Инвентаризация бюджетных учреждений

 

Организации предоставлено  право оформлять первичные и  сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. Каждый первичный учетный документ должен содержать личные подписи  лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления.

Следовательно, либо документ должен быть составлен на бумажном носителе, либо электронный документ должен быть заверен электронными цифровыми  подписями (ЭЦП) Иные варианты, обеспечивающие выполнение данного требования, на сегодняшний день законодательством  не предусмотрены.

Четкое соблюдение процедуры  проведения инвентаризации, правильное оформление документов станут залогом  уверенной позиции членов комиссии и руководства учреждения при  возникновении спорных ситуаций.

1.2 Этапы проведения инвентаризации  в бюджетном учреждении

 

Инвентаризации подлежит все имущество организации (в  том числе находящееся на ответственном  хранении, арендованное, а также  имущество, не учтенное по каким-либо причинам) независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств.

Далее рассмотрим некоторые важные моменты организации инвентаризации, подготовительных мероприятий перед ее проведением, документального оформления инвентаризации, а также затронем проблемы, связанные с отражением в бухгалтерском учете результатов инвентаризации.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. При принятии учреждением учетной политики наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, утверждается порядок проведения инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, а также перечень имущества и  финансовых обязательств, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются  руководителем учреждения, кроме  случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Таковыми являются:

- передача имущества в  аренду, выкуп, продажа;

- составление годовой  бухгалтерской отчетности;

- смена материально ответственных  лиц;

- выявление фактов хищения,  злоупотребления или порчи имущества;

- стихийное бедствие, пожар  или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;

- реорганизация или ликвидация  организации;

- иные случаи, предусмотренные  законодательством РФ.

Проведение инвентаризации включает в себя три этапа:

1. Подготовительный этап: мероприятия, осуществляемые перед  началом инвентаризации.

2. Непосредственное проведение  инвентаризации путем занесения  фактического наличия имущества  в формы первичной учетной  документации.

3. Оформление результатов  инвентаризации и отражение их  в бухгалтерском учете.

Подготовительный этап:

Перед началом инвентаризации необходимо:

- проверить наличие и  состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других  регистров аналитического учета;  наличие и состояние технических  паспортов или другой технической  документации; наличие документов  на основные средства, сданные  или принятые организацией в  аренду и на хранение. При отсутствии  документов необходимо обеспечить  их получение или оформление;

- снять остатки кассы,  если проводится инвентаризация  денежных средств;

- оформить акты сверки  расчетов с контрагентами, налоговыми  и финансовыми органами, внебюджетными  фондами и т.д.;

- создать в учреждении  постоянно действующую комиссию, для проведения инвентаризации  при большом объеме работ - дополнительные рабочие комиссии, состав которых утверждается  руководителем. Как правило, в  комиссию включаются работники  администрации учреждения, бухгалтерии,  а также иные специалисты. В  инвентаризационную комиссию могут  быть приглашены и независимые  аудиторы;

Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии служит основанием для признания  результатов инвентаризации недействительными.

- получить последние на  момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;

- взять с материально  ответственных лиц расписки о  том, что к началу инвентаризации  все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы  комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и  лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности  на получение имущества;

- создать условия, обеспечивающие  полную и точную проверку фактического  наличия имущества в установленные  сроки.

Инвентаризационная комиссия начинает свою работу только после  подписания руководителем приказа о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации:

1. На этом этапе инвентаризационная комиссия производит проверку фактического наличия имущества. Все сведения об имуществе заносятся в формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

К таким формам относятся, в первую очередь, инвентаризационные описи и акты инвентаризации. Они  могут быть заполнены с использованием вычислительной и другой оргтехники, а также вручную чернилами  или шариковой ручкой четко и  ясно, без помарок и подчисток.

Исправление ошибок в описях производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Таким способом исправления  делаются во всех экземплярах описей.

Не допускается оставлять  в описях незаполненные строки, на последних страницах эти строки прочеркиваются.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий  и принятии перечисленного в описи  имущества на ответственное хранение.

Результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и  данным инвентаризационных описей, отражаются в сличительных ведомостях.

Оформление результатов  инвентаризации и отражение их в учете:

Результаты проведенной  инвентаризации обобщаются в Ведомости  расхождений по результатам инвентаризации. В ней фиксируются установленные  расхождения данных фактического наличия  финансовых и нефинансовых активов  с данными бухгалтерского учета, а также выявленные излишки и  недостачи по каждому объекту  учета в количественном и суммовом выражении. Эти расхождения отражаются на счетах бюджетного учета в следующем  порядке:

а) учет излишек имущества:

б) недостача имущества  и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  убытков с них, то убытки от недостачи  имущества и его порчи списываются.

Излишки имущества приходуются  по рыночной стоимости, то есть по той  цене, которая может быть получена в результате продажи указанного имущества на дату принятия к бюджетному учету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОТДЕЛЬНЫХ ОБЪЕКТОВ УЧЕТА

 

1. Основных средств:

 При инвентаризации  основных средств комиссия производит  осмотр объектов и заносит  в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера  и основные технические или  эксплуатационные показатели.

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств проверяются  основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Следует отметить, что при  инвентаризации зданий, сооружений и  другой недвижимости комиссия проверяет  наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в  собственности организации, а также  наличие документов на земельные  участки, водоемы и другие объекты  природных ресурсов, находящиеся  в собственности организации.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально  с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и  т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие  одновременно и учитываемые на типовой  инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

По основным средствам, выявленным комиссией как не пригодные к  эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с  указанием времени ввода в  эксплуатацию и причин, приведших  эти объекты к непригодности.

Инвентаризационная опись  основных средств представлена в  Приложении.

Пример: В бюджетном учреждении при проведении инвентаризации было выявлено основное средство, которое не стоит на балансе учреждения, а именно ограждение (забор). В архиве учреждения указано, что ограждение (забор) было установлено при проведении капитального ремонта учреждения. На установку ограждения (забора) имеется договор с приложенной сметой.

Определим порядок приема к учету данного основного средства.

Ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские  записи по исправлению ошибок, а  также исправления способом "Красное  сторно" оформляются Справкой, в  которой делается ссылка на номер  и дату исправляемого журнала  операций, документа, обоснование внесения исправления.

Иными словами, в бюджетном  учете на основании приведенной  выше нормы могут быть, в том  числе, сделаны записи, которые следовало  произвести ранее.

Если анализ покажет, что  в распоряжении учреждения имеется  достоверная информация о формировании первоначальной стоимости объекта, его регистрации, вводе в эксплуатацию, достройке и т.д., то можно говорить об исправлении ошибки в бюджетном  учете, допущенной в прошлых отчетных периодах.

Если же какие-либо данные (документы) отсутствуют, то вполне обоснованно  можно оприходовать объект основных средств по рыночной стоимости в  качестве излишка.

В данном случае у бюджетного учреждения отсутствует достоверная информация об объекте, которая позволила бы говорить об исправлении ошибки в бюджетном учете, допущенной в прошлых отчетных периодах. Следовательно, речь может идти только о принятии к учету излишков основных средств.

Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы.

В случае наличия у одного конструктивно-сочлененного объекта  нескольких частей основных средств, имеющих  разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается  как самостоятельный инвентарный  объект.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также надворные постройки (склады, гаражи, ограждения, сараи, заборы, колодцы и прочее) являются самостоятельными объектами.

Таким образом, выявленное ограждение (забор) следует учитывать на счете  аналитического учета 0 101 03 000 "Сооружения" (используется более 12 месяцев и  выполняет самостоятельные функции).

Излишки основных средств, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости. При этом под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи нефинансовых активов на дату принятия к бюджетному учету.