Организация выставочных мероприятий

Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной я ярмарочной деятельности, может быть, для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий. При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, в которые впадают многие экспоненты, производя оценку своего участия в ярмарке или выставке, а именно: 1. Выводы делаются ими сразу же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность заключения так называемых послеярмарочных (послевыставочных) соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика. 2. Оценка значимости ярмарки\выставки, в которой участвовали эти экспоненты, производится ими уже с первого участия. Если же выбор оказался правильным и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, практика показывает, что для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие в конкретной ярмарке или выставке, по крайней мере, в течение трех лет подряд. Только тогда предприятие «вольется» в эту сферу маркетинга, которая переживает в настоящее время значительные трансформации, связанные с широкомасштабным применением телекоммуникаций, современных средств связи, Интернета. С течением веков ярмарки и выставки постепенно трансформировались из сферы узкоторговых отношений в сферу многоплановых коммуникаций, что сделало их ареной острой конкурентной борьбы. Организация такого рода мероприятий предполагает высокую степень профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложена совместная ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках или ярмарках. Эти требования достаточно часто не выполняются на национальных российских выставках и ярмарках, что является поводом для беспокойства. Однако в то же время в России начинают прослеживаться благоприятные тенденции в развитии выставочной и ярмарочной деятельности. В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций: 1) растет количество специализированных выставок по сравнению с универсальными (соответственно, 76% и 24%), что весьма выгодно фирмам-экспонентам, 2) наблюдается рост числа российских фирм, участвующих в международных выставках 3) стабильно растет интерес зарубежных фирм к России Этот бурный рост выставочной активности в настоящее время свидетельствует о стремлении предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.¹⁴

 

2. Выставка и ярмарки как способ продвижения товара

 

2.1 Анализ выставочно-ярмарочной деятельности в г. Воронеже на примере строительных материалов

Анализ современных  тенденций развития выставочного бизнеса  показывает, что функции выставок существенно расширились. Кроме  традиционных: рекламных, информационных, коммуникативных, выставки могут стать  полигоном аттестации качества товаров  и услуг, исследования рынков, формирования взаимоотношений между разработчиками и потребителями, продавцами и покупателями. ервая и пока единственная в Воронеже Ярмарка строительные материалы существует с июля 2002 года. Сегодня она по праву завоевала  популярность у жителей Воронежа и Воронежской области.

Введённая в эксплуатацию в июле 2002 года I очередь Ярмарки  представляет собой:

·      Главный  корпус с торгово-выставочной площадью 2700 кв.м.

·      2 линии  торговых павильонов с общей площадью 1000 кв.м 

·      складские площадки, помещения, контейнеры общей площадью 2500 кв.м.

В феврале 2007 года закончено  строительство II очереди Ярмарки  которая представляет собой

- 9000 кв.м торговых, выставочных и офисных площадей

- 12 000 кв.м складских площадок и помещений

- Полное электроснабжение и теплоснабжение

В настоящее время открылся новый "Зеленый" корпус №IV, где заработало еще 22 павильона: товара еще больше - цены еще ниже.

Ярмарки строительные материалы  построена на принципе самоуправления: функционирует Совет Операторов, в который входят как представители Арендодателя , так и наиболее активные Операторы. В рамках Совета существуют:

- рекламный комитет,  в компетенцию которого входят  вопросы рекламы, развития имиджа  Ярмарки;

- комитет по контролю  за обеспечением жизнедеятельности, решающий хозяйственные вопросы.

Совет Операторов собирается на свои заседания ежеквартально, в  первый вторник первого месяца квартала.

Один раз в год, в  январе, на Ярмарке строительные материалы  проходят общие собрания, в которых  участвуют все Операторы Ярмарки.

На Ярмарке расположены 130 оптово-розничных продавцов. Предлагаемый ими более, чем 100 000 ассортимент наименований продукции, удовлетворит потребности  покупателя с любым спросом и  достатком.

Для выявления удовлетворенности  эффективностью участия в ярмарке было проведено исследование.

С целью проведения оценки нами была разработана анкета (приложение 1), учитывающая специфику проведения ярмарки и предлагаемая для заполнения потенциальным участникам.

Цели исследования – оценки эффективности проведения ярмарки на основе выбранных характеристик.

Проанализируем результаты исследования.

Таблица 1

Ответы респондентов на вопрос «С какой целью Ваша компания принимала участие в ярмарке»

	Значение, %
Увеличение объема продаж	63
Реклама фирмы, имиджевые мероприятия	12
Изучение рынка	4
Представить новую продукцию	3
Найти дилеров	6
Сравнить себя с конкурентами	11
Другое	1

 

Таким образом, мы видим, что большая часть участников ярмарки видит своей главной  целью увеличение объема продаж, проведение рекламы и имиджевых мероприятий и сравнение себя с конкурентами.

Таблица 2

Ответы респондентов на вопрос «Оправдала ли ярмарка Ваши ожидания в целом»

	Значение, %
Оправдались полностью	58
Оправдались в основном	32
Оправдались частично	8
Не оправдались	2

 

Следовательно, ожидания респондентов в целом от принятия участия в ярмарки в основном оправдались.

