Организация выставки. Формы и методы экспонирования туристического продукта

Выставочный и  ярмарочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет – самый удобный  для потенциальных экспонентов  и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и имена ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

Однако в  то же время в современных дискуссиях о будущем ярмарки или выставки порой рисуются перспективы, с которыми не всегда можно согласиться. Например, «физическое присутствие в качестве посетителя ярмарки стало не обязательным». Этот вывод основан на широком использовании телекоммуникаций, т.е. происходит замена классической ярмарки «телеярмаркой». С технической точки зрения это осуществимо. Но в этом случае пропадает сама атмосфера. А именно она в значительной степени способствует успеху развития компании и продаж на ярмарках. Часто можно услышать, что ярмарки изжили себя, однако значение и результативность ярмарок и выставок все еще очень велики.

Международные выставки и ярмарки проводятся во многих государствах, но особо большое распространение они получили в странах Западной Европы и США. На долю пяти стран – Германии, Англии, США, Франции и Италии – приходится примерно 2/3 всех проводимых международных ярмарок и выставок.

Среди наиболее крупных торгово-промышленных ярмарок  развитых стран следует назвать  международные ярмарки, проводимые в Ганновере и Франкфурте-на-Майне (Германия), Париже, Ницце (Франция), Брюсселе (Бельгия), Гетеборге (Швеция), Падуе, Милане, Триесте (Италия), Утрехте (Нидерланды), Токио (Япония), Ванкувере (Канада), Барселоне (Испания), Веллингтоне (Новаяб Зеландия).

Однако более  динамическое развитие ярмарочно-выставочной  деятельности по сравнению с Европой  и Америкой наблюдается в странах Юго-Восточной Азии и в России. Наиболее крупными международными ярмарками и выставками, проводимыми в развивающихся странах, являются ярмарки и выставки в Дамаске (Сирия), Триполи (Ливия), Аккре (Гана), Мадрасе (Индия), Касабланке (Марокко), Сантьяго (Чили). [9, с. 63].

 

1.2. Становление и развитие выставок

 

Становление выставок имеет свою многовековую историю. Одновременно со становлением и развитием рыночных отношений развивалась выставочная  деятельность. Наиболее важным периодом в становлении выставок является первая половина XII в. В это время ярмарки I получили широкое распространение во Франции, Англии, Швейцарии, Римской империи. До того времени в крупных центрах Ближнего Востока местные ярмарки проводились во время больших религиозных праздников.

Поступательное  развитие промышленного производства, совершенствование средств связи, все более широкое использование  возможностей заключения торговых сделок по образцам вместо ранее осуществляемых прямых продаж товаров, размещаемых  крупными предприятиями в местах торговли, предопределило дальнейшее развитие ярмарочной и выставочной деятельности.

Такая деятельность особенно активной стала в XIX в. В эти годы стали проводиться всемирные выставки. Первая из них состоялась в 1851 г. в Лондоне. За ней последовала выставка в Париже в 1867 г., на которой было представлено около 52 тыс. экспонентов. В 1879 г. состоялась Всемирная выставка в Филадельфии.

В конце XIX в. выставочная деятельность достигла широкого развития во многих странах мира, в том числе и в России. В 1886 г. в Нижнем Новгороде состоялась Всероссийская выставка. На этой выставке, продолжавшейся 120 дней, было представлено 9700 экпонентов, которые размещались в 172 крытых павильонах.

В настоящее  время безусловным лидером по числу проводимых выставок и их посещаемости является Западная Европа. Каждый шестой житель стран ЕЭС ежегодно посещает ярмарку или выставку. При этом лидирующее положение в ярмарочной и выставочной деятельности принадлежит ФРГ – Это государство располагает примерно 2 млн м2 ярмарочной и выставочной площади, где можно разместить до 80 тыс. экспонентов и что позволяет принять около 7 млн посетителей в год. Примерно четверть указанной площади находится в городе Ганновере (489900 м2).

Одновременно  с Германией важная роль в проведении выставок на европейском континенте принадлежит Франции, Италии, Великобритании, Испании, Бельгии и другим странам.

Как и в Европе, выставочная деятельность получила широкое развитие в США и Канаде. Однако за последние годы более динамичное развитие по сравнению с Америкой и Европой получила выставочная деятельность в странах Юго-Восточной Азии. [2, с. 175].

