Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

 

приклад

Додатки: 1.Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на II квартал                        2007 року на 5 арк. в 1 прим.                     2.Графік розвантажувальних робіт на III квартал 2007 року на 2 арк. в 1                         прим.

 

• якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

 

приклад

Додаток:   Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 27.03.2007 № 5 і додаток                    до нього, разом на 21 арк. у 2 прим.

 

• якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається:

 

приклад

Додаток: відповідно до опису  на _________ арк.

 

• якщо велика кількість додатків — на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:— якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

 

приклад

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

 

Класифікація  ділових паперів

 

Офіційно-ділова сфера  діяльності суспільства знаходить  найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець, доказ) — це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документи поділяють  на види за різними ознаками.

За стадіями виготовлення розрізняють:

— оригінали;

— копії.

Оригінал офіційного документа — перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку «Копія», завіряється підписом посадової особи. З юридичного погляду оригінали і копії є рівнозначними.

За ступенем гласності  документи бувають:

— звичайні;

— для службового користування (ДСК);

— таємні та ін.

За місцем складання  документи поділяють на:

— внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі;

— зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація.

За походженням розділяють такі документи:

— службові (офіційні);

— особисті.

Службові документи  створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.

За технікою відтворювання  розрізняються документи:

— рукописні;

— відтворені механічним способом.

За змістом документи поділяють на:

— організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

— розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо);

— довідково-інформаційні (пояснювальні, доповідні записки, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо);

— документи колегіальних органів (протоколи);

— документи особового  складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди, контракти);

— особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пояснювальні записки, пропозиції, скарги, заповіти).

За формою документи  поділяються на:

— трафаретні (стандартні, регламентовані);

— індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).

 

Трафаретні документи  відображають регулярну виробничо-управлінську ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, у них використовуються типові слова і вирази. При складанні  таких документів можуть використовуватися  бланки — друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.

Індивідуальні документи  створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної ситуації, вони передбачають більш широкий вибір  слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем стандартизації.

 

Текст-основний реквізит документа

 

Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

  Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

  Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та висловів.

  Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

 

Текст складається  з таких логічних елементів:

 

1) вступу (зазначається  привід, що призвів до укладення  документа, викладається історія  питання таін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється  мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається  з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, — складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або  зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

 

Правила викладу матеріалу і логічної побудови тексту документа

 

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х х 210 мм). Для  зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5). 

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга  і наступні — на чистих аркушах  паперу.

Якщо текст документа  займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то номери сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої.

Типовий абзац має  три частини:

1) зачин (формулюється  тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається  підсумок того, про що говорилося  в абзаці).

Вважається, що середня  довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають  абзаци, що складаються з одного речення. Однак якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики  нумеруються. Існує дві системи  нумерації — традиційна й нова.

Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д...

І. II. III. IV. V...

1.2.3.4.5...

1)2)3)4)5)...

а)б)в)г)д)...

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.

При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики,  якщо є хоча б два однорідних  елементи перерахування;

2) застосовувати однорідні  засоби нумерації до однотипних  частин;

3) дотримуватися правил  пунктуації при комбінованих  способах нумерації;

4) використовувати лаконічні,  однозначні заголовки.

 

Нова система нумерації  базується на використанні лише арабських  цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:

1) після номера частини,  розділу, пункту, підпункту ставиться  крапка;

2) номер кожної складової  частини включає номери вищих ступенів поділу:

— розділи — 1.; 2.; 3.;

— номери підрозділів  включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.З.;

— номери пунктів містять  номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.



