Организация выставки

Организация монтажных, оформительских и демонтажных работ. Очень важно своевременно начать монтаж и оформление стенда, чтобы в день открытия все было окончательно готово. Чтобы не произошло неожиданных срывов, при планировании работ следует предусмотреть:²¹ своевременную проверку нагрузки пола (Если нагрузка окажется превышающей норму, нужны дополнительные фундаменты), подключение к электросети, прокладку водопровода и канализации, своевременную установку и подключение телефона, рабочие инструкции по монтажным работам, указания слесарям, водопроводчикам, малярам и обойщикам, указания шрифтовикам по выполнению надписей, освещение (запасные светильники и лампочки), принятие мер, предусмотренных техникой безопасности, оборудование и оформление стенда: устранение повреждений при перевозке, обустройство кабин для переговоров, кухни, бюро для секретаря, склада для информационных материалов, возможность поддержания контактов с центральным офисом экспонента, заказ охраны, заказ номеров в гостинице, заказ столиков в ресторане и т.п.

Угощение для приглашенных посетителей. Решите заранее, какое угощение вы будете предлагать своим гостям, закажите все необходимое и проследите за оправкой на выставку.

Приемка стенда и инструктаж персонала. После завершения монтажных  и оформительских работ фирмой-подрядчиком  стенд должен быть передан персоналу экспонента накануне открытия выставки, поскольку уже на следующее утро приходится встречать первых посетителей. Кроме того, первый обход выставки официальными лицами не исключает возможности приветствовать на стенде тех или иных лиц, представляющих практический интерес.

Сразу после приемки  стенда проводится подробный инструктаж всего персонала, который будет  здесь работать. В инструктаж входит:²² представление персоналу руководителя стенда и его полномочий; знакомство штатных сотрудников с внештатным персоналом; уточнение целей и задач, которые ставит перед собой экспонент на данной выставке; ознакомление с экспонатами и их местоположением; ознакомление с режимом дня (начало и окончание работы, уход со стенда и т.п.); распределение обязанностей и времени дежурств на стенде, согласование графика; обсуждение формы одежды; информирование о номерах телефонов милиции (полиции) и пожарной охраны; правила пользования служебным телефоном и факсом; как пользоваться почтовыми услугами; правила занятия кабин (или столов) для переговоров; как работать с книгой регистрации почетных гостей и книгой отзывов; где получить флажки для столиков и бэйджи с фамилиями; где находится администратор павильона, и по каким вопросам к нему обращаться; связь с дирекцией выставки, и по каким случаям; связь с конгресс-центром и протокольным отделом; связь с пресс-центром; информация о ближайших кафе, ресторанах и др. пунктах питания; информация о режиме оплаты и пребывания в гостинице, обмен телефонами.

Организация рабочего дня  на стенде. Как должен проходить день на выставке, подробно изложено в учебном пособии «Стендист торгово-промышленной выставки. Секреты мастерства». Тем не менее, дадим несколько рекомендаций руководителю стенда (менеджеру по персоналу на стенде).

Перед началом рабочего дня:²³ сбор всех сотрудников не позже чем за 15 минут до открытия павильона для публики, ознакомление сотрудников с планом работы на день и основными событиями дня, выдача необходимого инвентаря, инструментов и материалов в течение рабочего дня, координация распределения кабин и столов для переговоров, периодическая проверка состояния экспонатов, проверка наличия у стендистов информационных материалов, выкладка рекламных материалов для посетителей, расстановка стендистов по местам и помощь им в работе с посетителями, регулирование периодического отдыха стендистов, временная подмена отдельных стендистов и обслуживание посетителей, организация контактов важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководством фирмы, изучение экспонатов фирм, представленных на выставке.

В конце рабочего дня, обсуждение итогов дня с коллективом  стенда, просмотр записей бесед с  посетителями, выявление мнений, выдача поручений, отключение экспонатов от энергопитания, опечатка стенда или сдача его охране.

