Сущность выставочной деятельности

       Однако  в то же время в современных  дискуссиях о будущем ярмарки  или

выставки порой рисуются перспективы, с которыми не всегда можно  согласиться. Например, «физическое  присутствие в качестве посетителя ярмарки стало не обязательным». Этот вывод основан на широком  использовании телекоммуникаций, т.е. происходит замена классической ярмарки  «теле-ярмаркой». С технической точки зрения это осуществимо.

Но в этом случае пропадает  сама атмосфера. А именно она в  значительной степени способствует успеху развития компании и продаж на ярмарках.

        Часто  можно услышать, что ярмарки изжили  себя, однако значение и

результативность ярмарок  и выставок все еще очень велики.

         Планируя участие в выставке, необходимо определиться, каковы  ваши цели этого затратного  мероприятия, к какой целевой  аудитории мы обращаемся, как  использовать результаты от проведения  выставки и т.п. Участвовать  в экспозиции нужно, например, если есть необходимость объявить  о создающемся продукте, найти  партнеров для совершенствования  производственного процесса, открыть  дилерскую сеть (если это региональная  или международная выставка), усовершенствовать  процесс сбыта или производственную  программу. Важно начинать подготовку  к выставке не менее чем  за 5 – 6 месяцев до события.  Нужно продумать все до мельчайших  деталей, грамотно распределив  ресурсы и спланировать бюджет.

        Цели  организации выставки могут быть  разными. Для развивающихся компаний  – это повышение узнаваемости, возможность заключить контракты  и заявить о себе. Для уже укрепившихся на рынке – способность доказать свою состоятельность и конкурентоспособность, а для лидеров рынка не явиться на выставку просто непростительно – для них она служит элементом поддержания уже сформировавшегося имиджа. Выставка обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно в сочетании с возможностями персональных коммуникаций.

Специалисты по продажам имеют  возможность осуществить на выставке все: - элементы процесса личных продаж;

- определение перспективных  покупателей;

- обслуживание существующих  счетов;

- презентация продукта;

- улучшение корпоративного  имиджа,

- сбор информации о  конкурентах;

- продажа товара.

        Товар  на выставке можно показать  в действии, рассказать о нем  подробно, - и именно так, как  хочет представитель компании-экспонента.

Показ нового, только что  созданного компанией изделия на коммерческой выставке, - простой и  дешевый способ запустить его  в производство, найти покупателей  идеи или инвесторов.

         Изучение спроса и потенциального  рынка для нового товара в  процессе демонстрации образца  и обсуждения его коммерческого  потенциала с посетителями стенда. Следует учитывать, однако, что  присутствие конкурентов среди  посетителей создает риск использования  достижений экспонента.

        Цель выставки помочь выйти на новый для фирмы рынок - в том числе зарубежный, создать благоприятные возможности для разно образных встреч специалистов компании с важными для них и компании людьми в течение непродолжительного времени - периода её работы.

       Участие  в коммерческой выставке дает  компании шанс для проведения  обстоятельных переговоров с  любым посетителем на вашем  стенде.

        Выставка  позволяет расширить потенциальный  рынок, потому что многие из  посетителей увидят продукцию  экспонента впервые.

 

 

 

1.2. Планирование  и организация работы выставки

        В наше время выставки имеют самый большой удельный вес в комплексе различных мероприятий. Именно выставки привлекают в компанию самый большой поток клиентов, потому что традиционно представляют собой места для встреч поставщиков и потребителей. Компания, участвующая в выставке, обычно демонстрирует свои новые разработки, презентует услуги, то есть пытается заинтересовать покупателя наглядно, в режиме «здесь и сейчас»³. Вообще, выставка – это та самая стартовая площадка, на которой происходит первая и зачастую самая важная встреча клиента и поставщика. И главная задача компании-экспонента – завлечь своей продукцией или услугами потенциального клиента.

        Организация  выставки требует немалых усилий  и значительных финансовых инвестиций. Выставочная деятельность любой  компании это и обмен научным  опытом, и налаживание деловых  связей, и демонстрация последних  разработок, достижений. Выставки оказывают  существенное влияние на объем  продаж компаний-экспонентов, вне  зависимости от того, в какой  области они осуществляют свою  деятельность. Именно на выставках  заключаются самые выгодные контракты,  приобретаются партнеры и заводятся  ценные знакомства, ведь главной  функцией выставки все же остается общение⁴.

         Выставка должна представлять из себя красочное, яркое событие, оформление должно быть продумано до мелочей. В ходе подготовки выставки осуществляется подготовка и рассылка пресс-релизов о выставке. Оформляется стенд с материалами. На выставке распространяются плакаты, пресс-пакеты и другие материалы, происходит общение с посетителями, их информирование в отношении продвигаемого товара или услуги.

       Подготовка  материалов для каталога выставки (как правило, за несколько  месяцев до начала выставки).

       Планирование  перевозки экспонатов и стендов,  размещения сотрудников.

        Организация  освещения участия вашей фирмы  в выставке в специальной и  местной прессе. Для этого необходимо  подготовить и разослать пресс-релизы. Подготовка и распечатка приглашений  посетителям, в появлении которых  участник заинтересован. При этом  используется прямая рассылка - в  том числе, в университеты, общественные  организации.

       Штат, занятый  на выставке также должен соответствовать  целям выставки. Персонал у стенда  должен всегда выглядеть энтузиастично. Продажи могут быть потеряны, если персонал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а также если посетителей предоставляют самим себе.

        Необходимо определиться, будут ли присутствовать на выставке технические специалисты, которые могут рассказать о продуктах и услугах более подробно, или топ-менеджеры, чья задача – общение с высокопоставленными посетителями. Именно персонал несет основную ответственность за эффективность выступления на выставке. Поэтому необходимы ежедневные совещания по итогам дня. Нужно напоминать каждому о целях присутствия на выставке, его роли и задачах, сообщать  какие успехи уже достигнуты. Самое важное – не уставать поддерживать энергию и хорошее настроение у своих сотрудников.                                                                     

        Важно  помнить, что не всегда на  выставку приходят сами первые  лица, часто туда посылаются те, кто собирает информацию для  принятия решения. Соответственно, задача – получить от них  максимум информации, а для этого  надо предусмотреть технологию  работы с такими посетителями.

         Итак, выставка является практикой  компании, сконцентрированной в  пространстве и во времени.  Поэтому хорошо проведенная выставка  дает новый импульс развитию  бизнеса и приносит огромное  удовлетворение всем участникам команды. Выставки можно подкреплять конференциями и наоборот - эти мероприятия дополняют друг друга. Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно использоваться участниками для дальнейшей рекламы или в собственной газете.

        Выбор и расположение выставочного оборудования требует филигранной точности на всех этапах подготовки и работы на выставке. Расположение, дизайн и программа мероприятий нашего стенда должны отражать то, чего мы хотим достичь.

         Если участие в выставке –  это элемент крупномасштабной  компании, то без оригинального  стенда не обойтись. Выставочный  стенд - важнейший элемент выставочной  концепции. Необходимо четко понимать, что выставочный стенд - это  штаб-квартира экспонента на выставке, а оформление, дизайн выставочного  стенда напрямую зависит от  целей и задач участника выставки. Дизайн выставочного стенда обязательно  базируется на выставочной концепции,  позволяющей дизайнеру максимально  точно отразить на выставочной  площадке главную идею экспонента.

        Эффективность  идеи дизайна выставочного стенда  заключается в том, что выставочный  стенд должен не только выделяться  среди других, но и решать практические  маркетинговые и рекламные задачи  экспонента.

         Любой стенд должен иметь хотя  бы минимальную закрытую площадь.  Во-первых, необходимо место для  рекламных материалов. Лучше если  это будет стеллаж с полками  (можно сборный из выставочных  конструкций), обойдетесь меньшей  площадью. Во-вторых, обязательно должна  быть вешалка и место для  личных вещей тех, кто будет  работать на стенде. В противном  случае все усилия по дизайну  стенда будут излишними, из-за  беспорядка на стенде.

          Постоянное участие в региональных  выставках может потребовать  от экспонента мобильности. Для  этого разрабатываются специальные  мобильные выставочные стенды. В основу мобильного выставочного стенда заложены простота и надежность конструкции, в сочетании с ярким запоминающимся имиджем и возможностью трансформации.

        Среди  типов выставочного (стендового) оборудования  можно выделить три условных  группы:

1.Стенды оригинальной  застройки, представляющие собой  целые архитектурные сооружения, объединенные определенной стилистикой.  Такие сооружения могут иметь  несколько этажей.

2. Стенды модульной застройки.  В их основе лежат типовые  металлические каркасные элементы; пространство между ними заполняется  жесткими панелями из ламинированного  ДСП, пластика, стекла. Из этих  конструкций формируется как  само пространство выставочной  экспозиции, так и подсобные и  технические помещения, переговорные. Из них же изготавливаются  стеклянные витрины, прилавки, подиумы  для демонстрации образцов продукции. 

3. И, наконец, самые  современные и относительно недавно  появившиеся на рынке «Мобильные стенды»⁵, представляющие из себя сверхлегкие конструкции, быстрособирающиеся без специальных инструментов самими стендистами и легко пакующиеся в компактный багаж. Как правило, для перевозки такого вида стендов не нужно специального грузового транспорта, а используется обыкновенная ручная кладь. Эти преимущества, включая универсальность и широкие возможности для трансформации, а также разнообразие форм, снискали мобильным стендам высокую популярность, особенно в России, где удобство их использования сопряжено с повсеместной непригодностью выставочных площадок.

          Возможно несколько подходов  к организации экспозиции:

- Большой ассортимент.  В этом случае, все представляется  по максимуму, с целью произвести  впечатление на посетителя количеством.  Особенно к этому склонны торговые компании. Из-за этого такой стенд часто напоминает магазин, и увидеть посетителю что-либо в общей массе достаточно трудно.

- Концептуальный стенд.  Такой стенд зачастую называют  имиджевым, главная его задача - произвести впечатление на посетителей. Это может быть оправданным, если основной целевой группой являются партнеры, а стенд используется только как площадка для встречи гостей. Но остальным посетителям выставки часто бывает трудно понять, чем же занимается компания, представленная на таком имиджевом стенде.

- Группы продукции. На  стенде выставлены те образцы  продукции, которые представляют  наибольший интерес для целевой  группы. При этом каждая группа  продукции представлена как образцами  наиболее ходового ассортимента, так и перспективными новинками,  остальной ассортимент представлен  в каталогах. Это позволяет  привлечь внимание и тех, кто  ориентирован на традиционную  продукцию, и в то же время  представить новинки ассортимента.

            Возможны и комбинированные подходы  в различных зонах экспозиции, рассчитанные на работу с различными  целевыми группами. Выбор зависит  как от поставленных задач,  так и характеристик целевой  группы, которая является для  вас приоритетной на время  работы выставки.

Итог выставки может быть как положительным, так и отрицательным. Для любой организации и предприятия  очень важно провести удачно мероприятие  в виде выставки или ярмарки.  Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной  ярмарочной деятельности, может быть, для предприятия равносильна  неудаче, однако для него  это  должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для  углубленного изучения вызвавших ее причин и условий. 

       При  этом необходимо отметить две  из наиболее распространенных  ошибок, в которые впадают многие  экспоненты, производя оценку своего  участия в ярмарке или выставке, а именно:

1. Выводы делаются ими  сразу же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность  заключения так называемых послеярмарочных (послевыставочных) соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика.