Профессиональная адаптация персонала в организации

Управление трудовой адаптацией требует проработки в первую очередь трёх организационных элементов: структурное закрепление функции управления адаптацией; технология процесса управления адаптацией; информационное обеспечение этого процесса [25].

Задачами подразделения  или специалиста по управлению адаптацией в области организации технологии этого процесса являются:

1. Организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;
2. Проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;
3. Прохождение интенсивных краткосрочных курсов для руководителей, вновь вступающих в должность;
4. Прохождение специальных курсов подготовки наставников;
5. Использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;
6. Выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;
7. Подготовка замены при ротации кадров;
8. Проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников [10].

Кроме того, способы включения  новых сотрудников в жизнь  организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Для руководителя же информация о том, как организован в его  подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции [26].

Одним из главных направлений  работы HR-менеджмента в условиях рыночной экономики является подготовка и проведение адаптационных мероприятий. Службами управления персоналом ведущих фирм мира при найме на работу огромное внимание уделяется процессу включения нового сотрудника в производственные и межличностные отношения. Важным фактором, влияющим на дальнейшую эффективность работы принятых сотрудников, становится наличие в организации программы вхождения в должность, основная задача которой – помочь сотруднику адаптироваться к новой обстановке и достичь необходимой эффективности работы в наиболее короткий срок.

Переход на новую  работу – психологически сложный момент для любого человека. Если он не ощущает поддержки со стороны руководства и сотрудников организации, появляются сомнения в правильности выбора нового места работы, происходят ошибки в рабочем процессе, причины которых кроются в психологически некомфортном, неуверенном состоянии, снижается эффективность работы. Становится возможным самый нежелательный, но вполне вероятный исход – увольнение человека, не освоившегося на рабочем месте, не вписавшегося в коллектив и производственный процесс.

Действия по осуществлению  адаптационных мероприятий призваны улучшить организационные условия работы новых сотрудников для быстрого их вхождения в производственный процесс, а также помочь избежать снижения эффективности работы всего предприятия.

К основным целям  адаптации относятся (по Климашину И. А.):

1. Уменьшение первоначальных издержек.

Новый работник не всегда знаком с процессом порученной работы. Низкая эффективность его работы по сравнению с работой опытных  сотрудников требует от организации  более высоких затрат.

Успешная адаптация дает новому работнику возможность быстрее освоить установленные стандарты работы.

2. Снижение тревожности и неуверенности нового работника.

Эти факторы связаны  с боязнью провалов и с недостаточной  ориентацией в рабочей ситуации. Психологическая помощь, оказываемая сотруднику, помогает ему успешно преодолевать неуверенность в себе.

3. Сокращение текучести кадров.

Процесс текучести кадров неизбежен, но существует ошибочное  мнение, что если текучесть кадров по высшему и среднему менеджменту  ниже, чем текучесть рабочих, – это не является острой производственной проблемой и не вызывает больших кадровых затруднений.

На наш взгляд, количественные показатели в данном случае не являются решающими. Сложность и многосторонность выполняемых менеджерами функций, более длительный срок адаптации прибывших специалистов выдвигают проблему закрепления менеджеров на предприятии.

Поэтому процессу адаптации  менеджеров среднего и высшего звена  следует уделять особое внимание.

4. Экономия времени непосредственного руководителя и коллег.

Работнику, который адаптируется к работе в организации, необходимо оказывать помощь непосредственно  в процессе выполнения им возложенных  на него обязанностей.

5. Формирование у нового работника чувства удовлетворенности собственной деятельностью, позитивного отношения к ней.

Процесс адаптации, который  способствует формированию у работника  положительного отношения к организации, является непременным условием высоких  профессиональных показателей.

 Поступая на работу, человек уже имеет свои представления  о том, что и как должно происходить при вхождении в коллектив и освоении рабочего пространства.

Вместе с тем организация  является сложившейся общностью  людей со своими целями, задачами, системой ценностей и способами построения отношений. В процессе адаптации  должно произойти оптимальное приспособление нового сотрудника и организации друг к другу [11].

В любой компании полезно  иметь статистику по должностям относительно средней продолжительности адаптационного периода, т.е. следует представлять, через какое время после трудоустройства сотрудник начинает работать в полную силу.

