Организация выставки. Формы и методы экспонирования туристического продукта

В числе участников – туроператоры, транспортные фирмы, гостиничный и ресторанный бизнес, официальные туристские организации и ассоциации, СМИ, фирмы по организации встреч и конференций.

BIT – Международная  туристская выставка-биржа в Милане  – считается самой известной и крупной туристской ярмаркой в Италии, где представлены лучшие предложения местных компаний. За четверть века у ярмарки определился постоянный состав участников, представляющих крупнейшие турфирмы Италии и Европы. Каждый год число их растет.

Миланская ярмарка обладает всеми возможностями для успешного ведения переговоров и заключения контрактов по оптовым и розничным продажам.

Mitt – международная  выставка «Путешествия и Туризм»  в Москве. Это самая крупная  в РБ ярмарка выездного туризма. Если по аналогии, Mitt по своей сути ближе к рабочим FITUR и BIT, чем к имиджевым ITB и WTM. Конечно, все перечисленные выставки, так или иначе, схожи. У них практически одни и те же участники: работа на крупных форумах для компании с именем входит в негласный список требований профессиональной этики.

По сравнению  с западными, московская биржа, по словам директора Mitt, выделяется своей активностью. И ее рабочий смысл преобладает  над имиджевым даже в большей  степени, чем в Мадриде или  Милане. Объяснение простое: белорусский рынок до сих пор находится в стадии развития.

British Travel Trade Fair 2008 – международная крупнейшая  туристическая выставка в Великобритании  традиционно проходит весной, в  самом начале сезона отпусков. Ежегодно в экспозиции принимают  участие более 300 ведущих компаний отрасли: туроператоры и турагентства, отели и курорты, производители спортивной одежды и туристического снаряжения. Выставку посещают более 3000 специалистов и торговых представителей.

BTTF ежегодно  проводится в одном из крупнейших выставочных центров Бирмингема «National Exhibition Centre» и собирает представителей крупнейших в Европе и мире транспортных компаний, гостиниц, санаториев, парков развлечений и других организаций.

В BTTF приняли участие более 3 500 специалистов в сфере туризма. Организаторами ярмарки созданы все условия для проведения деловых встреч и семинаров, на которых можно будет обсудить проблемы развития бизнеса, получить консультации, а также заключить взаимовыгодные контракты.

BTTF привлекает  внимание туроператоров, страховых  агентов, гидов, представителей  транспортных компаний, гостиниц  и санаториев, музеев и парков  развлечений.

Международная Туристская Ярмарка MITF, проводимая Комитетом  по туризму города Москвы, стала  традиционной и зарекомендовала себя как одно из значительных событий в мире турбизнеса. Являясь официальным мероприятием Правительства Москвы, Ярмарка «MITF», в то же время, единственная крупнейшая туристическая выставка страны, проводимая российским выставочным оператором. Первоначально нацеленная на продвижение туристических возможностей Москвы и России. Ярмарка способствует развитию туристического бизнеса страны в целом, решению его отраслевых задач и проблем.

Отличительной особенностью ярмарки является ее ориентированность на конечного потребителя. Она отвечает, в первую очередь, интересам специалистов из туристических агентств, гостиничного бизнеса и санаторно-курортного комплекса, предоставляя им возможность реализации своих предложений клиенту напрямую непосредственно перед началом летнего туристического сезона. А для туроператоров, участие в «MITF» – это возможность повышения имиджа компании, продвижения ее бренда среди широкого круга потенциальных потребителей. В прошедшей Ярмарке приняли участие – авиакомпании, гостиницы, санатории и курорты, национальные представительства иностранных государств, музеи, специализированные СМИ, крупнейшие российские и зарубежные туроператоры (ВАО «Интурист», Натали-Турс, Орфей, DSBW-tours, UTS, Ванд Интернэшнл, Спектрум, Супер Нова, BSI group, Мегаполюс (UTE), Эрцог, И-Турс, Bentour, Джет Трэвел и др.). [2, с. 123].

Интурмаркет –  главная туристская выставка, официально поддерживаемая Министерством спорта, туризма и молодежной политики РБ.

Интурмаркет –  туристская выставка, которая организуется и проводится российскими организаторами – выставочными компаниями «Экспотур» и «Евроэкспо».

«Интурмаркет» – ориентирована на работу с профессиональной аудиторией турбизнеса. «Интурмаркет»  – это активная деловая программа, которая осветит все актуальные вопросы в сфере туристской индустрии. «Интурмаркет» – это продуманная ценовая политика для участников выставки и стабильные цены в ближайшие несколько лет.

«Интурмаркет» – это благоприятные условия  работы в Международном выставочном  центре «Крокус Экспо», отвечающем всем современным стандартам.