Основні вимоги до мовлення

 

Мовленне в а культура особистості великою мірою залежить від її зррієнтованості на основні  риси бездоганного, зразкового мовлення. Щоб бути зразковим, мовлення має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

• правильністю, тобто відповідати літературним нормам, ще діють у мовній системі (орфоепічним, орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);
• змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми й головної думки висловлювання, докладне ознайомлення з наявною інформацією з цієї теми; різнобічне та повне розкриття теми, уникнення зайвого:
• послідовністю, тобто логічністю та лаконічністю думок;
• багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок у межах відповідного стилю, уникнення невиправданого Повторення слів, однотипних конструкцій речень;
• точністю, яка великою мірою залежить від глибини знань та ерудиції особистості, а також від активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, які найбільш відповідають висловлюваному змісту;
• виразністю, для досягнення якої слід виділяти найважливіші місця свого висловлювання і виражати власне ставлення до предмета мовлення;
• доречністю та доцільністю, яка залежить насамперед від того, наскільки повно й глибоко людина оцінює ситуацію спілкування, інтереси, стан, настрій адресата. Крім цього, треба уникати того, що могло б уразити, викликати роздратування у співбесідника, і вказувати на помилки співрозмовників у тактовній формі.

Отже, високу культуру мовлення людини визначає досконале володіння  літературною мовою, її нормами в  процесі мовленнєвої діяльності.

 

Культура мовлення — це ще й загальноприйнятий мовний етикет: типові формули вітання, побажання, прощання, запрошення тощо. Неабияке значення має й тон розмови, вміння вислухати іншого, вчасно й доречно підтримати тему. Уважність, чемність і ввічливість — основні вимоги мовного етикету.

Вправа 1. Прочитайте висловлювання про мову. Яке значення має мова в житті суспільства та людини?

Ну що б, здавалося, слова...

Слова та голос — більш  нічого.

А серце б'ється —  ожива, Як їх почує!

(Т.Шевченко)

«Найбільше і найдорожче добро в кожного народу — це його, мова, ота жива схованка людського  духу, його багата скарбниця, в яку  народ складає і своє давнє  життя, і свої сподівання, розум, досвід, почування» (Панас Мирний).

«Мова — втілення думки. Що багатша думка, то багатша мо-. ва. Любімо її, вивчаймо її, розвиваймо її. Борімося за красу мови, за правильність мови, за приступність мови, за багатство мови» (М. Рильський).

«Мова — це не просто спосіб спілкування, а щось більш  значуще. Мова — це всі глибинні пласти духовного життя народу, його історична пам'ять, найцінніше надбання віків, мова — це ще й музика, мелодика, фарби буття, сучасна художня, інтелектуальна і мисленнєва діяльність народу. ,

Мова — це доля нашого народу, і вона залежить від того, як ревно ми всі плекатимемо її» (О. Гончар).

«Мова народу, народності чи їх діаспори — то генетичний код  національної культури, запорука самобутності та самозбереження» (Д. Овсянико-Куликавський).

«Людина, яка втратила свою мову, — неповноцінна, вона другорядна в порівнянні з носієм рідної мови. В неї зовсім відмінна рефлексія, і користується вона, за визначенням І. Франка, «верхньою» свідомістю. Себто її підсвідомість унаслідок асиміляції загальмована, притуплена» (Я. Мовчан).

«Рідна мова — це найособистіша і найглибша сфера обстоювання свого «я», коли воно є, своєї особистої і національної гідності. Та річ не тільки в цьому. Річ і в об'єктивній природності, доцільності рідних мов та мовного розмаїття в багатонаціональному світі, річ в об'єктивній цінності їх для картини світу, річ у тому, що з умиранням усякої, а особливо розвиненої національної мови, людство назавжди втрачає одну зі сторінок своєї духовної історії, стає біднішим і несправедливішим» (/. Дзюба).м

«До найкоштовнішнх надбань  кожного народу належить мова. Тому й називаємо це надбання рідна мова. Рідна, як мати, як Батьківщина, як усе найдорожче серцю. Мова — найбільший духовний І скарб, у якому народ виявляє себе творцем, передає нащадкам свій [досвід і мудрість, перемоги і славу, культуру і традиції, думи і І сподівання. Рідним словом народ збагачує також світову культуру. Слова — наше повнокровне життя, невмируще джерело поступу, цього невичерпного джерела мовець здобуває не тільки знання про навколишній світ, а й моральні й естетичні оцінки та уподобання народу» (/. Вихованець).