Современный состав архивного фонда Российской федерации и его классификации

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы  собственности. Напомним, что в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР) входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 году, могли быть национализированы.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина организация являются термины классификация и систематизация документов и дел.

Классификация – это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация – это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в  современном понимании предполагает единство двух процессов – классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного  фонда страны осуществляется по трем уровням:

1. в пределах Архивного фонда РФ;
2. в пределах архива;
3. в пределах архивного фонда.

3. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации

Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетия,  другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация  документов на уровне Архивного фонда  страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х годов XX века и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое влияние.

Классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде СССР. До 1991 года документов и дел в ГАФ СССР осуществлялась по следующим признакам:

1. принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
2. принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;
3. принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, регионам);
4. принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
5. принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);
6. способу и технике закрепления информации.

Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных принципов.

Принадлежность документов к историческим эпохам. Этот признак организации документов по архивам обусловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается в составе архивных фондов.

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документам общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота СССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных  учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.

К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших  на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения.

На практике этот принцип классификации  документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения – центральные архивы республик; для хранения документов местного значения – краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.

Принадлежность документов к административно-территориальным  единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.

Однако на практике осуществить  разделение материалов по административно-территориальным  единицам не совсем просто, поскольку  в административно-территориальном  делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице). В истории архивного дела использовались оба подхода.

Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.

В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной  и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении ГАФ в период 1918-1929 годов, когда все архивные документы разбивались по их содеожанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.

Принадлежность документов к составу документации данного  фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.

Принцип происхождения учитывается  и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т.е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.

Способ и техника закрепления  информации. Этот признак классификации  документов предполагает создание архивов  кинофотофоновидеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фотодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Классификации архивных документов и дел в Архивном фонде  Российской Федерации. В начале 90-х годов XX века, после распада СССР, возникло новое государство – Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный  архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Однако изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда РФ, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1. по формам собственности:

• архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;
• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;
2. по видам носителей, способам и технике закрепления информации:
• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
• кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);

3. по срокам хранения:

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно  применять только в совокупности, формальное следование одному из них  может привести к дроблению исторически  сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между  документами Российского государственного архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается 1801 год. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма и капитализма. Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства, охватывающие период с середины XVIII века до XX века. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Синода (1721-1918 годы). Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до 1801 года отправлены в Москву, а после 1801 года – в Санкт-Петербург. Однако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.