Организация выставки

Нужно заблаговременно довести до сведения устроителей все пожелания экспонента относительно места стенда или витрины в выделяемом павильоне. В идеале эти пожелания целесообразно лично обсудить с представителем выставочной компании. Но это не всегда возможно сделать лично, поэтому приходится ограничиваться телефонными переговорами, пересылкой согласованных документов, посредниками, почтовой перепиской и т.п. Но по мере возможности лучше все-таки выехать к месту проведения будущего мероприятия, чтобы согласовать лично местоположение экспозиции и внести коррективы в проект по ее привязке к интерьеру.

Как только будут решены основные организационные вопросы по участию, вся энергия экспонента направляется на непосредственную подготовку своей  экспозиции на выставке. Здесь могут  возникнуть самые разнообразные неожиданности, но теперь нужно помнить, что отказ от участия уже не прост и, как правило, сопряжен со значительными затратами. Так, если уже издан каталог участников выставки, при отказе экспонента от участия публикацию придется оплатить Кроме того, отсутствие указанного в нем участника снижает уровень достоверности изложенной в нем информации. Отказавшемуся экспоненту могут быть предъявлены и другие финансовые претензии, так как устроитель на основании списка официальных участников проводит дорогостоящую рекламно-информационную работу. Он несет определенные затраты на планировочные, проектные и другие работы, делает все возможное, чтобы довести до сведения будущих посетителей объемную информацию об участниках, в том числе, с использованием современных средств полиграфии и телекоммуникации.¹²

Но если вы не намерены отказываться от участия, рекомендуется быстрее  составить план-график работ по подготовке к выставке, который позволяет  сразу же приступить к работам, направленным на реализацию поставленных задач и достижение намеченных целей.¹³

А предстоит сделать много. Не считая проекта стенда, здесь и выбор  способа транспортировки, определение  маршрута доставки выставочных грузов. Здесь и таможенные формальности по отправке грузов, вопросы тары, упаковки и маркировки, вопросы приемки доставленных к месту грузов, монтажа экспонатов, организация работа на стенде, в коммерческом центре выставки, вопросы демонтажа стенда и возврата грузов на предприятие. Поэтому, помимо основного плана мероприятий по подготовке выставки, желательно, чтобы ответственные за участки работ составили и согласовали между собой, личные графики. Образец графика приведен ниже.

Планирование штата  работников стенда. Заранее подберите  работников стенда и определите, сколько  их нужно: штатных сотрудников (из постоянных работников)____чел.; подсобный персонал, привлекаемый со стороны _____чел.

Критерии для подбора  штатных сотрудников: физическая выносливость, знание продукции, знание круга заказчиков фирмы и потребителей продукции, знание иностранных языков, технические знания и навыки, необходимые для демонстрации экспонатов в действии, терпимость и доброжелательность в обращении с людьми, умение вести переговоры.

Критерии для подбора  вспомогательного персонала. Требования зависят от обязанностей, которые  будут ему поручены. Для гидов  и переводчиков: знание иностранных  языков, общетехнические знания, знания в данной отрасли и специальной терминологии, умение устанавливать контакты с людьми.

Подготовка и издание  информационно-рекламных материалов. Они готовятся одновременно с  подготовкой экспонатов. Основные виды таких материалов:¹⁴

1. Простые проспекты  для широкого распространения  (листовки).

Такие проспекты стоят  не очень дорого и поэтому их можно  раздавать всем подряд, включая простых  «зевак». Однако, не исключено, что именно эти проспекты могут привлечь внимание к вам и вашей продукции  не предусмотренных вами посетителей.

2. Листы технических характеристик. Они должны содержать подробную информацию об изделиях.

3. Буклеты (складывающиеся  проспекты без фальцовки). Буклеты  широко освещают вашу производственную  программу (если есть возможность,  их следует печатать в цвете).

4. Каталоги. Каталоги - это исчерпывающая информация по всей программе экспонента. Каталоги, конечно, следует раздавать только специалистам, которые непосредственно интересуются вашей производственной программой.

5. Комплект информационных  материалов для журналистов: краткий очерк о деятельности фирмы экспонента, описание особенно интересных видов продукции и технологических процессов (все тексты должны быть написаны в третьем лице), Фотографии (24x36 см с зеркально-глянцевой поверхностью) продукции, примеры ее использования, диаграммы и таблицы.