«Курорты и  туризм» – бренд компании, знаменующий  собой открытие туристского сезона в РБ. Ежегодно выставка проходит в одни и те же сроки, традиционно собирая, ведущие предприятия индустрии гостеприимства со всего

«Мир без  границ» – это традиционное ежегодное  место встречи туристических  операторов и турагентств, национальных и региональных туристических комитетов, отелей и гостиничных сетей, пансионатов  и баз отдыха, санаториев и здравниц, авиаперевозчиков и страховых компаний. Выставка раскрывает весь спектр туристических услуг, начиная с организации туристических поездок в разные уголки мира и заканчивая услугами авиаперевозок, продажей железнодорожных билетов, размещением и бронированием отелей, организацией конференций и семинаров.

В 2012 году, несмотря на сложные экономические условия, выставка сохранила свои позиции и привлекла к работе новых партнеров. Участниками фестиваля «Мир без границ-2012»1 стали более 50 туристических компаний и представителей санаторно-курортного комплекса со всей РБ. Большинство постоянных участников заявили о своем участии в фестивале «Мир без границ-2012». Среди них «киты» туристского бизнеса, как «ANEX TOUR», «CORAL TRAVEL», «PAC GROUP», «PEGAS TOURISTIK», «АЛЬБИОН ТУР», «КАПИТАЛ ТУР», НТК «Интурист», ТК «РОЗОВЫЙ СЛОН», «РВБ–АЛЕАН», РТК «Южная столица», «ЮРТА» и др. Свыше 72% компаний принимают участие в Фестивале уже более пяти лет.

2.3 Анализ затрат турпредприятия  на участие в выставке

 

Основные статьи затрат турпредприятия.

Готовясь к  выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные  с ней расходы. Дороговизна участия  в выставке – главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности. Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

Именно поэтому, на мой взгляд, проблема организация  участия турпредприятия в выставке должна анализироваться с позиции денежной оценки такого участия. Таким образом, в данной главе я предлагаю рассмотреть какие затраты несёт турпредпритие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

Как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют:

-арендная плата (20–25%);

-затраты на изготовление стенда (30–35%).

Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических  выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд  всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

Итак, цена 1 м2 выставочной площади включает:

-стоимость общего электроосвещения;

-стоимость общей охраны территории;

-стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента;

-стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

-стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специальноотведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки;

-дополнительные услуги.

Аренда выставочной  площади – это только начало, эффективность работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необходимо учитывать заранее. Дополнительно следует определить основные позиции, основные статьи расходов. Расходов требуют обычно:

-мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т.д.);

-тип стенда (линейный, угловой, двухэтажный);

-оформление стенда;

-персонал на стенде (собственный, вспомогательный);

-реклама до выставки;

-работа с прессой (составление пресс-релизов);

-особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и т.д.;

-угощение на стенде;

-транспорт (на выставку и обратно);

-монтаж и демонтаж стенда;

-текущие затраты по стенду.

Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить  свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и на своём успехе. Ведь успех зависит и от того, где находится фирма – в «пыльном углу» или «на перекрестке всех дорог». [15, с. 155].

Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена  на 60%. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м2 арендной площади увеличивается на 40%.

Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»). Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне.

Каждый экспонент  должен стремиться расположить стенд:

-напротив и справа от главного входа;

-на центральных внутренних проходах;

-в углах;

-вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить, это размещение стенда:

-вдали от выходов и центральных проходов;

-в задней части зала;

-позади больших колонн, лестниц;

-лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем  за месяц до начала выставки заполняется  и посылается в адрес оргкомитета  заявка на участие в выставке. В  ней указываются все реквизиты  фирмы (страна, адрес / телефон, номер расчётного счета и т.д.) Суть заявки – предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5–10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Итак, выбрав и  забронировав площадь, предприятие  переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд – это образ  предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую  культуру. Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое. В связи с этим стенд должен:

-выделять предприятие;

-привлекать, не будучи вызывающим;

-пробуждать интерес.

На классический вопрос, занимающий каждого экспонента: «Каким все же должен быть стенд?» – следует ответить: «Таким, который с первого же момента раскрывает цели участия экспонента в ярмарке или выставке, отпечатывается в памяти посетителей как единое целое конструкции и предоставляемых товаров \ услуг и подчеркивает или улучшает имидж предприятия».

Размеры стенда зависят от многих факторов, основными  из которых являются:

1. Количество  и вид экспонатов;

2. Ожидаемое  количество потребителей;

3. Особые запросы  экспонента, определяемые целями  его участия;

4. Размеры и  авторитет фирмы;

5. Размеры стендов  конкурентов.

Стенд площадью в 20 кв. метров может удовлетворять  потребности мелкого экспонента, но если он расположен в близком  соседстве со стендами в 150 или 200 кв. м., опасность падения авторитета экспонента очевидна.

Оформление  выставочного стенда, как один из элементов  затрат.

Рассмотрев  статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вывод, что затраты  на монтаж и оформление стенда –  дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда. [8, с. 56].

Выставочный стенд  – это лицо фирмы. Поэтому успех  участия туристского предприятия  в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются  руководители туристских фирм, которые  очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах, журналах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекламой – занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.