Отчет по практике в ОАО «Росбанк»

Требования главного бухгалтера относительно документального оформления операций и представления в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников  банка. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных  лиц денежные и расчетные документы, финансовые обязательства, оформленные  документами, считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению.

Право подписания расчетно-кассовых документов оформляется распоряжением  руководителя банка. Образцы подписей передаются в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Право первой подписи на указанных  документах имеют обычно руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.

Учетно-операционный аппарат  состоит, как правило, из ответственных  исполнителей, а в необходимых  случаях — из операционных бригад. Ответственными исполнителями назначаются  наиболее подготовленные работники, имеющие  достаточный опыт работы в банке. Они проверяют и оформляют  для отражения в учете документы, поступающие в банк от клиентов, филиалов и других банков. Все счета  бухгалтерского учета распределяются между ответственными исполнителями  так, чтобы обеспечить систематический  контроль, предотвратить задержки в  обработке и оформлении документов и обеспечить равномерную нагрузку на каждого работника. Операционные группы создаются в крупных банках; это позволяет повысить производительность труда, ускорить документооборот, усилить внутренний контроль и обеспечить взаимозаменяемость работников. Общее руководство в группе возлагается на более опытного работника, который организует работу и контролирует своевременность оформления операций. Руководитель группы несет ответственность за работу всей группы.

Распределение счетов и обязанностей между ответственными исполнителями  и операционными бригадами —  прерогатива главного бухгалтера.

Ответственные исполнители  ведут расчетное и кассовое обслуживание клиентов, имеют право оформлять  и подписывать расчетные документы, лицевые счета. В течение дня  они перечисляют деньги в установленной  очередности и в пределах остатков средств на расчетных и текущих  счетах клиентов. С этой целью ведется  оперативный учет состояния соответствующих  счетов.

Обязанности операциониста  следующие: прием от клиентов (их представителей) расчетно-денежных документов; оформление приходных кассовых операций; прием  чеков, выдача клиенту контрольной  марки принятого чека, проверка в  установленном порядке личности получателя денег; разъяснение правил оформления расчетно-денежных документов, а также других вопросов; выдача под расписку платежных поручений, акцептованных банком, документов по аккредитивам, а также выписок  из лицевых счетов, приложений к  ним и других документов клиентам.

В обязанности оператора  подразделения автоматизации учета  входит: сверка документов аналитического и синтетического учета; формирование и подсчет мемориальных документов; подсчет процентных чисел по лицевым  счетам и начисление процентов; выполнение разного рода подсчетов и составление сводных ордеров и описей бухгалтерского оформления операций.

В этом подразделении составляется отчетность банка, поэтому оператор должен также выполнять распечатку лицевых счетов и проверочных  ведомостей остатков средств на лицевых  счетов по состоянию на первое число  месяца, составлять ежедневный баланс остатков средств на счетах, составлять сводные ордера и ведомости, заполнять  ведомости отчетности.

Контролер руководит работой  операционной группы (бригады), а именно: проверяет правильность надписей на чеках и расходных ордерах; подписывает  документы и выписки из лицевых  счетов (контрольная подпись); ведет  кассовые расходные журналы, сверяет  их итоги с кассой; проверяет правильность сверки данных аналитического и синтетического учета; проверяет отчетность бригады.

Важное место в каждодневной деятельности банка отводится внутреннему  контролю, который подразделяется на предварительный (до составления баланса) и последующий (после составления  баланса).

Предварительный контроль ведется  посредством контрольных подписей. Главный бухгалтер обязательно  подписывает документы, содержащие информацию о движении по счетам фондов банка, иностранной валюты (или начальник  валютного отдела), драгоценных металлов, а также информацию о подкреплении и излишках кассы, о прибылях и  убытках. Он также подписывает документы  по внебалансовым долгам, списываемым  в убыток, ордера на закрытие клиентских счетов, на исправление ошибок в  учете, кассовые документы и некоторые  другие.

Контрольные подписи ответственных  исполнителей ставятся на расчетно-кассовых документах, при списании средств  со счетов клиентов, при выдаче чековых  книжек и акцептованных поручений, на документах по операциям без акцепта  и документах кредитного отдела, по операциям на счетах для учета вкладов граждан. Перечень операций банков, подлежащих дополнительному контролю, указан в Правилах учета.

Обязательной частью внутреннего  контроля является постоянный последующий  контроль. Главный бухгалтер, его  заместители, начальники отделов и  работники последующего контроля обязаны  систематически проводить последующие  проверки бухгалтерской и кассовой работы. В ходе таких проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения учета и приниматься  меры к устранению недостатков.

В штат учетно-операционного  аппарата обычно входят работники, задача которых — последующий контроль сделанных бухгалтерских проводок, включая кассовые. Так, все бухгалтерские  операции, проведенные в предыдущий день, должны быть проверены в течение  следующего рабочего дня на основании  первичных документов, записей в  лицевых счетах и других регистрах  бухгалтерского учета. Проверяется  наличие подписи уполномоченного  работника банка на соответствующих  документах, правильность перенесения  в лицевые счета соответствующих  реквизитов и сумм документов, входящих остатков и выведения исходящих  остатков, правильность оформления документов, совершения исправительных записей, если они делались, и др. О проведенной  проверке делается запись в бухгалтерском  журнале.

Результаты последующих  проверок оформляются справками. Руководящие  работники банка обязаны в  пятидневный срок после получения  такой справки лично рассмотреть  ее в присутствии сотрудников  бухгалтерии и принять адекватные меры.

Банки обязаны хранить  свою бухгалтерскую документацию (первичные  учетные документы, регистры учета  и отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного  дела, но не менее пяти лет. Ответственность  за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.

Учётную политику необходимо вести исходя из планирования получения  прибыли и соответственно налоговых  выплат.

2.3 Организация документооборота  в ОАО «РОСБАНКе»

Документы, поступившие от клиентов, других учреждений банков, а также составляемые данным банком в процессе оформления и отражения по счетам соответствующих операций совершают определенное движение. Это последовательное продвижение документов от клиента в банк, внутри банка по его подразделениям, обратное движение документа к клиенту представляет собой документооборот. Если выполняемая операция отражается на счетах, находящихся в разных учреждениях банков, то в документооборот включается движение документов и между этими банками.   В более узком смысле под документооборотом или точнее под внутрибанковским документооборотом понимается последовательное продвижение документов в банке по инстанциям их проверки, обработки, оформления и бухгалтерского учета. Правильная организация документооборота имеет большое значение. Она обеспечивает равномерную нагрузку учетно-операционного аппарата, создает нормальный режим его рабочего дня, содействует повышению производительности труда. Правильно организованный документооборот дает возможность выполнить работы в короткие сроки, осуществлять эффективный контроль за правильностью операций.  Четкая организация документооборота, сокращение его продолжительности имеют большое значение в решении задачи ускорения оборачиваемости оборотных средств обслуживаемых предприятий и организаций. Поэтому вопросы дальнейшего совершенствования документооборота приобретают особое значение в новых рыночных условиях хозяйствования.   Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков устанавливается определенный порядок организации документооборота и рабочего дня учетно-операционного аппарата. Рабочий день учетно-операционных работников устанавливается таким образом, чтобы не задерживать продвижение документов в процессе их приема, обработки, оформления, учета, отправки другим учреждениям банков. 

Порядок прохождения документов внутри учреждения банка определяется рядом моментов. В частности, содержанием выполняемых операций, организационной структурой учетно-операционного аппарата, его квалифицированностью, степенью механизации учетной работы и т.д. Применение вычислительной техники ускоряет и улучшает качество обработки банковской информации. Использование ЭВМ (компьютерной сети банка) дает возможность значительно сократить регистры бухгалтерского учета, освободить операционных работников от выполнения целого ряда работ. Например, от выполнения операции по отчислению средств доходов республиканского бюджета в местные бюджеты и т.д. Меньшая загруженность учетно-операционного аппарата дает ему возможность более качественно и быстро выполнять работу.   

Для обеспечения ритмичности работы в учреждениях банков устанавливается график документооборота. В нём указывается время прохождения документов по всем участкам их обработки и оформления. Графики утверждаются руководителями учреждений.Для обеспечения равномерного поступления денежно-расчетных документов от предприятий и организаций учреждений банка составляется график обслуживания клиентуры. Как видно из названия, в этих графиках указываются часы обслуживания конкретных клиентов (прием документов, выяснение отдельных вопросов и т.д.). Документы принимаются от предприятий и организаций соответствующими ответственными исполнителями или специальными работниками доверенными лицами, имеющими большой опыт работы, или через специальные ящики (или через новую дистанционную электронную систему «клиент-банк»). Эти ящики устанавливаются в учреждении банка в удобном для клиентов месте. Документы сдаются в пакетах. На пакетах указываются данные, необходимые для передачи их по назначению, номера расчетных счетов предприятий и организаций, операционных групп, которым документы должны быть переданы, абонентских ящиков, через которые клиентам выдается выписка из их лицевых счетов и другие документы. Документы не должны долго задерживаться в ящиках. Их вынимают не реже одного раза в час. Затем они передаются операционным работникам.           

Применение традиционных специальных ящиков или папок дает возможность принимать документы в течение всего рабочего дня. Работникам операционного отдела документы непосредственно можно сдать только в первой половине дня, т.е. в часы, когда учреждение банка работает с клиентурой. В настоящее время вместо традиционных ящиков используются специальные папки с документами, которые хранятся у ответственных исполнителей и также гарантируют соблюдение банковской тайны.  Часть документов поступает через предприятия связи к работникам экспедиции. После разборки документы передаются соответствующим работникам операционного отдела для обработки и совершения счетных записей. Работники экспедиции не должны задерживать документацию, поэтому свой рабочий день они начинают до начала операционного дня. Денежно-расчетные документы, поступившие в учреждение банка в течение операционного дня, в этот же день обрабатываются, а оформляемые ими операции отражаются по соответствующим балансовым и внебалансовым счетам. Если же документы поступили после окончания операционного дня, то они проводятся по счетам на следующий день.   

Порядок прохождения документов внутри банка по отдельным инстанциям их обработки и учета устанавливается с соблюдением основных правил документооборота. Приходные кассовые документы поступают к соответствующему операционному работнику. После проверки и оформления они внутренним порядком передаются в кассу. После приема кассой вносимых клиентом наличных денег операция отражается в учете. Расчетные документы по безналичным перечислениям, например, платежные поручения, сначала направляются операционному работнику, ведущему счет плательщика, для оформления оплаты и списания суммы платежа с его счета. Затем — ведущему счет поставщика для зачисления на счет последнего. Оплата денежно-расчетных документов с расчетных счетов клиентов производится за счет имеющихся на них средств к началу дня и текущих поступлений на эти счета в течение операционного дня. Оплата документов со счетов предприятий и организаций в настоящее время осуществляется в календарной очередности поступления документов в учреждение банка. Однако, в первую очередь, предприятие должно рассчитаться с бюджетом, т.е. перечислить необходимые налоги и другие виды платежей в бюджет. Порядок прохождения документов внутри банка зависит, как уже указывалось, также от содержания выполняемой операции. Поэтому особенности документооборота по отдельным операциям будут рассматриваться в последующих темах курса при изучении порядка обработки, контроля и учета соответствующих операций.     

Часть документов сначала поступает  к работникам кредитного отдела и финансирования и кредитования капитальных вложений, затем в операционный отдел. Для того чтобы оформляемые ими операции могли быть получены работниками операционного отдела не позднее установленного времени. Документы по иногородним операциям должны быть как можно быстрее отправлены другим учреждениям банков. Для этого они должны своевременно поступить от клиентов и быть обработаны учреждением банка. Установлен следующий порядок: расчетные документы, сданные предприятиями и организациями в банк не позднее, чем за два часа до окончания рабочего дня, обязательно в тот же день должны быть проверены, обработаны и отправлены в соответствующие учреждения банка; документы, поступившие на инкассо в течение двух последних часов рабочего дня могут быть отправлены в банк плательщика на другой день. Большие возможности для ускорения документооборота и повышения качества обработки информации создает её прямой ввод в ЭВМ (компьютерную сеть). Внедрение этого метода передачи информации предъявляет высокие требования к её качеству.     

График документооборота — это  индивидуально разработанная схема  взаимодействия всех его подразделений  от момента создания (получения) документа  до момента его передачи в архив (в места хранения).    График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).