Изучение стендов партнеров  и конкурентов. Предоставьте сотрудникам  своего стенда достаточно времени для  изучения продукции, экспонируемой  конкурирующими фирмами. Это очень  важная и ответственная работа, поэтому  порядок изучения продукции и  сбора информационных материалов обсудите с ними заранее. Дайте им необходимые инструкции: что в первую очередь узнать, какие получить материалы, как объяснить проявляемый интерес. На выставке легче получить особо важные, и порой неоценимые сведения. Но это нужно уметь делать цивилизованно. Отведите место для хранения собранных материалов, так как их предстоит после выставки доставить специалистам предприятия для изучения.²⁴

Закрытие выставки, демонтаж стенда и подготовка персонала к  отъезду. При демонтаже стенда в связи с закрытием выставки нужно заранее наметить: отъезд персонала стенда, получение со склада транспортной тары, меры против расхищения, что делать с экспонатами, куда отправить оборудование стенда, куда направить мебель со стенда, куда направить оставшийся рекламный материал.

Последний день работы выставки, как правило, проходит под знаком свертывания работ, демонтажа стенда и подготовки к отъезду. После  проделанной работы персонал стенда чувствует себя изрядно уставшим, и поэтому - менее внимателен. Но руководитель стенда не должен расслабляться. Наоборот, ему нужно предельно сконцентрировать внимание и волю, так как предстоит масса хлопот и ответственных действий. Он отвечает за все и поэтому контролирует: возврат арендованного имущества, сдачу оборудования и площадки устроителю, окончательный расчет с соответствующими подрядчиками, подписывает акты и протоколы, заказывает транспорт, погрузчики, тару и упаковку, сдает имущество транспортно-экспедиторской фирме на отправку с выставки. Конечно, что-то он поручает своим сотрудникам, и большинство вопросов решают его помощники. Но руководитель стенда, чтобы быть уверенным, что все сделано правильно, в полном соответствии с требованиями и ничего не забыто должен лично проконтролировать исполнение своих поручений. Кроме того, он обязан собрать у себя важные документы. Если у него нет специалиста по транспорту и таможне, он сам оформляет маркировку контейнеров и тары, грузовые и транспортные квитанции, упаковочные листы, отчетные и финансовые документы. Он последним покидает выставку в полной уверенности, что все намеченное выполнено.

3.2 Организации,  регулирующие деятельность выставок

Регулированием деятельности выставок занимаются как учреждения стран, на территории которых они  проводятся, так и международные организации.

К международным организациям, регулирующим деятельность международных  выставок, относятся:²⁵

Международное бюро выставок создано в 1931 г. для наблюдения за выполнением Парижской конвенции 1928 г. о международных выставках. В задачи Конвенции входит регламентация порядка организации официальных всемирных выставок, классификация выставок, определение прав и обязанностей стран, организующих выставки и участвующих в них, порядок присуждения наград экспонентам товаров. Конвенция определяет сроки организации выставок с учетом их категории. Страна, организующая выставку, должна зарегистрировать ее в Международном бюро выставок не позднее чем за шесть месяцев до рассылки приглашений. Конвенция предусматривает ряд льгот для участников выставки: бесплатное предоставление площади под экспонаты; временно беспошлинный ввоз экспонатов с обязательством их обратного вывоза; беспошлинный ввоз каталогов и других рекламных изданий, строительных материалов для возведения павильонов и стендов, образцов для бесплатной раздачи и дегустации. Если этому не препятствуют законы страны, экспонент имеет право продать свои экспонаты по окончании выставки. Важное значение имеет также запрещение повышения таможенных пошлин страной, в которой проводится выставка, за шесть месяцев до ее открытия и во время функционирования.

Союз международных  ярмарок создан в 1925 г. в целях  организации и поддержания постоянного  сотрудничества международных ярмарок, защиты их прав, расширения круга их деятельности и, таким образом, содействия развитию товарообмена между государствами. Союз является частным объединением. Члены Союза делятся на членов-учредителей, действительных и чрезвычайных членов.

Рыночная группа по международным  ярмаркам Комиссии по развитию внешней  торговли при Европейской Экономической Комиссии ООН создана в 1955 г.

В ее состав входят представители 20 стран, а также Союз международных  ярмарок и Международная торговая палата. Группа разработала ряд рекомендаций правительствам стран – членов ООН  относительно административных льгот, которые предоставляются международным выставкам образцов. Эти рекомендации определяют порядок выдачи виз участникам выставок (бесплатно, в кратчайшие сроки – не позднее 15 дней), порядок ввоза на выставки рекламного и строительного материалов, необходимых для оформления стендов (беспошлинно), образцов для проб и экспонатов (временно беспошлинно), порядок получения экспонентами иностранной валюты, предоставления им товарных контингентов и пр.

