Современный состав архивного фонда Российской федерации и его классификации

Для того чтобы избежать поступления  в государственный архив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям  ведомственной системы позволяет  установить и круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Многозвенность перечней в 1980-1990-х  годов напрямую связана со списками источников комплектования.

Группировка учреждений по звеньям  системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава ТРЕТЬЯ

Учет  и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

 

 

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

• подсчет количества документов в архиве;
• регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
• заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
• составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный  учет документов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

централизации учета – регламентация взаимодействия Росархива с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части Архивного фонда РФ, и собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ;

унификации учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

полноты и достоверности  государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного  фонда РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета Архивного фонда РФ являются: архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция); единица хранения; отдельный обособленный документ.

1. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

 

Государственному учету подлежат следующие документы:

• государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
• государственных музеев и библиотек;
• научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук (РАН), а также других ведомств;
• структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
• негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Росархивом.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета  документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 08 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ складывались в 1990-е годы непросто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 года собственники документов (негосударственной части Архивного фонда РФ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется на основе соглашения с Росархивом после отнесения документов к составу Архивного фонда РФ.

Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с Росархивом и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной части  Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские  архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда РФ.

Практически организация учета  представляет собой утомительный процесс  составления и ведения учетных  документов. У некоторых неопытных  специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» – профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся  на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Составление учетных документов в архиве. Обеспечение сохранности документов архива

 

Внутренние  учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

Основной «костяк» внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпадает.

К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

Назначение  названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.

Попробуем разобраться  в этом многообразии учетных документов.

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В книгу поступлений  в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным  или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо  охарактеризовать состав и состояние  документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной  описи, а если ее нет, то на основании  хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список  фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.

Если название фондообразователя менялось, то указывается  его последнее наименование. Главная цель списка фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии  фонда из архива «освободившийся» номер  не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист  фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда  раскрывает и динамику изменений  состава и состояния фонда. Это  осуществляется на основе записей о  поступлении и выбытии документов.

Лист фонда  состоит из трех основных разделов:

1. сведения о переименованиях фондообразователя;
2. сведения о местонахождении фонда и его номере;
3. сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о  движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных  документов (россыпи).

При учете россыпи  может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов – только количество единиц хранения.

По листу  фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи  выбывают из архива, то ее номер не присваивается  другой описи.

Архивная  опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело  фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда  включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие  сведения:

• о дате создания учреждения;
• подчиненности;
• функциях;
• реорганизации;
• условиях хранения материалов;
• видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда  присваивается номер фонда и  его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о  поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.