Современный состав архивного фонда Российской федерации и его классификации

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 01 декабря каждого года.

Архивы – это уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х годов: «Сохраняйте архивы!» – столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Остановимся более  подробно на требованиях, предъявляемых  к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, проверке наличия  и состояния дел.

Здания  и помещения для архивов. В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений  так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения  для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение  для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники – располагаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для сохранности документов очень  важную роль играет правильное освещение  хранилищ, поэтому для светового  режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный  для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17-19°С, а относительная влажность воздуха составлять 50-55%; для черно-белых пленочных материалов – температура 15°С, а влажность 40-55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15-20°С, влажность воздуха 50-65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры  и влажности, так как это разрушает  носитель информации (бумагу, пленку и  т.д.). Температурно-влажностный режим  в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания  санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться  влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков.

Кроме того, два  раза в год документы выборочно  подвергаются обследованию для обнаружения  насекомых и плесневых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками  растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др.

Расстояние  между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе – 120 см, проход между стеллажами – 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа – не менее 15 см, а в цокольных этажах – 30 см.

Документы в  зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.

Все помещения  архива, а также стеллажи и полки  нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места  хранения документов в хранилищах используются топографические указатели.

Проверка  наличия и состояния документов. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива.

По окончании  проверки наличия и состояния  дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки и подпись проводивших проверку работников с указанием их должностей.

Если проверкой  обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

На пропавшие  дела, а также дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.

Проверка наличия  и состояния документов считается  завершенной после внесения изменений  в учетные документы проверяемого фонда.

Создание  страхового фонда архивных документов. На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд архивных документов – это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд архивных документов входит составной  частью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ).

Кратко остановимся  на истории возникновения страхового фонда. В конце 1950-х годов во время ядерного противостояния было постановление Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхового фонда документов оборонного значения.

К 1991 году в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слишком много создано). В 1994-1995 годах ряд министерств и ведомств (экономики, государственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.

В 1995 году вышло постановление о Едином российском страховом фонде. В соответствии с ЕСФ РФ предлагается четкое разграничение архивных документов по следующим уровням и категориям:

1. уровни:

• федеральный (на основе мобилизационного плана);

• региональный (территориальный),

2. категории документов на каждом уровне:
• включенные в мобилизационный план;
• для проведения аварийно-спасательных работ;
• национального культурного наследия страны.

Курируют эту  работу следующие организации: Министерство экономического развития, МЧС и Минобороны, Министерство культуры, Росархив и  РАН.

Основным носителем  ЕСФ РФ является 35-миллиметровая  пленка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, использует МЧС. Можно использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно.

В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, заполнены они примерно на 50-60% и расположены в основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140-200 тыс. кадров в год.

Особо активно участвуют в создании территориальных страховых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск и ряд других.

В архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется  создавать фонд пользования, который  может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением  электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

 

 

 

 

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список литературы

 

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.
2. Федеральный закон РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета, 2006.
3. Автократов, В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения / В.Н. Автократов. – М.: Тр. ВНИИДАД, 1996.
4. Автократов, В.Н. Структура современного архивоведения как научной дисциплины / В.Н. Автократов // Архивы СССР периода развитого социалистического общества: Материалы Всесоюзной научно-практической конференции. – М., 1999.
5. Алексеева, Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития // Делопроизводство. – 2003. – № 2.
6. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. – М., 2005.
7. Артизов, А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы – 1996. – № 4.
8. Банасюкевич, В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.В. На пути к созданию автоматизированной информационной службы // Отечественные архивы. – 1999. – № 2.
9. Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие / Е.В. Булюлина. – Волгоград, 2001.
10. Вовкотруб, О.В. Архивоведение: Учебное пособие / О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. – Пенза, 2005.
11. Ерошкин, Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России / Н.П. Ерошкин. – М., 1993.
12. Илизаров, Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения / Б.С. Илизаров. – М., 1994.
13. Илизаров, Б.С. Архив как элемент социальной памяти  / Б.С. Илизаров // Актуальные проблемы советского архивоведения. – М., 1990.
14. Илизаров, Б.С. О социальных функциях архивов / Б.С. Илизаров // Актуальные вопросы совершенствования архивного дела в условиях развитого социалистического общества: Материалы Всесоюзной научно-практической конференции. – М., 1995.
15. Козлов, В.П. Архивная реформа: вопросы научного и методического обеспечения // Отечественные архивы. – 1994. – № 1.
16. Крайская, З.В. Архивоведение: Учебное пособие / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М., 1996.
17. Медушевская, О.М. Архивный документ, исторический источник в реальности настоящего / О.М. Медушевская // Отечественные архивы. – М., 1996.
18. Рудельсон, К.И. О перспективных направлениях архивоведения / К.И. Рудельсон, Н.М. Шепукова, Б.С. Илизаров // Советские архивы. – М., 1998.
19. Шабанова, Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета Архивного фонда России // Отечественные архивы. – 1997. – № 5.
20. Шмидт, С.О. Историческая наука и архивы / С.О. Шмидт // Актуальные вопросы совершенствования архивного дела в условиях развитого социалистического общества: Материалы Всесоюзной научно-практической конференции. – М., 1995.
21. Этика в архивах: Международные этические нормы поведения архивистов // Отечественные архивы. – 1995. – № 5.

¹ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.

² Федеральный закон РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета, 2006.

³ Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы СССР. ГАУ при СМ СССР. – М., 1960.

Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов. ГАУ при СМ СССР. – М., 1987.