Такие данные относительно позиций высшего звена собрать  довольно сложно, но если речь идет о  более распространенных должностях (например, обслуживающего персонала, менеджеров по продажам, технических специалистов), то накапливать подобные сведения нужно обязательно. В противном случае многие мероприятия по подбору и адаптации могут оказаться совершенно невыгодными с финансовой точки зрения [8].

 

 

1.2 Управление процессом адаптации работников и этапы адаптации

Адаптация представляет собой весьма сложное и многостороннее явление, включающее в себя совокупность относительно самостоятельных, но взаимосвязанных  компонентов, факторов и путей воздействия  на человека.

Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа (по Базарову Т. Ю.).

Этап 1. Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако следует помнить, что даже в этих случаях в организации возможны непривычные для него варианты решения уже известных ему задач. Поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию. Адаптация должна предполагать как знакомство с производственными особенностями организации, так и включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями коммуникации, правилами поведения и т. д.

Инструменты, применяемые  на первом этапе, - проведение вводных  тренингов и инструктажей, ознакомление с корпоративной документацией [8].

Этап 2. Ориентация — практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. Значительное внимание, например в компаниях США, уделяется адаптации новичка к условиям организации. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом. Обычно обязанности между ними распределяются следующим образом:

 

 

Таблица 1

Функции и мероприятия  по ориентации	Обязанности
	непосредственного руководителя	менеджера   по персоналу
Составление программы  ориентации	Выполняет	Ассистирует
Ознакомление новичков с фирмой и ее историей, кадровой политикой, условиями труда и  правилами		Выполняет
Объяснение задач и  требований к работе	Выполняет
Введение работника в рабочую группу	Выполняет
Поощрение помощи новичкам со стороны опытных работников	Выполняет

Обычно программа ориентации включает ряд небольших лекций, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием).

Часто в ходе проведения программы ориентации затрагиваются  следующие вопросы:

1. Общее представление о компании:

• цели, приоритеты, проблемы;

• традиции, нормы, стандарты;
• продукция и ее потребители, стадии доведения продукции до потребителя;
• разнообразие видов деятельности;
• организация, структура, связи компании;
• информация о руководителях.
2. Политика организации:
• принципы кадровой политики;
• принципы подбора персонала;
• направления профессиональной подготовки и повышения квалификации;
• содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности;
• правила пользования телефоном внутри предприятия;
• правила использования различных режимов рабочего времени;
• правила охраны коммерческой тайны и технической документации.
3. Оплата труда:
• нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;
• оплата выходных, сверхурочных.
4. Дополнительные льготы:
• страхование, учет стажа работы;
• пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству;
• поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию;
• возможности обучения на работе;
• наличие столовой, буфетов;
• другие услуги организации для своих сотрудников.
5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:
• места оказания первой медицинской помощи;
• меры предосторожности;
• предупреждение о возможных опасностях на производстве;
• правила противопожарной безопасности;
• правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.
6. Работник и его отношения с профсоюзом:
• сроки и условия найма;
• назначения, перемещения, продвижения;
• испытательный срок;
• руководство работой;
• информирование о неудачах на работе и опозданиях на работу;
• права и обязанности работника;
• права непосредственного руководителя;
• организации рабочих;
• постановления профсоюзов и политика компании;
• руководство и оценка исполнения работы;
• дисциплина и взыскания, оформление жалоб;
• коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы, распространение новых идей.
7. Служба быта:
• организация питания;
• наличие служебных входов;
• условия для парковки личных автомобилей;
8. Экономические факторы:
• стоимость рабочей силы;
• стоимость оборудования;
• ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

После прохождения общей  программы ориентации может быть проведена специальная программа, осуществляемая как в формах специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим).

Обычно в  специальной программе затрагиваются  следующие вопросы:

1. Функции подразделения:

• цели и приоритеты, организация и структура;

• направления деятельности;
• взаимоотношения с другими подразделениями;
• взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность:

• детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;
• разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;
• нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;
• длительность рабочего дня и расписание;
• дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчетность:

• виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;
• отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания:

• правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;
• поведение в случае аварий, правила техники безопасности;
• информирование о несчастных случаях и опасности;
• гигиенические стандарты;
• охрана и проблемы, связанные с воровством;
• отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;
• правила поведения на рабочем месте;
• вынос вещей из подразделения;
• контроль за нарушениями;
• перерывы (перекуры, обед);
• телефонные переговоры личного характера в рабочее время;
• использование оборудования;
• контроль и оценка исполнения.