Помимо перечисленных  международных организаций существуют также временные объединения международных отраслевых выставок по отдельным группам товаров: автомобилям, мотоциклам, металлорежущим станкам, полиграфическому оборудованию, текстилю. Эти международные организации содействуют проведению международных выставок и стремятся унифицировать и распространить льготы для их участников, посетителей, а также грузов на все универсальные и отраслевые выставки международного значения.

Местные учреждения

Это министерства и ведомства, торговые палаты, ассоциации промышленников и торговцев, общественные организации, содействующие развитию международных связей, и городские муниципалитеты. Ими создаются постоянные рабочие органы по управлению выставками и временные – по управлению выставками, выставочные комитеты или управления, являющиеся юридическими лицами. Управления или комитеты через соответствующий аппарат организуют подготовку и проведение выставок. Правовое положение участников выставок и их устроителей определяется утвержденным надлежащим порядком регламентом или правилами участия в выставках.²⁶

Правительства государств, на территории которых проводятся выставки, оказывают им содействие в создании материальной базы и в установлении различных льгот для экспонентов  и их грузов.

Важной формой организационно-технической  работы управлений и комитетов международных выставок является проведение мероприятий, способствующих обмену научно-техническим опытом между участниками, и содействие в осуществлении рекламы товаров. Эти мероприятия оказывают серьезное влияние на международную торговлю, привлекая на выставки специалистов, промышленников, торговцев и увеличивая суммы экспортно-импортных сделок. ²⁷

Разумеется, в каждой стране сложился свой особый подход к  организации выставочного бизнеса, но неизменным остается одно: сфера  торгово-промышленных выставок в Европе находится под контролем государства.

Заключение

В последние десятилетия  выставки как узловые пункты мировой  торговли играют все большую роль. С одной стороны, это связано  с тем существенным значением, какое  придается выставкам как инструменту сбыта и приобретения; с другой стороны, это обосновано тем, что выставки как инструмент маркетинга при правильном использовании их возможностей играют значительную роль в достижении успеха предпринимательства.

Для осуществления торговли информация столь же важна, сколь и сам товар. Необходимость разъяснений по поводу многих видов продукции возрастает, разнообразие выбора усложняет принятие решений. Тем самым все важнее становятся обмен опытом и личные доверительные отношения. Должны завязываться и поддерживаться контакты. А где это можно осуществить лучше, чем на выставках, в непосредственных переговорах со всеми нужными деловыми партнерами? Каждая специализированная выставка — это место встречи представителей целой отрасли, в связи с чем здесь предлагаются почти неограниченные возможности.

Значение выставок определяется, прежде всего, возможностью: непосредственной коммуникации с потенциальными потребителями  и покупателями, поставщиками и субподрядчиками, которые заинтересованы в получении информации и налаживании связей, отслеживать рыночные тенденции и оценить позицию своего предприятия на рынке, «дать знать о себе», обменяться информацией со специалистами, почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов и изучить их политику, проанализировать отклики посетителей о качестве, ценах товаров/услуг его фирмы и товаров/услуг его основных конкурентов, провести широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров/услуг экспонента с использованием самых разнообразных средств.

Чтобы выставка реально приносила отдачу, компания должна, во-первых, правильно определиться с экспозицией и четко сформулировать цель – что она хочет получить в результате. Участие в выставке – лишь один из инструментов маркетинга, причем весьма дорогостоящий. Поэтому прежде чем принимать решение о ее использовании, необходимо убедиться, что нет других, более эффективных и менее затратных способов добиться необходимых целей. Очевидно, например, что при выводе на рынок массового продукта выставка может быть лишь вспомогательным средством. Кроме того, специфика некоторых компаний и их рынков просто не предполагает экспонирования. Во-вторых, к выставке нужно серьезно готовиться и обучать персонал, который будет работать на стенде. В-третьих, информацию, полученную на выставке, нужно правильно обработать.²⁸

Число заключенных после  выставки контрактов обычно зависит  от того, сумеет ли компания обработать полученную информацию и грамотно ей распорядиться. Как показывает западная практика, если для обычного заключения сделки требуется около четырех встреч, то после выставки – в среднем 0,8 встречи. То есть предварительные договоренности, достигнутые на экспозиции, потом могут лишь согласовываться по почте, факсу и т.д.

Поэтому, прежде, чем принять  решение об участии в выставке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную деятельность, касаемо численного состава персонала экспозиции и его соответствующей подготовки, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

Таким образом, вся выставочная  деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах: