Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

Текст – це головний елемент документа, який є джерелом певної інформації.

Ознаки тексту: цілісність, зв’язність, структурна організація, завершеність.

Логічні елементи тексту: вступ, доказ, закінчення.

Текст простий, коли складається  тільки із закінчення. Складний, якщо містить  інші логічні елементи. Закінчення документа може бути активне (точно зазначає, яку дію має виконати адресат) й пасивне (проінформувати адресата про якийсь факт, якусь обставину). Застосовують прямий порядок розташування логічних елементів (вступ, доказ, закінчення) і зворотний порядок (закінчення + доказ, але без вступу).

Рубрикація – це членування тексту на складові частини. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

 

Вимоги до документів

документ
має видаватися уповноваженим  органом відповідно до його компетенції	має не суперечити чинному  законодавству і вказівкам вищих органів	має бути складений за встановленою формою	має бути достовірним, відповідати  завданням і базуватися на фактах	має бути бездоганно відредагованим і оформленим

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вимоги до мови документів

Об’єктивність (відсутність суб’єктивних характеристик):	Логічна послідовність	Переконливість  і доказовість:	Уніфікація, стандартизація:	Явність викладу  і точність опису:
– уникання особових займенників  і наказового способів дієслова, слів типу дуже, великий; – відсутність питальних  і окличних речень, прямої мови;	– тісний логічний зв’язок  між реченнями;	– викладення причини  у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних; –обґрунтованість висловленої  думки, доказовість матеріалу;	– наявність схем побудови тексту; – підготовка і виготовлення бланків (якщо в установі виникає  більше 20% стандартних ситуацій).	– точний вибір слова; – правильне користування термінами; – уникання професіоналізмів;
	– частотність слів з  ознаками мети, причини, результативність (для цього, з цією  метою, таким чином,отже);
				– орфографічна, пунктуаційна і граматична правильність  і точність.
		– лаконічність (більшість  документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього обдумування  змісту, складання плану і уживання простих речень і  скорочень.
– уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися; – переважне вживання пасивних зворотів: Завод будується робітниками.
	– чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

 

 

 

 

 

 

 

 

Сучасні вимоги до складання та оформлювання документів

 

Для прискореного виконання документів і правильного формування справ у діловодстві потрібно дотримуватися певних правил щодо оформлення тексту, датування і засвідчення документа.Крім того, публікація знайомить із примірним переліком документів, що підлягають затвердженню, й документів, на яких ставиться гербова печатка. Також роз’яснюється, як оформляється реквізит «Адресат», виготовляються копії, оформляються додатки до документів.

Для складання службових  документів в установах потрібно використовувати папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складати документи на папері довільного формату не дозволяється.

Зазвичай усі службові документи повинні оформлятися  на бланках установи. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, з обов’язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків — бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору і мати такі береги: лівий — 20 мм, верхній — не менш як 10 мм, правий і нижній — не менш як 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

 

Оформлення  тексту

Задля прискореного виконання  документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнених документів.

Текст документа повинен  містити певну аргументовану  інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих із цього питання документів.

Текст документа оформляється як суцільний складний текст, анкета, таблиця або як поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовуватися під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Зазвичай тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст  документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатувальної, лист — прохання без пояснення.

Форма анкети використовується для викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Оформлення  документа

Складений документ мусить бути належним чином оформлений. Він  повинен мати обов’язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення:

• найменування установи — автора документа;
• назву виду документа (не зазначається в листах);
• дату;
• індекс;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис;
• візи;
• позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Звернути увагу. Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 року № 493/92 заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 мм) для запису про державну реєстрацію.

Звернути  увагу. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається лише тоді, коли воно офіційно зафіксоване в положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується відразу за повним.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок мусить граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення комісії, установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо в документі  порушено кілька питань, заголовок  може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Датування документів

Усі службові документи підлягають датуванню:

• датою документа є дата його підписання;
• для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його ухвалення;
• для документа, що затверджується, — дата затвердження.

Дати підписання і  затвердження документа, а також  ті, що є в тексті, повинні оформлятися  цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 травня 2007 року слід писати: 23.05.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль). Наприклад: 3 серпня 2007 року слід писати: 03.08.2007. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять фінансові відомості, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 21 січня 2007 року.

Дату на документі  проставляє особа, яка підписує або  затверджує його.

Звернути  увагу. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Документи підписують чорнилом або пастою темного кольору, найприйнятніший  колір для підпису — чорний, бо він менше, аніж інші кольори, здатний  вицвітати.

Засвідчення документа

Засвідчуються документи підписанням, затвердженням  та проставлянням печатки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує лише керівник установи або його заступник відповідно до своїх повноважень. Документи, що надсилаються галузевим організаціям, підписує керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

 

приклад
Директор заводу «Арсенал»	(Підпис)	(Ініціали, прізвище)
Начальник управління	(Підпис)	(Ініціали, прізвище)

 

Якщо документ надсилається одночасно кільком установам  вищого рівня, керівник підписує всі  примірники. Якщо документ надсилається кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, —  підписується лише оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписує зазвичай одна особа, а в разі коли за зміст  документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи  тощо), — дві або більше осіб. При цьому їх підписи розміщуються один під одним відповідно до посади.

 

приклад

Директор заводу                              (Підпис)                              (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер                    (Підпис)                              (Ініціали, прізвище)

 

 

 

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, їх підписи 

розміщуються на одному рівні.

 

приклад
Заступник директора заводу «Арсенал» (Підпис) (Ініціали, прізвище)	Заступник директора заводу«Квант» (Підпис) (Ініціали, прізвище)

 

Документи колегіальних органів підписує той, хто головує  на засіданні колегіального органу, і секретар.

 

приклад

Голова комісії                       (Підпис)                             (Ініціали, прізвище) Секретар комісії                       (Підпис)                             (Ініціали, прізвище)

 

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті  документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково  зазначають посаду особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

 

Звернути  увагу. Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної риски перед найменуванням посади.