1.3 Выставочная деятельность среди  инструментов маркетинга

 

Участие предприятия  в выставках должно служить всем компонентам комплекса маркетинга. Современная выставка – это не только эффективное средство сбыта, это важнейшее средство коммуникаций и обмена информацией. Она связана со всеми инструментами маркетинга, поэтому участие в выставке служит достижению самых разнообразных предпринимательских целей – позволяет осуществлять одновременно и коммуникативную, и ценообразовательную, и сбытовую, и товарную политику предприятия.

Едва ли какой-нибудь другой из инструментов маркетинга обладает способностью представить во всей полноте  предприятие и его продукцию, одновременно давая возможность личного контакта с клиентами и изучения конкурентов. Выставки позволяют увидеть множество необходимых отправных точек для осуществления предпринимательской политики, ориентированной на сбыт. Именно здесь, как нигде более, становятся очевидными процессы, происходящие на рынке, виды и диапазон изменений, а также направление и темп будущего развития.

Выставки служат достижению самых разнообразных  предпринимательских целей. Маркетинг  при помощи выставки означает возможность  более рационального достижения этих целей, потому что выставки имеют мультифункциональное значение.

Участие в выставке надо рассматривать по преимуществу в комбинации с другими инструментами  маркетинга. Например, если центральным  звеном является контакт с постоянной клиентурой, то перед выставкой ее нужно со всей интенсивностью убеждать в необходимости посещения стенда. Если же, наоборот, требуется главным образом новый покупатель, то перед выставкой должна быть развернута широкая рекламная кампания.

Затраты на участие в ней можно обосновать, только проведя тщательные исследования исходя из его соответствия предпринимательской стратегии предприятия.

Простейший  анализ хода выставки показывает, что  этот инструмент маркетинга может повлиять на самые разнообразные функции, обладающие большим радиусом действия. Кроме того, выставка:

-является концентрированным зеркальным отражением соответствующего рынка;

-воспринимается как эмоциональное событие, вызывающее реакцию всех органов чувств человека и стимулирующие принятие им решения о приобретении товара;

-обеспечивает и увеличивает обозримость рынка;

-позволяет прояснить ситуацию на рынке;

-открывает доступ к новым рынкам;

-позволяет установить прямую зависимость между ценой и качеством.

Все это подчеркивает значимость роли выставок среди инструментов маркетинга.

Так же, как и  реклама, как стимулирование сбыта  или паблик рилейшнз, тема участия  в выставке чаще всего широко и  эмоционально обсуждается на всех уровнях  иерархической структуры предприятия. Недостаточность изучения вопроса о том, что даст участие в выставке, приводит к скепсису, а то и к отказу от участия. Неуверенность можно преодолеть только тогда, когда участие в выставке будет понято как элемент предпринимательства, то есть будет связано с динамикой предпринимательской деятельности предприятия.

Выставки, в  первую очередь торговые, – самая  сложная форма маркетинга, включающая в себя почти все современные  механизмы торговли и инструменты  маркетинга, хорошо спланированное участие  в выставке должно все это учитывать и гармонично сочетать. Каждая конкретная выставка имеет свои характеристики и особенности (место и сроки проведения, характеристики числа участников, посетителей, статус, рейтинг и др.). Затраты на участие в ней можно обосновать только проведя тщательные исследования исходя из ее соответствия предпринимательской стратегии предприятия. [11, с. 65].

Решение предприятия  об участии в выставке должно приниматься  в соответствии с порядком, определенным системой маркетинга.

Начинать надо с подбора и анализа всех необходимых для этого внутренних данных (о товаре, о формировании ассортимента) и внешних сведений (о клиентуре, конкуренции). После этого проводится оценка собственной концепции маркетинга. Эта оценка дает ясность в вопросе о том, должна ли выставка использоваться как дополнительное средство маркетинга. Она необходима также для точного определения соответствующих стратегических мер, например, целей участия в выставке и правильного выбора характера выставки, а также мер тактических, например, использования индивидуальных инструментов маркетинга в ходе выставки.

Реализация  каждой отдельно взятой задачи требует  соответствующей организации, регулирования  и контроля.

