер; в) управленческий характер; г) структурно-организационный характер; д) информационный характер.

По окончании проведения функциональных анализов ИОВ составляют отчеты, которые представляются в Комиссию по проведению административной реформы в Тверской области ежегодно до 25 декабря. Отчеты составляются по форме согласно приложению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Полисемантичная формулировка функции – это общая формулировка, имеющая несколько значений и предполагающая несколько вариантов трактования.

² Агрегированная формулировка функции – это формулировка, содержащая более одного действия, результат выполнения которых используется двумя и более разнотипными пользователями.

³ Выход функции – материальный или информационный продукт административного характера (действия, решения, правовые акты и прочее) или государственная услуга, являющиеся результатом выполнения функции и потребляемый внешними по отношению к ИОВ получателями.

⁴ Декомпозиция функций – это разложение функции на ряд составляющих ее процессов.

⁵ Вход – материальный или информационный продукт, который в ходе исполнения функции преобразуется в ее выход. Вход всегда должен иметь своего поставщика и иметь форму формуляра-документа.