6. Сувениры. Они должны  по возможности перекликаться  с продукцией, которую производит  экспонент, и тем самым помочь  посетителю запечатлеть в своей  памяти посещение стенда. Участие  в выставке стоит немалых денег  и их, право не стоит экономить на том, что вы подарите вашему гостю. Сувениры должны быть интересны по оформлению, и одновременно иметь утилитарное назначение, чтобы их стоило сохранить.

7. Бланки для записи  бесед. Для бесед, которые вы  будете вести с посетителями, для краткой записи содержания разговора заранее подготовьте специальные бланки или закажите специальные блокноты (по возможности с копиркой и нужным числом копий). Ниже предлагаем образец такого бланка для заказа и использования.

Планирование транспорта на выставку и обратно. Здесь решаются следующие вопросы:¹⁵

1. Что должно быть  доставлено на выставку: оснащение  стенда, экспонаты, информационные  материалы, мебельные гарнитуры,  персонал.

2. Каким образом перевести  грузы? по железной дороге (заранее  убедитесь в том, что к выставочному комплексу подходят подъездные пути и проверьте возможность погрузки и разгрузки), на грузовых машинах (проверьте, можно ли на машине въехать на территорию и в павильон, наличие автокранов, подъемных кранов в павильоне, вилочные погрузчики для разгрузки, как заказать пропуска на территорию для транспорта).

3. Как спланировать  перевозку и монтаж стенда: выяснить  продолжительность доставки с  завода на выставку, уточнить  где будут установлены экспонаты  в павильоне и на открытой  площадке, уточнить установку информационных щитов, узнать рабочее время кранов, вилочных погрузчиков, условия и начало погрузочных работ, определить место складирования тары для обратной доставки, получить указания устроителя по сооружению стенда, откорректировать предварительное планирование транспортных средств и механизмов для демонтажных работ.

При этом необходимо решить, будете ли вы использовать собственные  транспортные средства или поручите погрузку, транспортировку и разгрузку  специализированным фирмам. В целях  экономии средств, приходится взвесить все преимущества и недостатки вариантов.

Первым следствием принятого  решения об участии в выставке является оформление и своевременная  подача заявки на участие. Это важно  потому, что популярные выставочные  мероприятия испытывают дефицит экспозиционных и вспомогательных площадей и, как правило, получают больше заявок, чем могут удовлетворить. Если заявка на участие поступает в предельный срок или значительно позже установленной даты, заявитель имеет высокую вероятность получить отказ в регистрации его как участника и в выделении ему площади под экспозицию. Правда ему может быть предложено минимально оборудованное «рабочее место» или «заочное участие». Но не об этом сейчас речь, это только крайний выход из положения. В случае, когда оформление и подача «официальной заявки» по каким-то причинам наталкивается на трудности, рекомендуется для подстраховки быстро оформить и отправить «опцион» - предварительную (неофициальную) заявку, образец которой приведен ниже. Большинство устроителей обычно идут навстречу таким заявителям и резервируют для них некоторое количество площадей и других ресурсов. В таком случае подавшая предварительную заявку организация учитывается не как экспонент, а как «оферент».¹⁶

При значительном числе  экспонатов их наименование и технические характеристики, включая вес и габариты, должны быть сообщены в приложении к заявке. По получении материалов от устроителя и принятии окончательного решения об участии в мероприятии руководством издается приказ о подготовке к выставке, определяющий цели и задачи участия, основные мероприятия по подготовке к выставке и ответственных за их выполнение. Планово-финансовому отделу или бухгалтерии дается поручение готовить смету расходов и предложения по бюджету выставки. Разработка плана мероприятий по подготовке к выставке и организации эффективного участия в ней, как правило, приказом возлагается на менеджера предприятия по выставкам и рекламе. Хорошо составленный план работ является залогом рационального использования всегда ограниченных средств и выделенных ресурсов. Методы планирования и формы планов даны в Части 1. План подготовки к выставке в зависимости от формы участия и степени детализации работ может содержать от 10 до 60 этапов (позиций). А детализация плана во многом зависит от опыта и практики руководителя работ.¹⁷