Безусловно, вышеуказанные  подходы гораздо легче осуществить  в рамках экономически устойчивой предпринимательской структуры, опирающейся в своей работе на стратегический маркетинг и рассматривающей выставку в свете оперативного маркетинга, чем малому или среднему предприятию, не говоря уже об индивидуальном предпринимателе. Но и их рыночная деятельность не будет успешной без маркетинга.

Экономическое процветание невозможно без реализации принципа, заложенного в основу маркетинга, заключающегося в том, что вся  деятельность предприятия должна ориентироваться  на конечную цель – удовлетворение потребностей клиента.

Таким образом, требование маркетинга является обязательным для любой предпринимательской  структуры. В случае заинтересованности этой структуры в участии на выставке это участие должно рассматриваться  как дополнительное средство маркетинга.

Последствия участия в выставке нужно осмысливать в рамках общей концепции маркетинговой политики предприятия. За счет участия в выставке предприятие добивается для себя положительного синергического эффекта. Выставка будет успешной, прежде всего, в том случае, если будет обеспечено ее согласование с другими составляющими инструмента маркетинга. [7, с. 85].

2. Анализ развития выставочной деятельности

 

2.1. Состояние выставочной деятельности в РБ

 

Выставочный бизнес в РБ в настоящее время представляют около 45 фирм – организаторов выставок, а также предоставляющих иные выставочные услуги (застройка, дизайн и др.). Основную роль на рынке играют фирмы, имеющие собственные выставочные программы и активно продвигающие их на белорусском рынке. Эти фирмы составляют примерно половину от указанного числа. [19].

Ведущие выставочные  компании образовали Международный  союз выставок и ярмарок (МСВЯ). Члены  МСВЯ проводят все наиболее значимые выставки. В РБ ежегодно проводится около 300 выставочных мероприятий.

По экспертным оценкам, за период 2007–2012 гг. произошел почти двукратный рост числа выставок и количества участников выставок, значительно улучшилось их качество. Происходит увеличение доли специализированных выставок по сравнению с универсальными выставками и национальными выставками зарубежных стран, проводимых в РБ.

Динамичное развитие получили туристические выставки. Всего в  РБ ежегодно проводится свыше 7 туристических выставок, которые посещает более полумиллиона посетителей. Таким образом, имеет место ярко выраженная тенденция к дальнейшему развитию выставочной деятельности в стране.

В 2012 году в РБ проводилось около 21 выставок.

Наибольшее  количество мероприятий, получивших признание  в РБ и за ее пределами, проходит по следующим тематикам:

«Жилище и интерьер, мебель»;

«Строительство»;

«Продукты питания»;

«Промышленная продукция, технологии и средства производства». [19].

2.2 Крупнейшие международные туристические  выставки и биржи

 

ITB – международная туристическая  биржа в Берлине. Как считают  специалисты, Германия – европейский лидер по проведению международных специализированных выставок.

Гостей ITB привлекают продуманность  и организованность экспозиций, большое  число профессионалов и почти  полное отсутствие случайных посетителей.

Всему туристскому миру известен этот грандиозный форум, благоприятный для общения и установления всесторонних коммерческих связей. В Берлине представлены все сегменты индустрии: путешествия, дорожно-транспортные компании, туроператоры, международные туристские союзы, техническое оснащение и многое другое. На бирже участвуют представители более 170 стран, а посетителей порядка 140 тысяч.

В ходе выставки помимо собственно осмотра экспозиций можно принять участие в различных  семинарах, симпозиумах, встречах с  экспертами, «круглых стола». А посетители представляют все многообразие бизнеса, связанного с путешествиями и отдыхом. Это туроператоры, агенты, хотельеры и издатели профессиональной литературы. Участники крупномасштабного шоу демонстрируют свои достижения широкому кругу профессионалов. [15, с. 146].

WTM (World Travel Market) – Всемирная туристическая биржа  в Лондоне;

FITUR – международная  туристская выставка-биржа в Мадриде  – одна из крупнейших в мире  выставок. По мнению ее постоянных  участников, помимо выполнения представительских  функций в Мадрид приезжают для подписания коммерческих соглашений международного масштаба, оптовых продаж турпродукта, обмена опытом и консультаций. В рамках форума проводятся конференции, семинары и встречи. Все, что необходимо для создания рабочей атмосферы.