Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

Особливим способом засвідчення  документа після підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належать вирішувані питання, викладені в цьому документі.

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню

• Акти (перевірок і ревізій, приймання закінчених будівельних об’єктів, списання; експертизи; передавання справ; ліквідації установ).
• Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
• Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
• Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
• Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
• Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах, із зазначенням строків зберігання документів тощо).
• Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; упровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо).
• Програми (виконання робіт і здійснення заходів, відряджень тощо).
• Розцінки на виконання робіт.
• Статути державних підприємств (об’єднань).
• Структура і штатна чисельність.
• Форми уніфікованих документів.
• Штатні розписи.

Затверджують  документ за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких  елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

 

приклад

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор заводу «Арсенал» (Підпис) (Ініціали, прізвище)  Дата

 

Під час затвердження документа розпорядчим актом  на документі зазначається гриф за такою формою:

 

приклад

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції  України 21.03.2007 № 19

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку  першого аркуша документа.

  На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які треба скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів.

Примірний перелік документів, на які ставиться  гербова печатка

• Акти (приймання закінчених будівельних об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
• Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
• Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.
• Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану і належну заробітну плату тощо).
• Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
• Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічну співпрацю, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
• Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
• Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
• Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
• Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
• Посвідчення про відрядження.
• Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).
• Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо)
• Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).
• Протоколи (погодження планів поставок).
• Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
• Специфікації (виробів, продукції тощо).
• Статути державних підприємств (об’єднань).
• Титульні списки.
• Штатні розписи.

 

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Звернути  увагу. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

 

Оформлення  реквізиту «Адресат»

Документи адресуються  установі, її структурним підрозділам  або конкретній посадовій особі.

Якщо документ адресується  установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подають у називному  відмінку.

 

приклад

Міністерство фінансів України

Міністерство охорони  здоров’я України

Головне лікувальне управління

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному.

 

приклад

Міністерство аграрної політики України

Управління справами Головному спеціалісту  (Прізвище, ініціали)

 

  Якщо документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

 

приклад

Міністру освіти і  науки України (Прізвище, ініціали)

 

У разі потреби в реквізиті  «Адресат» можуть зазначатися почесне  звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується  багатьом однорідним організаціям, адресата слід зазначати узагальнено.

 

приклад

Генеральним директорам виробничих об’єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

 

Звернути  увагу. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів.

Слово «Копія» перед  зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається перелік на розсилку і на кожному документі зазначається лише один адресат.

До реквізиту «Адресат»  може входити адреса. Порядок і  форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком. Повна  адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам.

 

приклад

Державний комітет архівів  України вул. Солом’янська, 24, м. Київ-110, 03110

 

У разі надсилання документа  громадянинові спершу зазначається прізвище та ініціали одержувача, а  потім поштова адреса.

 

 

приклад

(Прізвище, ініціали) вул. Київська, 57, кв. 9, м. Одеса-26, 65026

 

У разі надсилання документа  органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із надрукованими адресами.

Кожен документ повинен  мати відмітку про безпосереднього  виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або  зворотному боці останнього аркуша документа.

 

приклад

Іваненко 287-1463

 

Виготовлення  копій

Копії документів виготовляються і видаються лише з дозволу  керівника установи або керівника  відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в  ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).

Вирішуючи питання про  прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчуючи їхні трудові, житлові  та інші права, а також формуючи особові  справи працівників, установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про освіту тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами  або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи про відповідність копії оригіналу. Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно», найменування посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «Підпис».

 

приклад

Згідно    Інспектор відділу кадрів     (Підпис)                              (Ініціали, прізвище) Дата

 

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст  бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

 

приклад

Дата, індекс                     _______________________________________________________                     _______________________________________________________ Начальник управління                          (Підпис )                            (Ініціали, прізвище) Згідно Інспектор відділу кадрів                (Підпис)                              (Ініціали, прізвище) Дата

 

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими їх погоджено, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

 

Додатки до документів

Додатки до документів доповнюють, пояснюють окремі питання документа  або документ у цілому. Про наявність  додатків зазначається в тексті або  після тексту документа перед  підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати  назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
• додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися  на стандартних аркушах і мати всі потрібні для конкретного  виду документа реквізити.

У розпорядчому документі  відомості про наявність додатків зазначають у тексті, наприклад:

 

приклад

Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану  наукової організації праці (НОП) в  установі за формою, зазначеною в додатку 1.

 

Додатки до розпорядчого документа повинні містити відмітку з посиланням на цей розпорядчий  документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому березі першого аркуша додатка.

 

приклад

Додаток до наказу Міністерства юстиції України від 21.04.2007 № 12

 

Якщо є кілька додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих  документів повинні підписувати  керівники структурних підрозділів  установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність  додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються в такому порядку:

• якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про їх наявність оформляється за такою формою:

 

приклад

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

 

• якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх треба перелічити після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників, наприклад: