Организация работы рекламных отделов, служб и агентств

Рекламные агентства играют положительную  роль, будучи квалифицированными координаторами, между торговлей и производством, в интересах потребителей и всего  общества содействуют рациональному  предложению и, наоборот, ограничивают объем нерациональных или преждевременных  предложений.

В реализации рекламного процесса принимают участие  следующие субъекты:

1. Рекламодатель  - юридическое или физическое  лицо, являющееся источником рекламной  информации для производства, размещения  и последующего распространения  рекламы. В роли рекламодателя  может выступать любая торговая  или производственная фирма, банк, инвестиционная компания, частный  предприниматель, оплачивающие рекламу  в соответствии со сделанным  заказом.

3.2 Основные функции рекламодателя:

 

•определение  объекта рекламы;

•определение  особенностей рекламирования выбранного объекта (видов рекламы, создаваемых  рекламных материалов, необходимого уровня рекламного представления);

•планирование затрат на рекламу;

•подготовка и передача исходных материалов рекламному агентству: формулирование целей и  задач рекламы с учетом целевых  групп потребителей, подготовка исходных текстов с акцентированием на главных достоинствах и особенностях рекламируемого объекта, представление, по возможности, образца товара;

•подготовка договора со второй стороной - рекламным  агентством - о создании рекламных  материалов и размещении рекламы  в средствах массовой информации, о проведении различных рекламных  мероприятий;

•помощь исполнителю рекламы в ходе создания рекламных мате­риалов;

•утверждение  эскизов, текстов, сценариев созданных  рекламных средств и оригиналов рекламной продукции;

•оплата выполненных работ.

2. Рекламопроизводитель - юридическое или физическое лицо, осуществляющее полное или частичное приведение рекламной информации к готовой для распространения форме.

3. Рекламораспространитель - юридическое или физическое лицо, осуществляющее размещение и распространение рекламной информации путем предоставления и использования имущества, в том числе технических средств радио- и телевещания, а также каналов связи, эфирного времени и иными способами.

В качестве основных рекламопроизводителей и рекламораспространителей на российском рынке выступают рекламные агентства, которые условно подразделяются на рекламные агентства с полным циклом услуг и агентства, специализирующиеся на оказании только отдельных видов услуг.

В первую группу входят агентства, осуществляющие исследования, планирование, творческую деятельность, производство рекламных  средств, а также услуги нерекламного характера: обеспечение паблик рилейшнс, разработка упаковки, организация выставок-продаж, презентаций и т. п.

 

3.3 Развитие рекламных агентств

 

Развитие  рекламных агентств обусловлено  следующими причинами:

Во-первых, рекламные агентства систематически сталкиваются с разнообразными маркетинговыми ситуациями, что способствует более  глубокому пониманию интересов  потребителей, приобретению навыков  и повышению своей компетенции. Это позволяет создавать качественные рекламные средства и обеспечивать эффективность их применения.

Во-вторых, рекламные агентства как независимые  организации, исключают отрицательное  воздействие на рекламу таких  объективных факторов, как излишняя зависимость рекламы от вкусов отдельных  руководителей, неверные установки  относительно ожидаемой ответ­ной  реакции потребителей и др.

В-третьих, рекламные агентства имеют устойчивые связи со средствами массовой информации, стабильно и своевременно закупа­ют  у них время и место для  размещения рекламы. Сотрудничество с  рекламными агентствами позволяет  рекламодателю оперативно решать свои проблемы, помогает ему сэкономить средства и время.

В-четвертых, пользование услугами рекламных  агентств обеспечивает системный подход к рекламе, что способствует росту  ее эффективности.

Рекламные агентства как участники рекламного процесса выполняют следующие основные функции:

• осуществляют взаимоотношения со средствами массовой информации, размещая в них заказы и контролируя их выполнение;

• создают  рекламную продукцию на основе полученных от рекламодателей заказов, разрабатывают  планы комплексных рекламных  кампаний, других рекламных мероприятий, используя потенциал как творческих, так и технических специалистов;

• ведут  расчеты с рекламодателями и  средствами массовой информации;

• сотрудничают с типографиями, студиями, рекламными комбинатами, внештатными специалистами.

Крупные рекламные агентства, выполняющие  широкий перечень рекламных услуг, испытывают необходимость объединения  различных специалистов в определенные отделы. Они могут иметь как  собственную творческо-производственную базу, так и использовать высококвалифицированных  внештатных творческих работников. Второе более целесообразно для небольших  рекламных агентств с малочисленной  структурой подразделений. Обычно деятельность отдела ориентирована на выполнение определенной функции.

Типичная  организационная схема достаточно большого по величине рекламного агентства  с полным циклом услуг имеет следующие  отделы:

Творческий  отдел, который объединяет текстовиков, художников, специалистов-графиков, режиссеров, редакторов и др. Они осуществляют генерирование идей рекламного обращения, находят верные средства их реализации. Роль такого отдела высока и здесь  учитывается психологический фактор, а также определенные направления  искусства.

1. Отдел  исполнения заказов, в состав, которого входят руководитель  и работники на правах руководителей  рабочих групп, именуемых ответственными  исполнителями проектов или контакторами. Они представляют интересы заказчиков  в своем агентстве и, наоборот, - агентство представлено в лице  исполнителей проектов во взаимоотношениях  с заказчиком. Руководитель рабочей группы координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала создания до его реализации. Исполнителей рекомендуется закреплять за конкретной категорией заказчиков.

Это позволяет  учитывать специфику рекламной  деятельности рекламодателей, различия в масштабах и географии проводимых рекламных мероприятий, систематически поддерживать контакт с рекламодателями.

2. Отдел  исследования и развития создается  с целью выявления и систематизации  потребностей отечественных рекламодателей  и их ресурсов, состояния рынка  конкретных товаров и услуг,  возможных каналов коммуникаций, а также исследования по определению  эффективности применения рекламных  средств. Кроме того, данный отдел  накапливает необходимую информацию  по организации торговли и  методах продажи товаров, состоянии текущей политики в области рекламы и стимулирования сбыта.

Основными работниками этих отделов должны быть специалисты по разработке анкет, составлению выборок, проведению целенаправленных групповых интервью, статистического  анализа и экспериментов. Работники  данного отдела принимают участие  во всех этапах планирования рекламы  агентством.

3. Производственный  отдел занимается изготовлением  рекламных носителей и в некоторых  случаях объединяет такие производственные  подразделения, как типографии, телестудии, мастерские по производству рекламных  средств и т. д.

4. Помимо  своих специфических рекламных  функций, рекламное агентство  должно эффективно вести свою  хозяйственно-финансовую деятельность, обеспечивать эффективное управление, а также иметь соответствующие  вспомогательные службы. Решением  этих функций заняты хозяйственно-финансовый  отдел и бухгалтерия агентства.

5. В агентстве  должен быть постоянно действующий  редакционно-художественный Совет, в состав которого входят не только главные специалисты агентства, но и специалисты в области рекламы, искусства, художники, работники научно-исследовательских институтов, не являющиеся работниками агентства.

Совет призван  делать оценку и утверждение выпускаемых  реклам­ных материалов с учетом мнения представителя заказчика.

Предложенная  структура агентства не является универсальной, а потому другие агентства  могут иметь иную структуру в  зависимости от конкретных условий, в которых они функционируют.

 

3.4 Организация взаимоотношений участников рекламного процесса

 

В условиях рынка большинство фирм и организаций  решает вопрос: создавать свою рекламную  службу или воспользоваться услугами рекламных агентств. Организация  собственной рекламной службы зависит  от предполагаемых объемов работ, направлений  и сумм, выделенных на рекламные  цели. При этом следует отметить, что даже при наличии рекламной  службы на фирме невозможно обойтись без услуг рекламных агентств. Это обусловлено тем, что работы, связанные с рекламой, часто требуют  специального опыта или видов  оборудования, например, изготовление радио - и телероликов, вывесок и  т. д.

Опыт  показывает, что рекламные агентства  позволяют рекламодателям экономить  время и средства. Однако надо помнить, что не все агентства в полной мере отвечают за эффективность предлагаемых ими видов и средств рекламы. В этой связи каждая фирма, каждое предприятие или организация  обязаны иметь структурное специальное  подразделение, занимающееся рекламой. Организационная структура рекламной  службы фирмы зависит от ее размера, наличия ресурсов, сферы деятельности, специфических черт целевого рынка  и характеристики производимых товаров, места и роли рекламы в комплексе маркетинга и маркетинговой стратегии фирмы, степени вовлечения администрации фирмы в осуществление рекламной деятельности. При этом следует помнить, что рекламная служба является составной частью маркетинговой службы фирмы.

Внутренняя  структура рекламной службы характеризуется  значительным многообразием. В мелких фирмах она может быть представлена одним сотрудником отдела маркетинга, отвечающим за рекламу. В более крупных  фирмах в структуре выделяется специализированное структурное подразделение.

Специалисты в области рекламы обязаны  постоянно курировать вопросы рекламы  на фирме, четко представлять цели и  задачи намечаемой рекламы, профессионально  работать с рекламными агентствами.

В рекламном  процессе участвуют следующие типы субъектов: рекламодатели, рекламные  агентства, средства массовой информации и вспомогательные, которые помогают рекламодателям и рекламным агентствам в подготовке рекламных материалов.

Главная роль в организации рекламного процесса принадлежит двум первым и основным участникам: рекламодателям и рекламным  агентствам.

Наиболее  правильной при установлении взаимоотношений  между участниками рекламного процесса является договорная форма. Прежде чем  рекламодатель решит заключить  договор с рекламным агентством, ему необходимо правильно выбрать  такое агентство. Специалисты в  области рекламы считают, что  крупные агентства притягивают  крупных клиентов, а для небольших  фирм больше подходят обычные рекламные  агентства.

Взаимодействие  рекламодателей и рекламных агентов  может строиться по трем основным направлениям:

• рекламодатель  диктует агентству, что, как и  когда надо сделать;

• рекламодатель  совершенно не вникает в то, что  и как делает рекламное агентство  по его поручению;

• рекламодатель  проводит совместную работу, находя общие  решения.

В первом варианте, если реклама не достигнет  поставленных рекламных целей, агентство  имеет право снять с себя ответственность  за неудачную рекламу, учитывая, что  оно выступало техническим исполнителем «чужих» идей.

Во втором варианте рекламодатель рискует  средствами, выделенными им на рекламу  своего товара, так как реклама  может не достичь поставленной цели. Это объясняется тем, что рекламное  агентство не всегда может составить  и осуществить грамотную рекламную  программу без участия рекламодателя  и учета его знаний в области  рекламируемого товара.

Третий  вариант наиболее приемлем, так как  он позволяет ис­пользовать совместно  опыт специалистов рекламного агентства  и рекламодателя при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров.

Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности  урегулирования возникающих разногласий  или недоразумений, особенно при  проведении сложной творческой работы, необходимо заключать договор.

Договор регулирует права и обязанности  сторон в процессе разработки, подготовки и распространения рекламы. Договор  между рекламодателем и рекламным  агентством должен содержать:

• виды услуг, оказываемых рекламным агентством, включая разработку рекламной программы;