3. Процесс проведения  выставки

выставка маркетинговый  коммуникация планирование

3.1 Выставочная  работа на стенде

Сегодня пребывание на выставке обычно занимает с монтажом и демонтажем стенда от 5 до 10 дней. Все эти дни заполнены напряженной работой администрации, всего персонала выставки и всех вспомогательных служб. Поэтому все действия персонала экспонента должны быть спланированы и обязательно предварительно согласованы с каждым сотрудником, с администрацией выставки, а также с фирмами подрядчиками, выполняющими заказанные работы. Значит, по прибытии на выставку сразу же разработайте наглядный календарный план-график, определяющий, кто, где и когда будет находиться, и чем будет заниматься? Отдельно определите, кто и когда будет находиться на стенде во время работы выставки, например: руководство предприятия, руководитель отдела сбыта, стендисты (консультанты), механики-демонстраторы экспонатов в действии, руководитель стенда, разъездные сотрудники отдела сбыта, конструкторы и разработчики продукции.¹⁸

Для координации работ  на стенде нужно назначить руководителя стенда (менеджера по персоналу на стенде), который должен нести полную ответственность за безупречную  работу на выставке всего привлеченного  персонала. Менеджер по персоналу (руководитель стенда) отвечает за: растаможивание выставочных грузов, заказ автотранспорта, размещение стендистов в гостиницах, монтаж и раскладку экспонатов, внешнее оформление и вид стенда на выставке, обслуживание посетителей, организацию рабочего времени персонала, организацию обеденных перерывов, рациональную смену работников, настроение персонала стенда, рабочее состояние действующих экспонатов, организацию учета контактов, оформление отчета по работе на стенде.

Для руководителя стенда (менеджера предприятия по персоналу стенда) должен быть разработан свой план график работы на выставке, а у стендистов, механиков-демонстраторов и гидов-переводчиков свои.

Мероприятия перед открытием  выставки по привлечению посетителей  на стенд. Всем группам посетителей, которых вы хотите пригласить на свой стенд, необходимо успеть направить приглашения. В качестве первого шага для достижения цели можно воспользоваться набором рекламных материалов, предлагаемых устроителем выставки. По прибытии на выставку запросите эти материалы и используйте их для ознакомления потенциальных посетителей. Вы можете бесплатно получить проспекты выставки на нескольких языках, рекламные наклейки или плакаты. Приглашения и аннотации экспонентов можно заложить в официальный каталог выставки, направляемый приглашаемой организации. Каталог побуждает отложить дела и посетить выставку. Кроме того, это издание служит хорошим справочником, не теряющим своей силы на протяжении всего периода между двумя выставками. Обязательно проследите за тем, чтобы в каталоге были правильно изложены все важные данные, и если обнаружите опечатки, примите меры к их исправлению хотя бы вручную, лучше до начала его распространения и в большей части тиража. Реклама в каталоге действует не только во время выставки, но и долго после ее закрытия.

Ваши партнеры и клиенты (потенциальные посетители стенда) всегда ожидают, что вы напомните  им о себе, дадите им в руки информационные и рекламные материалы и документацию. Они, конечно же, должны быть подготовлены заранее.

Работа с прессой  и СМИ. В развертываемых при выставках  пресс-центрах обычно всегда имеются  особые полочки для каждого из аккредитованных журналистов, по которым  экспоненты могут в период работы выставки раскладывать свои материалы. Менеджер предприятия по выставкам и рекламе должен проследить за тем, чтобы это были не просто проспекты, а по возможности, интересные описания вашей продукции и новинок из производственной программы с иллюстрациями или фотоснимками. В них должно быть все, заслуживающее упоминания в будущих корреспонденциях: интересные нововведения, опыт, события и тому подобное.¹⁹

Подробно изучите программу  сопутствующих мероприятий выставки - доклады, семинары, конференции, презентации  и т.п., чтобы решить, не следует  ли пригласить на эти мероприятия ваших заказчиков, клиентов, партнеров и потребителей продукции. Передайте в оргкомитет выставки материалы по новой номенклатуре продукции предприятия, чтобы их можно было использовать для работы с прессой и на деловых встречах, проводимых непосредственно устроителем выставки. Это может быть:²⁰ краткий очерк о деятельности предприятия, описание особенно интересных видов продукции и технологий, иллюстрации или фотографии и т.п.