Таблица 3

Ответы респондентов на вопрос «Какие специализированные СМИ, на Ваш взгляд, наиболее эффективно работают на привлечение посетителей специалистов»

	Значение, %
Телевидение	9
Радио	8
Печатные еженедельные издания	32
Ежемесячные специализированные журналы	21
Наружная реклама	19
Интернет	8
Direct-mail	2
Другое	1

 

Таким образом, наибольшей популярностью в Воронеже пользуется реклама в печатных еженедельных изданиях, ежемесячных специализированных журналах и наружная реклама.

Таблица 4

Ответы респондентов на вопрос «Делали ли Вы рекламу своего участия в ярмарке»

	Значение, %
Да	89
Нет	11

 

Следовательно, большинство  участников делали рекламу своего участия в ярмарке.

Таблица 5

Ответы респондентов на вопрос «Что Вам понравилось на ярмарке»

	Значение, %
Количество участников	31
Количество посетителей	63
Общая организация	5
Мероприятия, проходившие  в рамках выставки	1
Другое	-

 

Мы видим, что большинству  участников ярмарки понравилось  количество посетителей и участников. Руководству ярмарки следует  больше уделять внимания общей организации  ярмарки и мероприятиям, проходившим  в ее рамках.

Таблица 6

Ответы респондентов на вопрос «Собираетесь ли вы участвовать на следующей ярмарке»

	Значение, %
Да	91
Нет	9

 

Большинство респондентов планируют в будущем продолжать участвовать в ярмарках, что говорит  о общей эффективности проводимого  мероприятия.

 

2.2 Рекомендации участникам выставочно-ярмарочной деятельности г. Воронежа

Сегодня серьезную проблему вызывает тот факт, что многие руководители имеют устаревшие понятия о том, что составляет предмет выставки. Для многих выставка по-прежнему подразумевает  пустую трату денег, бессонных ночей и бесцельно потраченного времени. Имеющаяся литература и публикации в области выставочного дела дают основания утверждать, что по рассматриваемой проблеме ощущается недостаток исследований и рекомендаций, позволяющих опровергнуть устоявшуюся точку зрения. Существует также устойчивое мнение о том, что выставки - это аналог выездной продажи, кратковременная торговая точка. Выставка – самый уникальный и эффективный маркетинговый механизм, объединяющий все инструменты продвижения и сбыта продукции. Статистика утверждает, что у большинства компаний 40% продаж происходит как раз за счет выставок, которые являются прекрасной возможностью заявить о себе, как о серьезном деловом партнере, оценить конкурентоспособность своей продукции и ознакомиться с перспективными разработками в данной отрасли. Выставка является самой короткой дорогой от производителя к рынку, она дает возможность живого общения с потребителем или потенциальным заказчиком. Контакты с клиентами позволяют получить довольно точные сведения о покупательской структуре, объемах производства данной продукции в различных регионах, потенциальном спросе, реальном максимальном уровне цен. Итак, выставка позволит оценить конкурентоспособность вашего товара, состояние рынка сбыта, подскажет, что в связи с этим нужно выпускать, по какой цене, кто может оказать помощь в реализации, поможет изучить продукцию конкурентов, систему предоставляемых ими скидок, условий поставок, сервиса и т.д.

Выставка представляет уникальные возможности для презентации  продукции. Во-первых, встреча продавца и заинтересованного потенциального покупателя происходит на нейтральной территории, что очень важно для обеих сторон с психологической точки зрения. Во-вторых, выставка всегда несет в себе элементы праздника, некого шоу, на котором вы можете не только показать свой товар, но и «обыграть» его, чтобы сделать более привлекательным для посетителей. В-третьих, участие в выставке – комплексное мероприятие, и у вас всегда есть широкий выбор возможностей: довыставочная рекламная кампания, оригинальный дизайн выставочного стенда, проведение рекламных и PR (паблик рилэйшн) акций во время выставки. Но для того, чтобы достичь поставленной цели и получить желаемый результат, а не разочарование за зря потраченные на выставку деньги, силы и время, необходимо к ней серьезно готовиться. Эффект от участия в выставке зависит прежде всего от отношения экспонента к выставке и степени его подготовленности к участию.

Некоторые рекомендации по участию в выставках:

1. Четко определить цель своего участия в выставке в рамках общей стратегии компании.

2. Выбрать из большого разнообразия выставочных мероприятий те, что более всего подходят для эффективного продвижения своей продукции.

3. Изготовить оригинальный выставочный стенд; если стенд небольшой, нужно попытаться обеспечить «зримое» присутствие компании на выставке путем нестандартной планировки, использования недорогих, но ярких приемов (цветовое и световое оформление; движущиеся элементы; баннеры, шары, конструкции, создающие иллюзию второго этажа стенда и т.д.).

4. Провести тренинг стендистов и сотрудников компании, которые будут работать на выставке (общение с посетителями, экипировка, система «обратной связи» - дальнейшая работа с потенциальными клиентами) подготовить стендистов.

5. Провести предварительную рекламную компанию своего участия в прессе.

6. Разослать приглашения на свой стенд специалистам и потенциальным партнерам.

7. Изготовить достаточное количество рекламных материалов и визитных карточек для раздачи на выставке.

8. Задействовать всю инфраструктуру дополнительных услуг, которые сегодня предлагают организаторы: размещение рекламы и информации на всех носителях выставок (каталоги, справочники, электронные носители), трансляции анонсов о стенде компании во время работы выставки, размещение информации на стенде заочного участия.

9. Провести на выставке презентацию своей фирмы / продукции.

10. Подробно ознакомиться с программой мероприятий, запастись пригласительным билетом на семинары, фуршеты и др. и принять в них активное участие.